浅议现代科学技术在档案管理工作中的应用

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【摘要】档案现代化的基本内涵包括：档案信息利用的网络化、档案信息存储的数字化和档案信息管理的标准化。因此，档案信息化建设具有显著的时代特征和重要的现实意义。

【关键词】档案管理;现代化;建设

档案管理现代化是指国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。同时，也是档案部门运用现代信息技术，加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用。

一、加强管理，做好组织协调工作

1．各级档案管理都要建立专门的现代化管理机构

强化档案管理现代化的监督和指导，协调解决各地区、部门档案管理现代化的重大问题。

2．各级档案管理部门要制定长期建设和发展规划

实现档案现代化管理是一项长期的任务，各级档案管理部门可根据国家档案局总体规划要求，提出本地区的总体目标和各阶段工作任务，并明确具体的奋斗目标。

3．各级档案管理部门要组织技术协作攻关，解决档案现代化管理的共性问题

开展档案现代化管理涉及理论和科学技术问题，单靠一个地区、一个部门是难以胜任的。为此，各地应进行必要的分工协作或合力攻关。在这项工作中，省级档案馆应发挥设备、技术、人才密集的优势，带动市、县档案馆共同开展档案现代化管理工作。

二、实现向档案管理现代化的过渡

档案工作具有较强的专业性和广泛性，在收集、整理、鉴定、编目、保管、检索、利用和编研各个环节中，都要有科学的管理方法和系统理论。我们必须正视这个现实，不能一讲档案现代化管理，就放弃传统的技术工作，或者坐等新技术的到来，而停止在现在的手工操作。应当看到，采用现代化技术，实现现代化管理，对档案管理提出了更高的要求，促使我们加强传统技术的改造和手工方式的规范化、标准化，也为向档案管理现代化过渡创造了条件，有利于加速档案管理现代化。因此，我们既要引进现代化新技术，也要重视传统技术与现代化技术的有机结合，既要开展档案管理现代化工作，也要大力做好档案管理各个环节所需的手工操作。

三、推行档案标准化和规范化

1．推行档案标准化

国家和省级档案管理部门应制定和完善各项标准，使档案管理的各个环节都有标准可以遵循，并采取措施，积极推行档案管理标准化工作。

2．加强档案业务基础建设规范化

这是各级档案馆的一项经常的任务。近几年来，我们各级档案馆通过定级升级活动，档案业务基础建设有很大的改观，特别是对新接收征集进馆的档案，要做好整理编目规范化工作，为档案现代化管理创造良好的条件。

3．积极开展档案著录标引工作。

档案数据准备的关键是档案著录和标引。这是应用电子计算机技术的重要的前期处理工作，也是一项十分艰巨和细致的工作。著录标引的质量和数量，直接影响到计算机管理系统能否实用，所以，这项工作应当在前面。同时，在著录标引工作中，要坚持著录与标引的标准化，按科学方法办事，为档案检索和自动化打下坚实的基础。

四、推动档案管理信息化建设

由于计算机性能不断完善，运算速度不断提高，价格不断下降，使动用电子计算机管理档案从可能变成现实。计算机管理不仅是为了适应现代化办公方式所形成的档案，更因为依靠它能轻易解决大量档案的贮存问题。计算机管理便捷、快速的查询方式给档案工作带来了全新的变革，提高了档案信息在社会经济发展中的作用与地位。我们应以计算机的运用为实现档案现代化管理开辟一条新的途径，逐步建立内联网(各科室)、外联网(与市级机关、乡镇、二三级单位、地方籍知名人士、上级业务主管部门和友好档案馆等)、互联网，尽早建立起档案信息网络，共享档案信息资源，全面推动档案管理现代化建设。在应用电子计算机管理档案中要注意两个方面的问题：

1．坚持求实与创新的原则

虽然电子计算机已日趋成熟，一些档案馆也经过了几年的实践运用，但总的来说仍处于开始阶段，许多问题仍在探索之中，因此，要本着实事求是的原则，根据实际情况决定自己的工作方针，实行分类指导的方法，鼓励工作基础较好、技术力量较强、资金状况较富裕的档案馆先上这一项目。要注意及时总结工作中的经验，另外，积极改革创新，大胆进行理论的研究和实践的探索，走出一条适应档案馆工作的档案现代化管理的新路子。

2．采用循序渐进的方法

应用计算机技术管理档案是一个新课题。在工作步骤上要抓好试点，先在条件好的档案馆进行试点，然后推开；在机器配置上可先购置微型机进行实际操作试验，条件成熟后再配置高功能的计算机正式输入和检索；在运用范围上，可先搞档案检索，建立各种计算机检索系统，然后再搞全息贮存，运用光盘、多媒体等高新技术；在输入方式上，一般要做到先著录后输入等。总之，运用电子计算机技术管理档案，要从实际出发，逐步取得经验，由小到大，稳步前进。

五、提高档案法制建设

首先，进一步完善档案法律法规体系。以国家档案法规为支撑，研究制定和完善适应我国经济和社会发展的地方档案规章体系。制订《档案利用安全与保密办法》等适应档案事业发展的政府规章或规范性文件。其次，全面推进档案依法行政工作。在全国建立权责明确、行为规范、监督有效、保障有力的行政执法体系，市级档案行政管理部门要建立健全档案行政执法机构，县级档案行政管理部门配备专职档案行政执法人员。档案行政执法应做到合法行政、合理行政，程序规范。全面推行档案行政执法责任制，完善档案行政执法监督网络体系，建立公开、公平、公正的评议考核制和错案责任追究制，对档案执法人员依法行政情况进行考核。在档案行政执法检查，查处档案违法案件方面要加大力度，扩大档案行政执法影响。

六、提高档案干部素质，加强队伍建设

近几年，在档案馆工作中，随着计算机等现代技术的应用，促进了学科间的相互渗透、相互融合，提高档案干部素质已成为实现档案管理现代化的重要内容。同时，现代化技术设备需要一批具有一定科学技术水平的人员去操作和使用，这在业务知识、科技知识和管理能力等方面都对档案工作人员提出了新的更高的要求。实现档案管理的现代化，人才的培养要先于设备，我们应当采取有力措施，创造条件提供学习培训的机会，使本单位档案管理人员都能得到培训。尽快培养和建立一支适应现代化管理的档案干部队伍，以加快现代化管理队伍的建没。