高校信息公开制度下档案保密管理工作探析

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[摘 要]信息公开与档案保密的内容具有同源共生性，与档案保密的形式具有矛盾相生性。在高校信息公开制度下，高校应利用时差关系处理信息公开与档案保密工作，利用适度原则把握信息公开与档案保密工作，在加大高校信息公开力度的同时有效保护学校的档案信息。

[关键词]信息公开；档案管理；保密工作

[中图分类号]G647

[文献标识码]A

[文章编号]2095-3712（2013）13-0059-03

[基金项目]2011年度广西高等学校一般资助立项科研项目“广西高校信息公开制度构建及有效性研究与实践”（200103YB112 ）。

[作者简介]赵嵘（1977―），女，河北晋州人，广西财经学院党委、校长办公室副主任，讲师，研究方向：高等教育，档案管理。

当前，高校信息公开在不断推进和发展，为教育事业的改革发展注入了强大的动力，对推进现代大学制度建设有积极的促进作用，但同时也存在诸多问题，包括档案信息公开与档案公布的法律冲突、档案信息公开与学校保密工作的矛盾等。因此，必须加大对高校信息公开的研究力度，构建合法合规的档案管理机制，进一步深化高校信息公开，促进高校依法治校，提升高校管理水平，推进和完善现代大学制度建设。

一、高校信息公开与档案保密的关系

（一）信息公开与档案保密的内容具有同源共生性

高校信息公开制度是高校民主政治建设中的一项重要工作。教育部《高等学校信息公开办法》明确阐述了高校信息公开的内容、信息公开的途径和要求、信息公开的监督和保障等。高校通常利用校园网站、信息公开栏、电子屏等媒体，及时向师生和社会公开相关信息，广泛听取师生的意见和建议，接受师生的监督，保障师生知情权。其内容包括学校干部任用、基建招标、大宗物资采购、职称评定、评先评优、工资晋级、住房分配等有关学校建设发展和师生切身利益的事项。开展信息公开工作是学校深入贯彻落实科学发展观、构建和谐校园的一项重要举措，是学校加强民主管理和民主监督、增加工作透明度的重要环节，也是学校各项事业内涵发展、科学发展的重要保障。档案保密工作是档案管理工作中的一项重要内容，是高校保密工作中的重要组成部分。学校档案收集了学校各个时期管理活动的情况，真实记载了各个时期的办学定位、办学理念、规划设计、教学科研、服务社会、学生工作、校园建设等各个方面的内容，完整地呈现出了学校发展的全部历史和成果。同时，《档案法》第三章第十三条明确规定：“各级各类档案馆、机关、团体、事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配制必要的设施，确保档案安全。”由此可见，信息公开与档案保密的内容具有同源共生性，校务公开是高校管理的一部分，它所反映的内容也是是高校档案的重要组成部分，都来源于对学校的基本情况的客观真实反映。

（二）信息公开与档案保密的形式具有矛盾相生性

档案是国家机构、社会团体或个人在各种社会活动中直接或间接形成的各类有价值的历史记录。从保密的角度划分，高校档案可分为档案和非密档案。档案从狭义上定义，是指具有一定密级且在保密期限内归档保存的涉及学校重要的科研、党群、行政、教学、外事等各类档案。《中华人民共和国档案法》对档案保密内容提出了具体要求，明确说明了高等学校对下列信息不予公开：涉及国家秘密的，涉及商业秘密的，涉及个人隐私的，法律、法规和规章以及学校规定的不予公开的其他信息。而同时，推进信息公开工作，保障广大师生员工、社会公众依法获取学校信息，提高学校工作的透明度，又是高校加强民主管理、民主监督，推进依法治校、民主治校的一项重要工作。信息公开在保障全校师生员工在内的社会公众的知情权、参与权和监督权的时候，通常利用学校主页、专门信息公开栏目、专门信息公开网站、校园BBS校务信箱与校长信箱、校内公告栏、海报栏和校园电子屏幕等信息公开的途径与方式，加强信息公开工作的透明度与实效性。而这些媒介手段通常具有广泛渗透性，这决定了它存在开放性与保密性之间的矛盾关系。一方面，高校要求档案室充分发挥其职能作用，做好涉及学校机密档案的管理工作；另一方面，信息公开又要最大限度地对广大师生员工提供确有必要的资源信息。

二、高校信息公开与档案保密工作对策

（一）利用时差关系处理信息公开与档案保密工作

在信息公开工作的日常推进过程中，高校充分利用现代化手段信息，使得信息公开的时限与公开的内容相适应，采取定期与不定期相结合的形式开展。《高等学校信息公开办法》第十七条明确指出：“属于主动公开的信息，高等学校应当自该信息制作完成或者获取之日起20个工作日内予以公开。公开的信息内容发生变更的，应当在变更后20个工作日内予以更新。”高校档案一般是高校信息中已经失去保密价值但具有保存价值的、反映学校活动真实的内容。通常学校对于涉及政策规定、工作制度、工作程序、办事机构等固定的内容长期公开，常规性工作定期公开，阶段性工作逐段公开，临时性工作随时公开。对于重大或复杂性的问题，根据公开后反馈的意见进一步完善，必要时再次公开。重要内容公示的时间一般不少于一周。而《档案法》第十九条规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。”在实际操作中，高校各二级职能部门、各学院形成的档案资料一般是在形成之后的第二年上半年向高校档案馆（或综合档案室）移交。这样，可以利用这个时间间距上的差异，妥善处理好信息公开的内容和保密档案的管理工作。

（二）利用适度原则把握信息公开与档案保密工作

长期以来，高校面对信息公开和档案保密工作的矛盾时，总是强调“保密”而宁可舍弃“公开”，或多或少存在着“重保轻开”现象。如今，为深入贯彻落实《高等学校信息公开办法》，进一步提高学校工作透明度，加强学校民主管理，促进依法治校进程，按照教育部党组关于加快推进高校信息公开工作的要求，各高校积极推行推进信息公开工作，在健全信息公开组织、加强信息公开培训、完善信息公开制度、深化信息公开内容、加大信息公开力度等方面做了大量的工作，保障了学校广大师生员工的知情权、参与权和监督权。但同时，在客观上要求高校在处理信息公开时既要坚持有所保密，把确实需要保密的信息保密住，又要把握适度原则，坚持相对公开的信息，真正做到“保开适度，保得严密，开得透明”，使得信息的公开更加透明，范围更加适度，保密更加准确，服务更加高效。只有正确把握好了学校信息公开与档案保密的关系，才能确保学校的秘密安全，稳步地推进学校各项事业的发展。

综上所述， 一方面，高校信息公开工作给档案保密工作带来了发展契机，另一方面，也对高校档案保密管理提出了新的挑战。高校在增强公开意识、夯实工作基础、推动主动公开、落实工作责任的同时，也要注重对各部门的保密意识教育，要求既做到防止不断扩大保密范围损害公民的知情权，又重视防止失泄密事件的发生。

参考文献：

[1] 胡丹，高永青.浅谈高校档案工作如何服务大学文化建设[J].科技情报开发与经济，2012（20）.

[2] 左玉亭.论高校档案用户需求与服务体系建设[J].兰台世界，2007（4）.