事件驱动型会计信息系统初探

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【摘要】 基于价值法基础之上的传统会计信息系统难以满足不同信息使用者的需求变化,事件驱动型会计信息系统取代传统会计信息系统是大势所趋。文章从分析了传统会计信息系统的缺陷入手,分析了事件驱动会计信息系统的理论基础和工作原理,并对信息环境下构建事件型会计信息系统的可行性及风险进行了探讨。

【关键词】 会计信息系统;事件驱动;REA会计模型;XBRL

一、引言

在21世纪,随着电子商务和信息网络技术的迅速发展,人类社会进入了一个全新的信息经济时代,信息使用者对会计信息的需求日趋复杂与个性化,传统会计信息系统面对新的需求暴露出了很多问题,而符合信息技术和信息系统应用发展方向的事件驱动型会计信息系统应运而生。

二、传统会计信息系统的缺陷

(一)提供信息不全面

传统会计信息系统建立在价值法理论基础之上,使用单一货币计量属性提供会计信息,假设信息提供者能充分了解并满足信息用户的需求,通过特定的会计核算方法对会计信息进行处理,使很多对决策有用的非货币信息被过滤掉了,从而不能满足不同信息用户从多个角度分析数据的需要。

(二)信息提供与信息使用分离

传统会计信息系统中,一般由财会部门专门从事收集和处理来源于企业其他部门所创造的数据信息的工作,会计活动与业务活动各成体系,信息的加工处理独立于有关的业务活动,信息依据会计人员判断其是否影响财务报表来被决定是否该记入会计信息系统,而不是由信息用户的需要决定。当信息用户从系统外的其他途径获取其所需要的信息时,会计信息系统的价值降低。

(三)易造成数据冗余与不一致

传统会计信息系统属于“视图”驱动型系统,为了从不同角度记录并报告业务活动,系统设计多套信息系统来提供信息。各个系统有各自的分类方法,各自从同一业务事件中选择、记录该业务数据的一个子集,各个子集之间只有略微不同,造成数据分散重复存储,形成数据冗余、不完整、不一致。

(四)数据缺乏实时性

传统会计信息系统中,会计数据通常是在业务发生后进行收集和处理,而不是在业务发生时实时收集、报告。在会计分期前提下,财务报表局限于按月、按季度、按年度编制,并不能在业务发生时被实时处理直接可用,导致会计信息质量下降。

三、事件驱动型会计信息系统

(一)事件驱动型会计信息系统的理论基础

早在20世纪30年代就有学者对传统会计系统只能提供单一的、以历史成本计价的货币信息以及信息过于综合、不能适应不同信息使用者个性化需要的缺陷提出了批评,引发了会计界对传统价值法会计的思考。美国会计学会在1966年出版的《基本会计理论》中提出通过编制多重属性的通用财务报表,即多栏式报告来满足会计信息使用者的不同需求,从而促成了“多维会计”系统理论的形成。1969年美国会计学者George H.Sorter在多维会计理论的基础上提出“事项法”会计。

与传统价值法会计完全不同的是,事项法会计假定会计信息提供者可能对会计信息用户如何使用会计信息一无所知,会计信息系统的目的不再局限于为信息用户提供具有既定格式的会计报表,而是向信息用户报告企业发生的具体经济事项,让信息用户自己来选择对其决策有用的信息。

由于技术方面的原因,事项法会计很长时间仅停留于理论研究层面,直到20世纪80年代数据库技术迅猛发展以后,才出现了会计领域事项管理数据库技术方面的探讨。1982年,美国Willianm E.McCarthy教授首次提出REA会计模型,其主要思想是对企业的重要资源(Resources)、事件(Events)和参与者(Agents)及其相互关系建立模型,把企业一切与经营事件(包括非货币的和非财务的),尽量按其原始的形式录入数据库集中存储,而不是以人为加工的借贷分录的形式进行处理。

根据REA会计模型基本框架,企业全部经济业务的信息都要分离、归类到资源、事件和参与者等实体集中。这里的“资源”不同于传统价值法会计下的“资产”,而是指可辩认的、能为企业带来经济价值并被企业所控制的有形实物对象。“事件”是指对资源变动产生影响的业务过程中的单一活动,包括业务事件、信息事件、决策管理事件等。业务事件是与向顾客提供商品和服务有关的业务活动;信息事件是对信息进行收集、存储、加工、报告等的数据处理过程;决策管理事件是在计划、控制和评价业务过程时的决策活动。在REA模型中,主要关注的是业务事件。“参与者”是企业内、外所有参与事件的单位、部门和个人,包括客户、供应商、投资者、银行、企业内部的部门、职员等各方面。

事件驱动型会计信息系统基于业务事件,集成了包括财务数据与非财务数据在内的所有业务数据,形成一个逻辑数据库,既能够提供各种视图所需要的全部信息,又不会产生数据重复存储、数据不一致之类的问题,是一种会计范围扩充了的数据信息更丰富、功能更强大更灵活的会计信息系统。

(二)事件驱动型会计信息系统的基本工作原理

事件驱动型会计信息系统运用三库理论和事件驱动的实现方法来满足不同信息使用者个性化决策的需求。

1.事件数据库

与传统的基于视图驱动的会计信息系统数据分散、重复存储不同,在事件驱动型会计信息系统中,数据库是所有操作的数据平台,是集成了全部事件的信息仓库。事件是最小存储单位,以二维表记录形式存储,存储的是事件直接相关的、以字段表示的每一实体属性。当业务活动发生时,所有原始数据通过业务事件处理器集成于一个数据库中,任何授权用户都可以调用数据库中的数据以获取所需的信息。

2.方法库

方法库的目的在于存放各种有关信息提取的规则,如各种信息确认原则、多重属性计量标准、会计准则、非会计准则等。

3.模型库

模型库提供用户求解问题所需的各种数据模型、管理模型,如财务报告模型、预测模型、决策模型、财务分析模型等,同时支持用户根据自身需要自定义一些模型。

4.事件驱动

“事件驱动(Event Driven)”作为一种计算机术语,是指当某一特定事件要求代码进入工作时,程序指令开始执行。在REA会计模型中,事件驱动是指由业务活动来驱动信息处理过程,也就是在业务活动发生的同时,触发信息系统去记录或维护与该业务活动相关的数据,而业务活动相关的报告过程由用户的信息需求触发。

根据事件驱动原理,事件驱动型会计信息系统平时不对原始数据进行加工处理,而是把信息使用者所需的信息按使用动机的不同划分为若干种事件储存在计算机中,当使用者需要某项专用信息时,只要驱动相关信息代码,就可随时满足需要。

(三)构建事件驱动型会计信息系统的可行性

1.价值法会计信息系统的弊端提供了动因

传统会计信息系统以单一货币计量属性,将会计数据以会计科目形式进行分类,通过人为加工为借贷分录来完成数据的记录。这种只按某一种标准对数据进行汇总的数据处理方式排斥了其他的信息汇总标准,只能满足某一信息客户群体的需求而忽略了其他信息客户群体。

2.网络技术和数据仓库技术有助于解决技术难题

事件驱动型会计信息系统的建立需要发达的网络技术支持。只有依赖于发达的网络技术,才能顺利完成会计事项的多维计量,才能将会计信息按不同标准进行归类、加工和以用户需要的各种格式输出。

由于要存储所有与经营相关的业务事件的数据,其数据量相当大,事件驱动型会计信息系统需要引入数据仓库技术。数据仓库是按不同的主题和技术来组织的大型数据库,是面向主题的、集成的、随时间而变化的,但信息本身相对稳定的数据集合。数据仓库不同于企业现有的事务型数据库,它面向分析型数据处理,用于支持决策。通过数据仓库技术可以对多个异构的数据源进行有效集成,集成后按照主题进行重组,并包含历史数据,且存放在数据仓库中的数据一般不再修改。通过数据仓库不仅解决了海量数据的存储,且能实时分析出不同用户所需的非常规信息,以报告或图形的形式显示数据。

3.XBRL技术提供了新的技术支持

可扩展商业报告语言XBRL(eXtensible Business Reporting Language),是基于可扩展标记语言XML(eXtensible Markup Language)的新型财务报告语言,其构想最早由美国华盛顿州的会计师Charles Hoffman在1998年4月提出。XBRL是科技和报告术语的结合体,原始数据输入后无需再重复录入,并且支持快速、准确的搜索及各种格式的数据转换,信息使用者可以以任何形式组织报表予以披露。同时XBRL的标签可以由用户自行定义,而且它并不会修改会计原则,因而永远不会由于制度的更新而落后,具有良好的适应性与发展性。AICPA指出,以XBRL为基础的电子财务报表将是未来财务报表所使用的主要语言;XBRL国际组织则预言XBRL将很有可能成为所有网络上商业报告的通用语言。

具有开放式技术构架的XBRL使财务信息供应链上的任何人都能免费、自由地在不同的软件平台上准备、获得、交换并分析各种财务性的、非财务性的、作业性的及其他性质的信息,这与事件驱动型会计信息系统能够采集的企业信息不谋而合。据XBRL的官方调查,已有超过2/3的会计相关软件开发商在其会计功能模块中加入了XBRL的功能。作为财务信息处理的最新标准和技术,XBRL为事项驱动型会计信息系统的构建提供了新的技术支持。

4.信息中介服务机构为信息用户提供技术保障

多数信息使用者缺少会计方面的专业知识,很难自行完成事项信息的处理以满足信息需求。在这种情况下,需要信息中介服务体系机构在信息用户、信息提供者之间搭起一座桥,促进信息用户和信息提供者进行有效沟通,帮忙满足不同层面的信息用户个性化信息需求。

(四)事件驱动会计信息系统中的风险

1.事件数据库设计存在风险

基于事件驱动的会计信息系统的构建,关键在于业务事件数据库的设计。而在设计事件驱动型会计信息系统的REA模型时,很容易将业务事件、信息事件和决策管理事件混淆,而这三者中只有业务事件是唯一可以记录和维护信息系统数据的事件,如果将信息事件和决策管理事件当成业务事件来处理,这种情形下设计出来的系统逻辑模型将导致数据库的设计无法实施。另一方面,对一项业务事件,它所包含和关联的信息数据可以说是无穷尽的。无论是从技术还是从成本角度考虑,要想举尽业务事件的所有特征是不可能的。在判断信息的取舍、分类和储存方式等方面的难题也十分突出。

2.REA会计模型还并不成熟

REA模型是一种数据模型,它只是包括功能模型、数据模型、控制模型及表现模型在内的信息系统模型的一个方面,仅仅只是从数据结构这个侧面来反映系统,还不能完全解释会计信息系统的功能结构、处理规则。同时,基于REA模型的会计信息系统与现行会计准则体系中的货币计量、会计分期、借贷记账等会计基础相冲突,要改变现行非常成熟的会计准则体系去完全迎合REA目前并不现实。

3.信息披露的风险

事件驱动型会计信息将企业所有的与经营事件相关的内容都录入数据库,并进行集中存储和处理,这样过于详细披露企业所有事项的信息,可能会泄露企业的商业秘密,为企业带来损失。

四、结束语

事件驱动型会计信息系统是一种数据信息更丰富、更灵活的会计系统,它能够以更加科学和高效的方式生产出信息用户所需要的信息,不断提升会计信息的价值。随着网络技术、数据库技术、XBRL技术和基于REA模型会计信息系统相关问题的解决,事件驱动型会计信息系统必然成为未来会计信息系统发展的方向。

【主要参考文献】

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