在经济合同管理中内部会计控制设计初探

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【摘要】笔者结合本单位制定的《加强和规范经济合同签订工作管理的规定》，对内部会计控制在整个经济合同签订过程中各环节的设计进行了探讨。

从2001年起，财政部先后制定了《内部会计控制规范――基本规范（试行）》和《内部会计控制规范――货币资金（试行）》、《内部会计控制规范――采购与付款（试行）》等具体的会计控制规范，旨在对会计主体的经济活动进行规范与控制，保证会计资料真实、完整；堵塞漏洞，防止相关人员利用职权取得不正当利益，防范经济活动风险，保护单位资产安全、完整。内部会计控制规范对加强经济活动管理的作用已不言而喻。目前，经济合同是企业为规范经济业务而采用的最主要的管理形式。结合本单位的实际情况，我们公司制定了《加强和规范经济合同签订工作管理的规定》。

一、对应当签订经济合同的经济业务从范围上做出明确规定

规定要求，公司采购物资（包括采购设备、原材料、燃料和低值易耗品等）、建筑施工（包括保温和土建零星工程等）、委托加工和技术服务等经济业务，都必须签订经济合同。

二、对经济合同的签订程序进行了严格规定

以采购物资为例：一是对签订购销合同的标的额下限做出了规定。单项价格在2000元以上的（含2000元）必须签订购销合同。因特殊情况不能签订合同的，需说明原因，报主管领导批准。二是强调采购的计划性。未经主管领导批准采购的物资，公司不予付款，由此产生的经济责任和后果，采购人员自负。三是强化了物资采购时技术人员的责任。物资使用单位负责技术的人员对所采购物资的规格型号和质量等技术要求，必须明确、具体。技术人员认为必要时，可先签订技术协议，该协议作为购销合同的重要组成部分。四是合同签订的具体步骤和审批权限，这部分是内部会计控制的关键环节。我公司根据合同金额的大小分三种情况作了规定：单项价格在5000元以下的（不含5000元），业务部门联系供货厂商商谈后，起草购销合同，经企管部和财务部共同审核，报主管领导审批后签订经济合同；单项价格在5000元以上的，由业务部门提供三家以上供货厂商报价，会同生产部或领导指定的人员一起同供货厂商谈判，比质比价，择质优价低者，起草购销合同，经企管部和财务部共同审核，主管领导审查，报总经理审批后签订经济合同；大宗和重要物资（10万元及以上）的采购，应事先进行考察，在考察基础上实行招投标，选择供货厂商，并经公司经理办公会研究通过，总经理审批后签订经济合同。上述规定增加了物资购销的透明度。多部门参与和严格的审核、审批程序，既促进了工作的制度化、程序化，保证了业务的规范有序进行，又有利于从源头上降低物资采购成本。在建筑施工方面，则着重强调签订施工合同要以施工预算为依据；项目预算金额在50万元以上的须经过招投标，确定施工单位；竣工决算必须委托有资质的会计师事务所审计后，方可办理结算。

三、对经济合同形式和内容方面的要求

开展经济业务，签订经济合同，必须严格遵守《中华人民共和国经济合同法》和国家有关法规。实际业务中，业务部门要结合具体情况和特殊要求在经济合同中增加必要条款。签订合同要做到：经济业务真实合法，合同双方权责明确，合同条文不重不漏，文字表述准确、简练。防止出现因缺少必要条款，表述不清，以及文字错误，而导致权责不明，跌入合同陷阱，产生经济纠纷，给企业造成经济损失。

四、设计《经济合同签订审查审批表》，加强对经济合同签订的过程控制

《经济合同签订审查审批表》须填写的主要内容有：上次购买同类物品或接受同类劳务的价格；本次供货或提供劳务的厂商；经办部门和经办人；本次物品价格或劳务费；企管部和财务部审核意见；主管领导和总经理审批意见。同时还规定，公司办公室凭《经济合同签订审查审批表》加盖公司“合同专用章”；公司签订的各种经济合同，连同《经济合同签订审查审批表》交档案室妥善保管，以备日后查考。通过对审批表的设计，本次物资采购或接受劳务价格与上次价格形成直观对比；经办人、审核人、主管领导和总经理逐级把关，层层审批，经济合同凭表签章，逐级明确了相关人员的岗位职责，重点突出对合同签订过程的控制。

五、特别强调参与经济合同签订的有关人员的法律责任

要求相关人员一定要恪尽职守，精打细算，严格程序，严肃制度，从经济活动源头上对费用加强控制降低成本增加效益。节约就是效益。对等造成经济损失的，要追究经济责任；构成犯罪的，移交司法机关，依法追究其刑事责任。

通过对签订经济合同诸环节的会计内部控制的设计，一方面，使企业内部控制制度更加完善，增强了制度的严密性和可操作性，提高了业务操作的透明度；另一方面，进一步强化经济活动相关人员的责任意识，使其注重过程控制，这样才能实现降低采购成本，防范经济合同风险的最终目的。

上述规定实施以后，相关人员责任意识明显增强，业务人员普遍反映责任明确，操作性强；来洽谈业务的供应厂商逐渐增多。签订经济合同的业务金额占到了总业务额的90%以上，各项业务活动更加规范。值得一提的是，规定实施后企业未因签订经济合同造成任何经济损失，也未发生一起经济合同纠纷。更可喜的是，物资采购成本和劳务费均有不同程度的下降，加强企业内部会计控制制度建设已初见成效，并为广大员工所认同。

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