事业单位档案工作存在的问题及改进对策

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【摘 要】档案是承载信息的重要载体，档案管理是一个单位日常管理工作的重要一环。对于事业单位而言，档案管理内容多、涉及面广，做好档案管理工作对事业单位员工考核、选拔等具有重要意义。当前，事业单位档案管理中还存在一些问题，制约了事业单位的发展。鉴于此，本文对事业单位档案管理中存在的问题以及改进措施进行了探讨，以期对相关从业人员有所帮助。

【关键词】事业单位 档案管理 信息化

档案管理工作是我国事业单位工作的基础和重点，事业单位档案管理是开展人事管理的基础，是事业单位对员工进行考核的依据。事业单位档案管理工作不仅记载了为社会提供服务的所有信息资源，同时也关系着事业单位工作人员的培养。根据档案可以迅速查询到员工的相关信息，为组织的人事管理提供了重要依据。因此，事业单位档案有着极为重要的作用。长期以来，事业单位在档案管理工作中取得了长效进步，同时也存在诸多弊端。总之，在事业改革如火如荼的今天，对事业单位档案管理工作的探讨具有重要的现实意义。

1.事业单位档案管理中存在的问题

1.1档案意识不强

事业单位对档案管理工作的没有足够的重视，对档案的重要性了解也不够。在实际工作中，有的领导没有认识到档案管理工作对事业单位的工作效率和发展的重大作用，而是将创造经济效益作为头等大事来抓，忽视档案资料的管理，认为档案工作既带不来经济效益，也没有社会地位，对人事档案重视不够，使档案工作处于无序状态，档案的作用无法得到充分发挥。

1.2档案管理人员素质不高

档案管理人员是实施档案管理工作的主体。目前，大多数事业单位缺乏专业的档案管理人才，事业单位的档案管理工作人员，工作相对比较枯燥，而且待遇水平不高，很多身兼数职，多忙于应付日常事务，致使档案管理工作敷衍了事，工作中缺乏上进心和责任心，档案管理混乱，不能为事业单位发展及时提供宝贵的信息建设。档案管理人员专业素养决定着事业单位档案管理工作水平的高低，目前事业单位的档案管理人员很多都是年纪偏大的员工，缺乏专业的、系统的档案管理知识培训，缺乏档案管理的专业的知识，仅凭日常经验或口口相传的工作方式就从容上岗，很难适应信息化水平下的档案管理工作，

1.3档案服务能力薄

很多事业单位档案门类单一，有的仅仅对文书以及报表资料进行收集，没有将声像等电子或者视频资料纳入档案管理中来，影响了档案的系统性和完整性。有的档案资料在管理过程中出现污损和丢失，造成不可挽回的损失。有的档案资料在使用时缺乏有效检索工具，档案管理混乱，查找起来十分不方便，有的为了应付差事，仅仅就是设立一套卷宗，导致重要的档案信息查询不到，严重影响了档案的信息服务功能。

1.4档案管理信息化程度不足

信息化已经完全普及，但事业单位的档案管理工作并没有完全做到信息化管理。纸质的档案资料依然占据重要位置，这些传统保管手段受到自然环境的限制，其寿命也随着使用次数增多而渐渐减少，一旦损毁就基本上很难以修复，很多老磁带甚至都无法正常读出来，很多重要的档案都是渐渐失去应有的价值。而计算机技术并没有及时被用到档案管理来，使得档案数字化管理、科学化管理档案成为一句口号，得不到落实。

2.事业单位档案工作改进对策

2.1加强档案信息化管理

档案管理电子化是档案管理工作的必然趋势。事业单位应该充分的意识到档案信息化的重要作用，全面做好档案管理工作的信息化，保证重要档案的安全性。首先事业单位在档案查询上加强电子检索，通过系统软件支持，实现档案管理资料查询的方便性。其次，推进人事档案管理电子化，在实施档案信息化的过程中，一定要确保档案的安全。为了应对这一点，档案资料采集要做到采集真实、管理规范。同时，档案管理人员也要做好电子档案的保存工作，将每一类档案的密级程度划分好，对档案进行全面的掌控。不仅可以节约成本、减少风险，还可以有效建构社会信用系统。第三，倡导档案信息网络化。档案信息网络化，是在档案法的框架下，充分利用网络的迅速传播优势，将档案信息进行社会共享，最大限度的提高档案的使用价值，促进档案工作的全面信息化。最后，改善单位现有档案管理设施，加大档案管理设备投入，提高工作人员的工作质量和效率。事业单位应该在档案室配备了数码相机、扫描仪等。全面实现电子文档一体化管理，步入档案办公管理自动化轨道。

2.2加大档案管理人员的培训力度

事业单位的档案管理者主要包括了档案管理专业人员其他相关的服务人员。培训分为两部分，一是对档案工作人员进行思想政治教育，让档案管理人员能够充分认识到档案工作的重要性，提高工作人员的职业认同感和荣誉感，提高工作积极性和主动性。二是加强工作技能的培训。提高档案管理人员的进入门槛，事业单位档案管理工作者必须要具备相当扎实的专业管理技术，对当前的档案管理工作人员进行系统的信息化档案管理知识培训，培训合格的档案管理人员才能上岗，网络时代的到来，工作模式变为了人与计算机的结合，培训可以帮助现有档案管理人员掌握计算机技术、网络技术、通讯技术知识，帮助他们更快的适应信息化档案管理的发展，从而将传统的档案管理知识与先进的科技信息相结合，建设一支适应现代社会发展的档案管理队伍。

2.3及时更新档案

事业单位具有很强的变动性，人员流行频繁，档案的更新是一份工作量很庞大的工作，档案的管理人员要及时收集新的档案完善档案库，及时的更新档案信息、档案内容，及时的为员工提供社会与单位内的新动态、新信息等。对于废弃的档案另作封存，才能更好的提高事业单位的工作效率。

总之，在信息化日益普及的今天，档案管理工作被赋予了更广阔的应用环境，事业单位档案管理工作朝着信息化、技术化的方向发展，这也为事业单位档案管理工作提出了要求和挑战。

参考文献：

[1]程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技创新导报.2011（20）

[2]义.浅谈档案管理现代化的实施[J].企业导报.2009（1）

[3]郭伟.事业单位人事档案管理存在的问题及对策 [J].档案管理与图书馆建设.2011（10）

（作者单位：承德广播电视台；河北 承德 067000）