对大型公立医院药品内部控制实施的几点思考

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[摘要] 医院药品内部会计控制与管理控制共同组成了药品内部控制的重要内容,建立以会计为中心,覆盖医院药品经营管理各环节的医院药品内部控制体系。现从医院药品招标采购、药品收入、药品结存等业务流程的内部控制,阐述大型公立医院药品内部控制实施的具体意见。

[关键词] 招标采购;药品收入;药品结存;药品内部控制

[中图分类号] F063.1[文献标识码] C [文章编号] 1673-7210(2010)06(a)-170-02

药品的储备和周转是医院资金运转的重要组成部分,目前,医院药品的销售占药品销售市场的80%以上,同时三甲医院的药品收入最高可以达到医院业务收入的45%。因此,确保医院药品购销调存的内部控制管理工作的合理性意义重大。

1 医院药品招标采购工作是药品内部控制管理的起点

内部控制制度的执行情况可以体现一个医院的经营管理水准,而招标制度的执行结果直接影响医院药品总体收费水平的高低,也关系到政府对公众利益的保障程度。因此,医院药品招标采购制度是医院药品内部控制制度的核心。通过强化医院药品招标采购执行情况的监督机制,针对可能存在的问题设立《评标委员会廉政准则》、《评标工作纪律》、《评标工作职责》,为确保监督制度的落实,对医院药品采购建立严格的授权批准制度,明确审批人对药品采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,严格遵循“不相容职务相互分离控制”的要求,对询价与确定供应商等不相容的职务予以分离。对于临床科室临时采购的药品,实行科室民主评议小组集体签注意见,院药事委员会审核批准,药学部执行采购并备案采购意见,将整个采购过程在医院公共信息平台上挂网公示:列示病区、药品规格生产厂家、采购数量、适应证,并明确一次采购数量,不得连续采购。对于日常采购计划实行执行前审核、执行后对照检查的全程监督制度。医院药品采购控制关键点:①采购计划的编制,实行药品费用总额预算控制;②入库验收;③定期盘点;④药品付款计划的编制;⑤对采购药品品规和价格的核准。

2 医院药品收入的内部控制工作

2.1 加强医院药品收入的内部控制

加强货币资金控制,建立货币资金业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,实行药品的付款计划编制和执行岗位的分离。建立健全医院内部收入控制制度,避免差错、舞弊行为的发生:在票据管理上,财务科应派专人负责各种发票的保管、发放和收回,建立票据使用登记簿。收费人员领用发票时应在登记簿上签字,待发票使用完交回时,票据管理人员应首先审核发票的使用情况,检查票据号码是否连续,款项是否已经及时足额上缴,然后在登记簿上注销。在现金管理上,成立核查小组,定期或不定期盘查医院收费处现金库存,检查是否做到日清月结,是否账实相符。在账务管理上,记账人员、稽核人员、会计档案保管人员应分工负责,药品会计应检查账簿记录是否真实准确,是否有漏收现象发生。在计算机管理上,由系统管理人员给每个人设置操作权限,收费人员在操作时应设置密码,并且保管好自己的密码,防止他人盗用。

利用医院内部网络的优势,减少漏费的发生,由挂号人员先输入患者的姓名、年龄、单位等基本资料,收费处通过患者的挂号信息进行收费,患者凭交费票据去门诊药房取药。出住院结算中心和临床医疗科室进行计算机联网,使临床医疗科室和住院处对患者在院期间发生的一切费用都能动态地掌握。

各相关科室互相配合,减少医疗欠费。从多年的工作实践中发现,减少欠费不仅要加强各科室间的互相配合,而且要建立奖惩管理制度,调动职工的积极性。临床科室医护人员录入患者费用时,若发现预收的押金不足时应在查房或治疗时及时通知患者,这样既可以配合结账时做好收费工作,又不耽误患者的及时治疗,提高工作人员的责任心,同时,建立相应的奖惩制度,将欠费额与临床科室劳务报酬挂钩,调动大家的积极性。住院处应及时通报病区患者的欠费情况,每天给患者送达“一日清单”。待患者余款不多时,及时发催款通知单,催促患者补交住院费用。派专人负责清理欠费,建立应收医疗款登记簿,清欠人员应以那些欠费金额大或信用品质较差的患者作为催收的重点,对欠费期限较长、确实无法收回的医疗款报医院领导批准后再转作坏账处理。

2.2 控制医院药品的合理费用

首先,对于医院药品目录的采购价格要严格执行招标采购制度,实行政府招标网上统一定价。今年政府深入推进基层医疗卫生机构的综合改革,加大投入,完善补偿机制,逐步实行药品零差率销售,新的医院会计制度(意见稿)取消了“药品进销差价”会计科目,今后医院药品价格将逐步实行“平进平出”。日常药品的价格控制工作中,实行药品物价的专职负责制度,对于每一项药品价格的变动都需要有调价依据,并且实行药品调价一次到位,减少医院药品价格的波动。同时,医院还要执行药品用量的总额预算控制,具体有以下几个方面,①医院药品数量控制指标:门诊药品费用=门诊人次×每门诊人次药品费用,出院药品费用=出院人次×住院患者平均住院床日×每住院床日药品费用,医院可以通过减少住院患者平均住院床日和每住院床日药品费用以及减少每门诊人次药品费用三个指标控制药品费用。②实行对医生的药品用量的预算控制。按每个医生的年平均工作量确定医生的药品预算费用,对医生处方实行预算控制。③按照临床路径的管理模式,可以尝试单病种成本测算的方式,政府组织建立适宜的病种医药费用标准体系,以此考核和控制药品费用的合理性,在DRGs管理环境下,医院通过药品差价获取的收入就必须和DRGs的收益、成本进行比较,药品可能从主要收入变成巨大的成本。医院会权衡利弊,把药品治疗费用掌握在一定的程度之内。④还可以通过医疗质量管理控制药品费用,实行处方合理用药的点评制度,我院科室药品超量扣罚比例公式是:(门诊人均收费×药品比例-门诊人均收费基数×门诊药品比例基数)×门诊人次×30%+(住院人均收费×药品比例-住院人均收费基数×住院药品比例基数)×住院人数×30%。

3 医院药品结存的内部控制

根据医院财务制度,医院药品实行“金额管理,数量统计,实耗实销”的原则。“金额管理”是指对药库药品的收、发、存和药房药品的进、销、存都是以零售价进行核算。“数量统计”是指对药库药品的收、发、存和药房药品的进、销、存都按数量进行统计。“实耗实销”是指药房必须根据实际销售、消耗的药品金额向财务部门报销、核算,会计按照药品的实际消耗数列报支出,不得以领代报或以存定销。医院药品实物的结存盘点分为两部分:药库盘点和药房盘点,因为药库收发药品都是批次作业,只要严格按照一般业务流程执行,期末盘存的账实相符率都可以达到100%,这里重点讨论药房药品实物的账实相符率。根据医院药品会计制度,医院药品应该实行永续盘存制,目前,由于种种方面的因素,如何做到这项管理要求,具有非常重要的实际意义。在管理策略上来讲,对药品进行分类管理。对药品进行ABC分类:品种数量少、金额巨大的作为A类药品管理,此类药品管理不善将给医院造成极大的损失;对品种数量较多、金额微小的作为B类;品种数量繁多、价值金额却很小的作为C类。对药品的管理分清主次,采取相应的对策进行有效的管理和控制。对A、B两类药品可以分别按品种、类别进行管理,对C类药品按金额管理即可。从管理手段上来看,首先,医院药房应该设置药房药品明细账册的管理,对药品出入库数量、金额进行分类管理,建立盘点清册;其次,实行药品动态盘点工作,日常工作中要注重维护计算机系统运行的稳定性,在药品库存数量的计算程序设计上要体现永续盘存制的逻辑关系,个别情况下也不能完全依赖系统数据,注意药品财务月报表的期末期初余额的跨月度前后衔接,发现问题及时和系统员沟通,这将会进一步提高准确率和工作效率,当然,这是一条很重要的工作经验,需要积累;再者,要执行医院收费处药品收入和药房发出药品的处方金额的核对工作;最后,要严格限制药房药品的非正常退换现象,完善患者退药手续。综合以上几点因素,医院药房药品实行永续盘存制度应该是不难做到的。

[参考文献]

[1]谷郁.加强医院药品内部控制与管理[J].临床合理用药,2009,2(11):81-82.

[2]葛继红,邓凤祥.关于医院药品招标采购内部控制执行情况的几点思考[J].中国医疗前沿,2008,3(22):37-38.

(收稿日期:2010-03-01)