谈我国外贸高增长背景下出口跟单员的职业要求

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摘 要：出口跟单员是外贸领域的基础性复合型专业人才。随着我国对外贸易的迅猛发展，各类外贸企业对出口跟单员的人才需求巨大。出口跟单员的工作围绕订单展开，具有涉及面广、综合性强、繁琐、责任重大等特点。为提高跟单工作质量，要求出口跟单员应该具备扎实的专业知识、过硬的工作能力以及良好的综合素质。

关键词：出口跟单员 出口 跟单员 订单

随着我国加入世界贸易组织，中国经济融入全球经济的进程进一步加快，中国对外贸易的活力进一步增强。截至2011年底，我国外贸进出口总额达36420亿美元，较1978年增长177倍，年均增长17%。其中出口18984亿美元，年均增长17.3%；进口17434亿美元，年均增长16.7%，已连续三年成为世界货物贸易第一大出口国和第二大进口国。

与此同时，外贸行业的相关人才需求也不断升温。据中国社会科学院的《中国人才蓝皮书——中国人才发展报告(2010)》，预计2010年我国对外贸人才的需求总人数将达到79万人，供需缺口巨大。

在外贸人才构成中，出口跟单员是外贸企业不可或缺的基础性复合型专业人才。自2004年7月1日我国实行对外贸易经营者备案制度以来，大量的生产型企业、民营中小企业等被许可自营进出口业务，对出口跟单员的需求更出现了爆发式增长。为解燃眉之急，这些生产型企业、民营中小企业大多将原来的技术人员、中高层管理人员或单证员转岗或兼任出口跟单员，由于他们缺乏完整、全面的知识背景，所以短时间内往往很难高质量地完成出口跟单工作。因此，出口企业迫切需要加强专业的出口跟单员的培养力度，提高出口跟单员的专业水平和职业素养。

一、出口跟单员的职业定义

出口跟单员是以海外客户的订单为中心，根据双方的合同及相关单证，跟踪并监控出口货物的生产、托运、商检、保险、报关、结汇等一系列出口环节，确保合同能够保质、保量、按时履行完成的专业人员。他们以单证工作为基础，辅以计划、组织、沟通协调、控制等多方面的管理技能，来充当出口企业与海外客户、供应商以及本企业内部各部门之间的剂和桥梁。可以毫不夸张地说，出口跟单员是出口企业的通才，是出口企业运营的轴心，其地位相当重要。

二、出口跟单员的工作内容与职责

出口跟单员的工作可分四个阶段：磋商阶段、生产阶段、出货阶段和后期整理阶段。

1.磋商阶段

在磋商阶段中，出口跟单员的工作主要是协助外贸业务员或业务经理跟踪维护客户，与客户保持日常联络和业务跟进，比如为客户寄送产品目录，寄送样品，根据客户的要求制作报价单等。此外，在此阶段，出口跟单员还要在客户下订单后，负责审核和缮制双方的交易合同。

2.生产阶段

在生产阶段，出口跟单员要根据外贸订单进行国内采购业务的联络，下订单给合作厂商，确认价格与交货期；或制订生产计划给自己的生产部门组织安排生产。此外，出口跟单员还要根据订单的产品标准及交货时限跟进生产情况，联络验货，确认质量，保证出口货物能够按合同要求交付。

3.出货阶段

在出货阶段，出口跟单员要安排海运订舱、商检、报关等出货事宜，保证出口货物按合同要求的时限顺利出运。货物出运后，出口跟单员还要准备结汇单据，委托银行收款或向银行交单议付，保证出口企业顺利结汇。

4.后期整理阶段

在后期整理阶段，出口跟单员要完成与订单相关的单据、凭证等的归档整理；协助办理外汇核销、出口退税等事宜；此外，还要对客户进行收货后的服务跟进，处理客户提出的问题和异议。

从上述分析可见，出口跟单员的日常工作围绕订单这根主线来安排。广义的出口跟单员的工作内容是一票订单的整个操作流程，狭义的出口跟单员的工作是这其中的某一个或某几个环节，在不同的企业会有不同的理解和岗位设置。

三、出口跟单员的工作特点

出口跟单员的工作几乎涉及出口企业运营的每个环节，具有如下一些特点：

1.出口跟单员的工作涉及面广，综合性强，往往身兼数职

由于出口跟单员的工作围绕订单展开，其工作会涉及到出口企业从订单促成到结汇这一完整过程的一整套业务运作，所以出口跟单员的工作涉及面很广，综合性也很强，往往身兼数职。可以是业务经理的助理，帮助业务经理回复客户函电，填对账表，寄送产品目录和样品，管理客户档案，协助客户的来访接待；也可以是单证员，缮制出口订单执行过程中所需要的各种单据；还可以是船务人员，协助报检员、报关员和货代人员将出口货物顺利报关装运。所以，有人形象地称出口跟单员为“出口企业的通才”。

2.出口跟单员的工作责任重大

由于出口跟单员的工作直接关系到出口订单的执行质量，关系到出口货物是否能按合同要求的质量、数量和时间交付，关系到合同款项能否按时收回，因此，出口跟单员的责任重大，稍有疏忽即可给出口企业带来不可挽回的损失。

3.出口跟单员的工作需要时时沟通，处处协调

为了顺利完成订单，出口跟单员工作时需要和企业内部各部门、外部各单位频繁打交道，可以说，出口跟单员的日常工作中有相当大的一部分时间是处在沟通、协调之中，因此，出口跟单员的沟通、协调能力非常重要。

4.出口跟单员的工作内容琐碎、节奏快、时间性强

由于出口跟单员的工作围绕订单展开，因此只要是和完成订单相关的工作，都可以归为出口跟单员的职责范围。而且，出口跟单员每天要面对不同的海外客户，同时处理很多处在不同执行阶段的订单，对客户的要求，不论大小，均要给予及时周到的服务；对不同阶段的订单，均要按部就班、井然有序地完成订单履行环节。因此，出口跟单员每天的工作非常琐碎，时间要求严格。这就要求出口跟单员一方面要有较强的时间管理能力和工作条理性，以达到较高的工作效率；另一方面出口跟单员还要有良好的抗压能力和灵活应变能力。

四、出口跟单员的任职条件和要求

基于出口跟单员的工作内容和特点，要想成为一名合格的甚至是优秀的出口跟单员，要具有广博的知识和较高的能力素质，既要了解企业生产的管理与流程，又要熟悉出口业务的运作方式，还要有很强的沟通跟催能力。

1.知识要求

出口跟单员首先要具备扎实的国际贸易实务专业知识，要熟悉出口贸易的操作流程，了解国际营销、国际贸易地理、国际金融、保险、运输等领域的相关知识。掌握这些专业知识，是做好出口跟单工作、成为一名优秀的出口跟单员的前提。其次，出口跟单员还要具备丰富的商品知识，要熟悉本企业经营商品的品质、规格、特性、包装、用途以及生产工艺和生产流程。最后，由于跟单过程即是客服过程，因此，出口跟单员要了解基本的国际交往礼仪、客户服务和企业管理知识。用符合国际交往规范的礼仪给客户提供跟单服务会使出口跟单员的跟单工作质量锦上添花。

2.能力要求

由于出口跟单员的工作是以海外订单为中心，要时时与海外客户保持联络，因此，出口跟单员首先必须具备良好的英语听、说、读、写能力，要能运用规范的商贸英语撰写业务函电，缮制相关单证，处理客户邮件或传真。其次，由于出口跟单员是出口企业与海外客户、供应商以及本企业内部各部门之间的剂和桥梁，因此，出口跟单员还必须具备高超的沟通和协调能力，这往往也是出口企业选择跟单员时最看重的能力。再次，由于跟单工作本身的繁琐性以及完成跟单工作任务的严格时间限制，因此要求出口跟单员要能有效地管理和安排工作时间，保证跟单工作高效、顺畅地完成。最后，出口跟单员需要充分利用电脑这一工具，熟练地使用网络、电子邮件以及Word、Excel等Office办公软件来高效地完成跟单工作。

3.综合素质要求

在当今的人才评价构成中，个人的个性、品质、心理等综合素质占据着相当重要的位置。鉴于出口跟单工作的特点，出口企业对出口跟单员的综合素质同样具有较高要求。首先，出口跟单员要有忠诚守信的道德品质，要自觉遵守国家的各项法律法规和企业的各项规章制度，要严守国家和出口企业的商业机密，廉洁自律。其次，出口跟单员要有较强的责任心，工作要细致、认真，还要有较强的工作条理性，思维严谨。再次，出口跟单员要善于灵活应变，善于与他人保持良好的人际关系，通过他人的配合来完成自己要做的工作。最后，由于出口跟单员往往同时要跟很多票订单，特别是赶上出口企业集中出货，出口跟单员可能需要加班加点，因此工作压力往往很大。这就要求出口跟单员要能够承受较大的工作压力，个性品质上不要斤斤计较，而要勇于奉献。

（作者单位：深圳技师学院）