论高校学生档案检索工作的完善

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我国现有在校大学生二千多万，每年毕业数百万。高校学生档案检索工作不容小视，它不仅直接反映一个学校的管理水平和培育质量，也关系学生今后的发展。因此，客观分析我国高校学生档案检索工作现状，就一些普遍存在的问题提出有针对性的解决思路，是一件颇有意义的事情。

一、高校学生档案检索工作的现状分析

高校学生档案检索分为电子检索和手工检索两种方式。电子档案采取的是电子检索，纸质档案则一般采取手工检索。目前，高校学生档案检索工作虽然整体上是平稳、协调的，基本能满足高校、学生和社会的需要，但也存在诸多不足，主要表现在以下几个方面：

1.电子检索方面。电子

档案多用盘带目录，每个软盘、磁带、光盘都要按库房中排列顺序编号，编写标题简要说明各自存储的内容或年代跨度。盘带标题按序号汇集起来，编成盘带目录。首先，就电子档案硬件而言：电子档案系统服务器无法同时为大量用户服务，档案信息难以适应社会档案信息利用需求[1]。高校学生众多，信息量大，电子档案系统更是面临严峻考验，电脑硬件级别不够，档案检索系统落后，都会制约档案检索的发展，为教务人员带来工作上的不便。其次，就电子档案软件而言：检索工具没有统一编制要求。[2]案卷目录和全引目录随学生档案一并进入高校档案馆，由各高校自己编制。由于没有统一的编制要求，在全引目录上，有的高校写档号，有的写保管期限，特别是当标引不统一时，学生档案查找起来非常困难。而且，在案卷目录上，也存在重复、交叉现象。

2.手工检索方面。随着时间发展，各高校学生纸质档案越来越多，不仅增加了储存面积，而且由于纸质档案易燃、易湿、易丢，档案的安全性也受到威胁。同时，档案数量的逐年增多，导致档案检索越来越麻烦。

二、完善高校学生档案检索工作的基本对策

1.电子检索工作的完善。随着经济全球化、信息化与数字化的发展，越来越多的纸质档案被扫描成电子版本存储在数据库中。电子检索也成为高校学生档案检索的主要发展方向。各高校完善电子检索工作可以从以下几个方面入手：

（1）完善硬件设备，制定学生档案存储光盘管理方案。将DVD-ROM/RAM档案存储检索系统引进到高校档案管理中，它是专门用于对各种档案资料进行存储备份、检索查阅的系统。首先，建立电子学生资料库。档案管理员可以对原始数据资料进行扫描备份，刻录成光盘存放于DVD-ROM/RAM光盘库中，用户可利用网络很方便地检索查阅数据资料。此设备光盘库的容量大，换盘速度快，支持跨盘检索，支持网络无缝数据刻录（可同时支持六台刻录机），内部组件模块化设计，内置错误诊断系统，机械手自动加载盘片，自动翻面，可读取双面盘片，是网络时代学生档案检索的理想存储设备。

（2）统一编制学生档案专门检索工具。档案检索工具一般由说明、目录、主体部分、简图或示意图、档案管理特征（档案名称、档案号、密级、保管期限、归档日期、存放点等）的标注和附录等构成。使用方便、实用性强是衡量检索工具编制好坏的标准之一，也是编制档案检索工具的要求之一。检索工具要灵活、全面、准确、方便，它要求项目的设置要实用、文字简明扼要、结构合理、易于操作。全国高校学生众多，院系专业设置繁杂，文理研究方向不同，应根据学生档案的要求以及档案的外部特征，编制一套专门的学生档案检索工具。

（3）重视主题词的提炼。按照检索要求分类，档案检索分为强相关检索和弱相关检索。强相关检索强调检索的准确性，提供高度对口信息检索，弱相关检索强调检索的全面性，提供完善信息检索。不论是何种检索，在信息检索领域中，关键词检索是重中之重，特别是著录的标引主题词。主题词标引不规范、不准确，标引的随意性和主题词缺失等问题的存在，给档案检索带来很大的困难。在高校学生档案中，姓名、入学年级无疑是较为重要的信息点。除此之外，部分学生的特有名词也很重要，这就需要档案工作者认真阅读学生档案，从中挖掘亮点。对此，档案馆可以加强审核与控制，在关键词录入的时候可实行三审制严格把关，同时加强工作人员主题词标引技能的培训，拓宽他们的知识面与专业技能，鼓励他们成为高素质的档案检索人员。[4]

（4）完善检索数据库和选项卡，实行“纵横分类法”。横向划分：按专业班级不同（授课教师不同），输入专业班级即可完成查找；按身份不同，各高校学生众多，学生的身份也很多，在档案检索时可以设置不同的选项卡，比如“校级学生干部”、“院级学生干部”、“班级干部”等；按学生地域（省份）不同：东北、华北、西北等；按学生类别不同：毕业生、研究生、在校生等。纵向划分：按入学（毕业）年份、学习成绩排名等。

（5）档案检索打开方式设置为只读，不得随意篡改学生档案。在学生档案打开后，检索人往往会根据自身需要查阅相关资料，有时会因为键盘不注意误删几个字，或有意更改学生档案。针对这种状况，可将档案检索方式设为只读状态，只可以看，不可以更改。这样，既阅读了学生档案，又能保证档案不被篡改，保证了学生与学校双方的权益。

2.手工检索工作的完善。手工检索的一个基本用途是提供利用档案阅览服务，但纸质档案的查检是直接提供档案，这样会加速档案受损程度。而且，纸质档案还承担外界服务功能。所以，这种方式的查检不利于档案原件的保护，甚至有可能造成原件的丢失，以至带来不必要的麻烦。高校学生纸质档案的查检同样存在类似的问题。为了有效克服纸质档案查检的这种弊端，使高校学生档案管理更加科学化，可以参考借鉴以下方法：

（1）规范案卷目录。高校学生信息繁杂，档案目录应有规整统一的要求，要包含序号、学号、姓名、性别、出生年月、入学年份、所在学院、专业班级、每学期学籍成绩、奖惩情况等。

（2）通过细节管理提高查全率、查准率。高校学生会随着时间增长越来越多，纸质档案也会随之增多，纸质档案堆砌了大大小小的档案室书柜、抽屉。[5]工作中需要档案管理人员细心、耐心地整理分类，避免出错。同时，由于纸质档案易燃易潮易腐，高校档案管理单位要做好防火防潮防虫措施。

三、妥善处理好高校学生档案检索的相关问题

1.实现电子检索与手工检索同步进行。高校学生档案数目庞大，需要制定系统的检索方案才能更好地开展档案利用工作，实现档案信息的价值。在电子档案和纸质档案检索分别实现合理运作的同时，也要注重电子检索与手工检索同步进行，不能脱节。如制定学生文件材料归档范围和保管期限表，进行编号、排列、上架，利用档案管理软件对所有普查的学生档案建立电子档案数据库，实现计算机与纸质案卷目录同时检索。

2.做好学生档案数据备份。为确保高校学生档案检索工作的正常运行，就要保护好档案数据安全。档案的损坏和丢失不仅给学校带来严重的资料损失，更给即将毕业的学生和已经毕业的学生带来无穷的麻烦后患。因此，建立完善可靠的档案备份系统至关重要。在部分数据丢失或损坏时，备份文件可以及时弥补系统故障，保全学生信息存档。

3.确保学生个人隐私不受侵犯。学生档案是学生个人的隐私，受法律保护，除了相关工作人员，不是任何人都有访问的机会。这就需要在学生档案检索中设置一个隐私防护系统，可以是相关问题回答，也可以是密码通道，以保证个人隐私不受侵犯和泄漏。

4.加强档案检索细节管理。高校学生档案的细节管理包括电子检索工具、电子档案录入、手工档案页码、工作人员服务等多个方面工作的精细化。工作人员主要包括操作员、标引员、维护员等，一定要各司其职，不要认为只是简单地整理电脑就没事了。从档案的接收、立卷、整理、保存、维护、开发（包括电子化）、利用等方面都要细心完善。

5.重视学生档案部门的管理与发展。首先，将档案检索系统的硬件设备纳入到校园信息化建设的总体规划与预算中，通过财务审批筹备资金，将硬件设备予以完善。其次，积极组织工作人员专业技能培训，特别是一些软件系统的操作，以提高工作人员业务素质，提高档案管理工作质量。再次，充分发挥档案检索人员的积极性、主动性、创造性，努力提高其知识水平和管理能力。

参考文献：

[1]钟立扬.政府信息公开背景下信息检索的应对策略.现代营销2012（8）.

[2]李明平展群.档案检索工具存在的问题及对策.山东档案1999（4）.

[3]彭栋霞.高校档案工作的现状与改进政策.湘潭师范学院学报2002（6）.

[4]李喜萍.试论主题词标引在公文与档案检索中的作用及其对检索的影响.档案学研究2009（2）.

[5]何瑞金李淑君.细节管理与高校档案利用工作.兰台世界2010（10）.

（作者单位：湖南广播电视大学）