企业内部控制制度浅析
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摘要:内部控制有着悠久的历史,其内容的丰富和发展,则基于规模日益庞大的企业对加强管理,对外满足社会需要以及理论研究的不断深入。本文阐述了部控制制度存在的问题,提出了控制度应遵循的原则及强化控制度的建议。
关键词:内部控制制度;遵循原则;建议
一、概述
内部控制制度就是指企业为保证业务活动的有序进行、确保资产的安全完整、防止欺诈和舞弊行为、实现经营管理目标等而制定和实施的一系列具有控制职能的方法、措施和程序。良好的内部控制能够保全资产安全完整、保证会计记录正确可靠,增加盈利和减少不必要的开支;规避风险、防错防弊,保证授权职责明确并被认真履行;保证管理者履行其法律责任以及降低审计费用川。因此,企业内部控制制度的制定和完善对于一个企业的发展起着十分重要的作用。
内部控制是一个单位内部的管理控制系统,它涵盖单位内部的各项经济业务、各个部门和各个岗位,内部控制应当符合国家的法律、法规和本单位的实际情况,内部控制应当保证单位内部机构、岗位及其职责权限的合理设置和分工,坚持不相容职务互相分离,确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督。
二、企业内部控制制度存在的问题
1、企业内部控制制度自身不完善
会计信息失真。近年来,由于企业会计工作比较混乱,核算不实造成信息失真现象尤为严重,人为捏造会计事实、篡改会计数据、设置帐外帐、乱挤乱摊成本、隐瞒或虚报收入和利润的现象时有发生。会计基础工作缺乏一贯性、完整性。会计人员岗位分工中的“内部牵制”原则得不到真正的落实;会计凭证的填制缺乏合理有效的原始凭证支持;资产不清、债务不实等等都使会计信息失真。
2、企业内部控制制度运行失效
以商场存货管理为例,存货管理不当造成的商品损耗可分为正常损耗和管理损耗。造成管理损耗的原因有很多,如:①盘点不精确库存产生差异;破包破损未及时处理等。②收货管理不严,出入时厂商带走商品;没有安全操作,损坏商品;③客服原因,比如对不该接受的退货做接收,而又不能原价售出;提货区发错货等。④前台收银原因,比如收银员打错编码、打错零售价、私吞现金、退换折数换算错误等。⑤商品采购原因,比如商品销路不对,造成积压,退货积压过多有可能造成商品的损耗。
3、费用支出失控,潜在危险增加
如企业在业务活动经费的管理中往往就存在着较大的管理漏洞,对业务招待费的范围无明确规定,更无约束监督机制,造成了严重的挥霍浪费现象,再如有的企业对应收帐款、库存物资的内部控制管理薄弱,有的制度本身就不合理、不健全,有的虽然有制度,但在实际工作中却是各行其是,制度形同虚设。
4、违法违纪现象时常发生。
如有的企业主管领导、业务经办人员、财务人员利用内控不严的漏洞大量收受贿赂、贪污公款、挪用、盗窃资金。表明企业的内控制度在他们眼里已是废纸一张,没有什么约束力可言。
三、完善企业内部控制制度应遵循的原则
内部控制是一项与实践联系紧密的管理手段。在具体设计内部控制时不能闭门造车,也不能生搬硬套,而是应当针对具体问题具体分析,制定一套真正符合企业发展实际的内部控制制度。因此,完善企业内部控制制度应遵循以下原则:
1、合规合法合理性原则
内部会计控制制度应在国家宏观控制与指导下进行,并和宏观控制制度协调一致。因此,企业在建立维护以及修汀其内部会计控制时,一定要遵循党和国家的各项方针政策,符合有关法律法规的要求,这也是任何企业建立一切内部控制的基本前提。当然,各单位在法律法规的指导下,还应该根据其业务特点,制定符合其实际情况的内部控制制度。
2、相互牵制原则
就是说一项完整的经济业务活动,必须经过具有互相制约关系的两个或两个以上的控制环节方能完成。即在横向关系上,至少由彼此独立的两个部门或人员办理以使该部门或人员的工作受另一个部门或人员的监督。在纵向关系上,至少经过互不隶属的两个或两个以上的岗位或环节,以使下级受上级监督,上级受下级牵制。
3、协调配合原则
协调配合原则是相互牵制原则的深化和补充。贯彻这一原则,尤其要避免只管牵制而不顾办事效率的机械做法,而必须做到既相互牵制又相互协调,从而在保证质量、提高效率的前提下完成经营任务。
4、成本效益原则
在内部会计控制中贯彻成本效益原则,就是要求企业必须运用科学化的经营管理方法以降低成本,提高经济效益,力争以最小的控制或管理成本获取最大的经济效益。简而言之,实施内部控制所花费的代价不能超过因此而获得的效益。这就要求我们在设计内部控制制度时,一要实行有选择的控制,要正确而精心地选择控制点,太多则不经济,太少则会失去控制制度的有效性。二是要努力降低控制的各种耗费,不应过于强调其严密性和完整性,应尽量精简机构和人员,改进控制方法和手段,减少过繁的手续和程序,避免重复劳动,使企业能因工作简化和效率提高而节省费用。
5、程式定位原则
这项原则是指企业应该按照经济业务的性质和功能将其经营管理活动划分为若干具体工作岗位,并根据岗位性质相应的赋予工作任务和职责权限,规定操作规程和处理手续,明确纪律规则和检查标准,充分做到职、责、权、利相结合。
四、强化企业内部控制的几点建议
1、完善企业的控制环境
控制环境是指对建立、加强或削弱特定政策、程序及其效率产生影响的各种因素。它是一种氛围,塑造企业文化,影响企业员工的控制意识,影响企业内部各成员实施控制的自觉性,决定其他控制要素能否发挥作用,是内部控制各要素作用的基础。控制环境直接影响到企业内部控制的贯彻和执行以及企业经营目标及整体战略目标的实现。
1)提高企业管理者及会计人员的素质
管理者的素质直接影响到企业的行为,进而影响到企业内部控制的效率和效果。如果一个企业管理者素质低下,会引起公司管理不善,公司内部混乱甚至,做出错误决策。此外,会计资料是否真实可靠,国家财经法规政策是否贯彻执行,很大程度上取决于会计人员的素质。因此,加强企业管理者及会计人员的素质关系企业的命脉,对于一个企业的发展前景起着决定性的作用。
2)注重企业文化的培养与优化
企业文化是随着现代工业文明的发展,企业组织在一定的民族文化传统中逐步形成的具有本企业特征的基本信念、价值观念、道德观念、规章制度、生活方式、人文环境以及与此相适应的思维方式和行为方式的总和。企业文化往往是一种无形的力量,它具有一种很强的凝聚力,影响企业内部员工的思维方式和行为方式。不仅可以促进企业的发展,阻止企业的衰败,同时还可以推进企业走出困境。
3)完善人力资源政策
一个企业的人力资源政策直接影响到企业中每一个人的业绩和表现。良好的人力资源政策,对培养企业的员工,提高企业员工的素质,更好地贯彻和执行内部控制有很大的帮助。
2、进行有效的控制活动
首先,人员的控制是十分重要的,职务分离制度是现代企业内部控制的基本要求,其前提是建立岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保不相容职务相互分离、制约和监督。职务分离制度设计的宗旨是不得由一人办理一项经济业务的全过程,应该分由两人以上担任以便相互核对、相互牵制,防止产生漏洞。授权批准职务与执行业务相分离;业务经办职务与审核监督职务相分离;业务经办职务与会计记录相分离;财务保管职务与会计记录相分离;业务经办职务与财产保管职务相分离。
其次,对于票据的记录与资产接触的控制也具有很重要的意义。票据是证明交易发生的证据。我们应对所有的票据进行预先编号,所有作废的票据都应妥善保管,以防止交易漏记或重复记录现象,保证全部收入、结算款项等能够及时准确人账。为确保财产的安全完整,企业应采取的具体控制措施是:①建立即刻记账制度,以防止因时间的拖延而造成的疏漏和弊端。②建立存货永续盘存制度。为及时掌握资产增减变动情况和余额提供可靠依据,以便加强企业财产物资的管理,③建立定期盘点制度。对盘盈、盘亏的资产应分析原因,查明责任并完善相关制度。
最后,要保证内部控制制度的有效运行,必须进行定期或不定期的审计控制。审计控制制度的建立是评价企业内部控制制度健全与否、执行程度如何的主要手段,企业可根据自身的管理需要实施定期或不定期的审计。既可实施内部审计控制也可实施外部审计控制。
五、结论
完善的内部控制制度为企业实现管理目标提供了强有力的保证。要在激烈的市场竞争中立于不败之地,必须建立严密完善的控制系统,严格科学的管理制度,有效畅通的运行机制,只有这样才能保证经营目标的实现。