电子文件档案化管理的新思维

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摘 要：在信息科技的推动下，档案也逐渐开始呈现数据化、电子化和信息化。目前有很多a信息档案都是以电子文件的形式存储和交流，电子文件档案已经成为未来档案形式的主要发展方向。那么如何在新的发展形势下提升电子文件的档案化管理水平呢？现本文就从战略思维、策略思维和务实思维三个角度来探讨电子文件档案化管理的创新方法，为提高电子文件档案管理发展水平提供一些参考。

关键词：电子文件；档案化；管理；新思维

以电子文件为载体的档案是在电子计算机技术不断发展和广泛应用的基础上形成的一种档案形式，其与传统的纸质载体档案相比，具有存储量更大、不受外界环境影响、易于携带、分享更快速便捷等特点。目前电子文件已经基本实现了档案化，但是对于这种新载体形式的档案管理体系还尚未形成，电子文件档案化管理水平较低。但是电子文件档案化管理已经势在必行，是未来档案事业的主要发展方向。因此加强对电子文件档案化管理方法的研究就显得很有必要。本文中笔者结合自己对电子文件档案化管理现状的研究和思考，提出了一些管理新思维，以相关人士参考。

1、站在战略的角度思考电子文件档案化管理

从目前我国的电子文件档案化管理的发展现状可以看出，尽管有学者对电子文件档案化管理提出了各种各样的研究课题，并做出很多研究工作，但事实上只有档案界才对这件事给予了一定的关注，其他行业领域对其认识理解水平都很低，也很少给予相应的支持。就以档案界内部来讲，存在研究内容存在偏差的问题，不能全面详细的对电子文件档案化管理进行深层次的研究。另外，各个档案管理单位对现有电子文件档案的管理多是自己摸索出的管理方法，规范性和统一性较差。总的来讲，当前的电子文件档案化管理工作并没有放在一个统一的高度战略位置为考虑，要将其作为促进社会进步的重要途径来看待，建立相应的发展战略目标。如形成自上而下的管理思维，全面推进电子文件档案化管理工作的开展；湖综合采取开放性思维，实现电子文件档案资源共享，尽量降低其管理成本，提高档案资源利用效率；当然也需要站在全局的角度看待电子文件档案化管理的发展。要积极与其他相关职能部门做好沟通，建立良好的关系，使电子文件档案管理模式更加完善，从而实现国家对战略资源的全面控制。

2、从策略的角度出发思考电子文件档案化管理

电子文件档案所涉及的专业较多，几乎所有的行业都可能形成各自的电子文件档案，因此其管理起来较为复杂繁琐，并且要想实现电子文件的档案化管理是一项长期性工作，并非在短期内就能完成的。基于此，笔者认为我们可以采用策略的思维方式来发展电子文件档案化管理。首先要向外突围，使档案管理走出传统封闭式的管理模式，积极融入到社会中去，实现档案管理的开放，要获得一定的知情权、话语权、参与权和监督权，及时准确的收集各类电子文件档案信息，并对其进行监督管理，以促进电子文件档案化管理水平的提升，促进社会信息化的发展。另外，还要采取对内整合策略。这主要是针对档案本身所具备的原始性和分散性而言的，尤其是在当前的信息社会中，电子文件档案的来源非常广泛，内容非常丰富，相互之间的联系也较为复杂，门类、载体、记录方式呈现多样性，都给资源整合带来棘手的难题。所谓“整合”就是通过行政、法制、技术等手段将形成于不同时间、空间、背景和作者的电子文件信息进行科学的整理和组合，实现信息资源结构和配置的优化，以满足信息资源开发利用的需要。为此，档案专业要强化资源整合的意识，明确资源整合的目标，掌握资源整合的技术和方法，通过整合，使归档电子文件真正成为跨越时空，经得起历史检验的优质资源，使人类的数字化记忆得到有效的延续。

3、求真务实，从实践的角度看待电子文件档案化管理

近十年来，我国档案界蓬勃开展了电子文件管理的理论研究，取得了丰硕的成果。然而，相对于理论发展，实践滞后以及理论与实践脱节的问题仍比较突出：不少研究成果经过鉴定后束之高阁；不少档案或相关信息管理人员对电子文件的认识还比较肤浅；不少单位电子文件管理工作还未真正起步。实践的滞后必将制约理论的发展。因此，当务之急要做好理论知识的普及传播和研究成果的推广应用工作，并不断总结、推广先进单位的经验，使理论和实践的发展形成良好互动的关系。要选择好发展的突破口。当前我国电子政务建设蓬勃发展，档案部门参与电子政务信息资源管理是利民、利政、利档的实事工程，即有利于政务信息公开，有利于电子政务建设，有利于档案事业发展。然而，由于管理职能条块分割等历史原因，档案部门实际上很难做到“参与”。为此迫切需要从机制和法制上突破，将电子文件的前端控制和归档管理的要求纳入我国电子政务建设的总体规划、制度、规范和有关部门的工作职责中去，使档案部门真正掌握归档电子文件信息资源的控制权。以机制突破来说，可以采用政策导向和市场竞争相结合的方法，由档案部门与信息技术开发公司联合，解决电子文件管理的若干重大课题。也可以通过签定协议、合同的方法，解决信息供求双方“权”与“利”的关系问题，使电子文件资源的收集、交换、共享建立在“双赢”和“互利”的基础上。

与其它社会资源一样，电子文件信息资源应当讲究集约型增长，避免粗放型增长，当前我国档案界正致力于电子文件归档和纸质档案数字化工作，成效斐然，但也存在仅注重量增长，而忽视质提升的倾向：其一是盲目数字化。由于历史原因，有些单位的纸质档案本身价值不高，利用率很低，如今不加选择地进行数字化，或在扫描、存储、著录、组盘等处理过程中忽视质量控制，既不能起到优化资源的作用，还会浪费宝贵的人力、物力。其二是归档处理简单化。有些单位对电子文件未实行有效的前端控制，未实行元数据采集、封装，未实行归档范围、版本、存储格式的有效控制。这种电子文件的档案价值必然打上问号。因此，我国应当尽快制订归档电子文件的质量标准和质量评估、控制办法，并精心组织实施。

4、结语

总之，在未来的档案事业发展中，电子文件档案化是一种必然的发展趋势。尤其是在信息爆炸的当今时代，信息量更大，种类更多，依靠传统的纸质载体很难满足信息档案需求，电子文件必然成为主要的档案载体形式。为此，我们应当加强对电子文件档案化管理的研究，进一步提高其档案管理水平，改变档案发展思维。■

参考文献

[1] 薛峰. 电子文件实行档案化管理的策略[J]. 中国成人教育. 2010（10）

[2] 樊立敏. 浅谈电子文件的档案化管理[J]. 中国集体经济. 2010（16） q