基于工作流技术的药品销售流程分析与再造
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摘要： 利用工作流技术对医药企业的药品销售流程进行分析与再造。研究表明，在信息技术飞速发展的背景下，传统的销售模式已无法满足市场经济发展的需要。基于工作流技术的营销管理系统利用计算机技术可以很好地实现销售业务的办公自动化，同时提高客户的服务水平。通过销售流程再造，医药企业可以制定科学的营销管理决策，提高企业的市场适应能力，保证企业具有长期的竞争力。
Abstract： Workflow technology is utilized to analyze and reengineer the drugs sales process of pharmaceutical enterprises. The result shows that under the rapid development of information technology， the traditional sales model cannot meet the demands of market economy. Marketing management system based on workflow technology can achieve office automation for sales by introducing computer-tech， which enhances customer service level. By sales process reengineering， pharmaceutical enterprises can formulate scientific decision for marketing management. In conclusion， company's ability to adapt to market can be boosted and long-term competitiveness can be attained.
关键词： 工作流技术；销售流程；营销管理系统；流程再造
Key words： workflow technology；sales process；marketing management system；process reengineering
中图分类号：F270.7 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）28-0205-03
0 引言
面临信息化浪潮给企业管理带来的机遇和挑战，为了提高销售管理效率，各个企业纷纷采用信息化手段来提高销售管理水平。但处于市场经济条件下的企业，需要不断的进行市场营销，开发新产品，拓展市场，以赢得企业的持续发展。伴随这种动态扩展的产品范围和市场，产品的销售渠道和销售管理模式也处于相应的调整变化之中[1]，这给投资数额大、风险高、投资周期长的企业信息化工作带来了相当的难度。特别是在企业的销售和分销管理系统开发过程中，系统功能既要考虑企业现有销售模式的需求，又要考虑随着企业的不断发展，未来销售模式中存在规模不同的各种销售分支机构的变化[2-3]。
面对医药经营企业在日常管理过程中出现的各种情况，通过开发管理系统，规范流程，可以实现企业的管理平台信息系统。通过管理平台信息系统，医药企业可以进行进货管理、销售管理、财务管理、库存管理、GSP管理，并进行网上宣传、实现网上销售，以便最大限度满足现有市场需求，满足当前企业需求[4]。在这种背景下，越来越多的企业意识到网络化销售系统的重要性，并试图寻找一种适合企业自身发展的网络化销售系统。网络化销售系统在开发上具有企业流程不稳定、不同企业的需求共性和个性并存、最终用户量大面广等特点。这就要求网络化销售系统必须具有高的可维护性、可重用性、易用性和健壮性。
经调研，X医药公司销售业务流程如下：①销售合同管理流程；②销售批卡与开票管理流程；③非质量问题销售退换货管理流程；④质量问题销售退换货管理流程；⑤销售折让申请管理流程。
调研发现，现有销售管理业务流程中存在因手工操作中出现的环节繁杂、效率低下、计划执行漏洞机会大、报表格式不一等诸多缺点；同时企业现有的销售订单管理将面临由于部门地域分散所带来的诸多问题，如信息管理分散、集成度不高、数据传输及时性差、订单信息追踪困难、难以对客户资质做出有效评估等。缺乏有效地利用庞大的订单历史数据的方法，无法实现地域分散条件下的协同工作，无法为销售管理人员提供必要的决策支持。销售管理中涉及到大量的移动办公问题，例如销售分点订单申报、领导在出差时审阅各项订单等环节目前还欠缺。销售订单管理中协同工作和移动办公问题突出。为提高管理工作质量，效率的不断提高要求打破时间、地域的限制，使管理人员可以随时随地参加到协同工作中去。从管理级别上，各个级别的人员只能管理该级别所属工作范围；从管理内容上，包括销售人员、销售计划管理人员、订单档案管理人员、销售部门领导、职能部门领导等，操作权限差别很大，其中又存在复杂的制约关系。销售订单管理人员相对复杂，与销售管理有关的人员种类繁多，使得权限管理相对复杂。
2 药品销售流程再造与信息化营销模式设计
2.1 药品销售流程再造思路 医药商业企业中销售业务都有开始活动、中间运行环节活动、结束活动组成，具有典型的工作流特点。销售管理中除了主要的文档型数据以满足订单的审批、归档、处理流程跟踪管理以外还有为实现销售订单数据查询、统计，提供标准报表、自定义报表等多种格式的报表处理功能的关系型数据的保存与处理。
销售订单管理的工作流特性非常明显。销售订单管理中包括大量的工作流，如：销售订单的分点申报、审批、归档等工作。因此销售流程优化的主要目标应该是以销售为中心，建立销售管理信息数据库，按照市场需求调查市场需求统计制定商品采购计划实现商品采购商品库存商品配送到销售公司商品销售售后跟踪或服务（签订销售合同—采购—入库—库存管理—出库—发运—财务结算）的业务流程，开发销售管理信息系统，将工作流思想融于办公自动化系统中，实现计算机协同工作的表单传递和物流管理，达到销售管理过程的计算机化，包括对物流信息、客户信息的查询显示、统计、分析和业务过程管理等，通过电子商务逐步实现销售业务对外的窗口服务[5]。尤其是能够针对销售管理中重点的订单管理业务，满足其特点需求。
2.2 基于药品销售流程的信息化营销模式 随着信息社会的到来，医药产品营销环境得到了空前的改变。营销环境的变化，实际上是营销的本质发生变化，而营销的本质是营销模式的变化，营销模式是企业经营的灵魂，任何一个企业把产品转化成为商品销售的时候，营销模式起到了关键性的作用。在不断变化的营销环境里，盈利模式的变化将直接关系到企业的生存企业，因此在创造一种赢利模式的时候需要对盈利模式有更加深刻的认识。
目前国内施行的信息化营销模式，完全与世界接轨，这种方式已成为先进的营销主流，这种营销模式就是未来与现在营销模式的发展与走向，如图1所示[6]。
信息化的销售模式应该是基于产品销售的业务流程、计算机硬件技术、软件技术、网络技术、INTERNET技术、通讯技术以及基于产品销售信息的采集、分类、处理和信息的综合运用。产品销售的本质其实是发货、开票、回款的过程，但在每一个环节又都有不同的形式，当产品从供应市场到需求市场直至客户的手中，虽然客观上是物料和资金的流转，但体现为合同、提货单、发票、银行结算等各种信息的单据，信息流自始至终伴随其中。作为信息化的销售模型的设计与实现，就是以产品销售过程为原型，充分运用数据流、数据结构的分析，建立起系统模型。销售流程的信息化再造应以市场的规律和客观存在为依据，反映企业产品的销售活动，即包括产品的销售计划制定、市场策划、制定销售定单、组织发货、催收销售货款的全过程。
3 基于工作流的医药营销管理系统在销售流程再造中的应用
3.1 医药公司营销管理系统模型分析 通常企业的销售管理工作包括制定销售计划和产品报价；开拓市场，维护客户档案信息，建立长期稳定的销售渠道；进行市场销售预测，通过对历史的、现在的销售数据进行分析调查，对未来的市场情况及发展趋势做出推测；根据客户需求的信息，市场预测情况和企业生产情况，编制销售计划；按销售订单组织货源，下达提货单并组织发货；开具销售发票并向客户催收货款；提品售后的各种服务和技术支持；进行销售与市场分析。
根据销售管理的业务流程的分析，针对X药品企业产品销售的具体需求和策略，在对该公司的发货、开票、回款、提成、结算的主要销售业务流程进行深入研究基础之上，提出了如下的销售发货、开票、回款、结算的销售管理软件的模型和数据流图，如图2所示。
企业的销售部门应根据产品市场信息的反馈和公司的发展规划及决策，通过计划模块处理，生成企业年度销售计划和月销售计划，并且提交采购部门组织货源；根据客户资料和订单信息，由客户管理和订单管理生成公司产品的销售订单，并由发货管理模块利用指定产品规格、向指定地点、在指定时间和客户进行发货；应收账管理和费用结算的作用是形成应收明细账和销售过程中的各种费用统计，并且业务员及时催收货款，与此同时生成公司各种销售统计分析报表；根据产品销售合同执行情况，实施销售服务管理和销售分析，进行产品的质量追踪、技术支持服务和新产品开发研究。
3.2 医药公司营销管理系统模型数据库设计 通过对该药品企业的销售管理业务流程和数据流图以及发货业务流程和数据流图的讨论，采用面向对象的方法，构成公司主要销售业务流程的对象实体，可以分成以下几类。以仓库库存为中心的产品物流，完成产品的发货/退货操作；以销售发票形成的往来账务，完成发票的登记形成票帐；以销售回款形成的资金流，完成产品的经营结算以及各市场、客户、业务员销售费用的核算；所有的这些对象都继承了称之为基础类上的某些特性，而且每一类对象的属性和行为结合成一个独立的单位，便于把数据和实现操作的代码集中放在对象内部，实现了较好的封装，可以得出如下的对象模型，如图3所示。
在公司实现销售管理业务的过程中，发货/开票/回款之间的关系是L：N：M（L、N、M为整数）多对多的对应关系。以销售业务为主线进行数据库的设计，建立产品结构信息、业务员信息、客户信息等为系统的基础数据部分，每一业务功能都相应与主要数据相适用。在设计数据库的结构时，分别创建发货、开票、回款的数据表，便于销售管理的发货、开票、回款分类统计；在发货记录表、开票记录表、回款记录表中，通过关键值发货单号（FHDSN）、开票流水号（KPSN）、发票号（FPH）、回款流水号（HKSN）等参数，使得3个主要数据表形成关联性，使得销售管理系统中的帐龄分析、发出商品统计分析等功能较方便地实现。
整个销售管理信息系统数据将存贮在服务器上的SQL Server数据库中。销售管理信息系统数据的核心内容为产品信息、客户信息、部门信息、合同信息。数据结构示意图，如图4所示。
产品信息数据表：用于存储产品的属性数据（编号、名称、价格、状态、数量等）。
客户信息数据表：用于存储客户属性数据（编号、名称、电话、地址等）。
员工信息数据表：用于存储员工属性数据（编号、名称、职务、所属部门编号、职能等）。
部门信息数据表：存储销售服务中心各部门、子公司和驻外销售中心属性数据（编号、名称、地址、联系电话、负责人、销售项目等）。
销售信息数据表：存储销售产品属性（项目编号、名
称、客户编号、数量、产品编号等）。
合同信息数据表：存储合同属性数据（合同编号、名
称、客户编号、产品编号、合同完成情况、期限等）。
3.3 营销管理系统模型中的工作流运行控制 在完成了过程模型的定义后，所生成的工作流模型将由工作流执行服务软件进行实例创建并控制其执行过程。工作流执行服务对使用工作流模型描述的过程进行初始化、调度和监控，在需要人工介入的场合完成计算机应用软件与操作人员的交互。这样，工作流执行服务实现了在模型中定义的经营过程与现实世界中实际过程之间的连接。实现这个连接的核心功能是工作流管理软件，整个系统是一个由异构分布工作流管理软件构成的工作流执行服务环境。其中工作流管理系统主要是对系统工作流程和信息流进行调控，按照管理规程和规则，实现信息的路由（Route），并对工作过程和进度进行控制。实际上是现有流程和信息传输控制部分，主要控制办公自动化系统的过程调用和信息传输。办公自动化系统为工作人员日常办公提供各种信息处理工具，主要是文档、表格的录入、修改、查询检索、统计分析、输出（屏幕显示、打印输出）等处理，属传统的MIS的范畴。信息系统是将销售管理有关信息通过大屏幕、触摸查询和Internet方式向公众。