“换位思考”和“读者中心”在商务写作中的应用
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【摘 要】成功的商务交流中，关键点在于让读者感到自己是最重要的。为此，我们应当做到，在每个商务便签，每封商务信函，每封商务邮件，每个商务电话及其他所有的商务联系中，站在对方角度看问题，其实在感受的最重要的是读者自己。
在大部分商务活动中，双方都有得有失。所以在商务信函的写作中，注重对方的利益得失将很好的体现我们是从对方的角度考虑问题的，这样对方就不会感到有威胁，能更好的做出反映，因为他们觉得我们满足了他们的需求。这就是you attitude的基本思想，即“你放态度”“换位思考”。
在成功的商务交流中，关键点在于让读者感到自己是最重要的。为此，我们应当做到，在每个商务便签，每封商务信函，每封商务邮件，每个商务电话及其他所有的上午联系中，咱在对方角度看问题，让其实在感受的最终的是读者自己。
而事实上，对方的重要性也是毋庸质疑的。试想，如果没有合作伙伴的努力工作，与我们一同完成每项项目，我们怎样达成最终的目标? 再试想，如果没有消费者和客户，谁来购买我们的产品和服务呢？而且你可知道这样一个真理：满意的客户将会向5个朋友宣传我们，而不满意的则会向10个朋友抱怨我们的缺点，试想，失去了这些客户，我们那什么来维持公司运转，又那什么来养家糊口呢？
从对方的角度和利益出发，尊重贸易对象，可以使传递的信息更加友善，使沟通更具说服力、更专业且富有亲和力和人情味，有益于树立良好的商业信誉。
那么具体来说，我们要怎样在商务写作中做到换位思考，要注意哪些问题呢？本文将结合实例说明“换位思考”在商务写作中的应用。
总的来说，“换位思考”主要包括一下几点：①从对方角度看待问题；②注重对方利益；③换位思考必须是积极的；④注意保护对方的自尊；⑤文字表达应当是欣赏而非贬低对方；⑥符合人的天性。
一、从对方角度看问题
（1）关注读者接受的信息和我们能为他们做的，而非我们已经做了的。不要完全回避“我”或“我们”的表达，但要注意弱化。
读者对自己的兴趣大过对我们公司的兴趣，而这并不是一个弊端，相反，我们可以利用这一点。试想：如果你收到一家商店的信函，你会考虑自己的钱如何能使这家商店增加营业额或对股东的吸引力么？当然不会，作为一个消费者，你只会考虑这家店的商品或服务能否帮你达到你的目的。
（2）在备忘录或商务信函中，不要以“我”或“我们”开头。
在商务信函中要做到换位思考的一个关键点就是，不要以“我”或“我们”开头。当你这样开头时，你就是在告诉读者他们不是最重要的人，而你们公司才是。这样显然不会博得好感。
二、注重对方利益（即对方如何从与我们的合作中获利）
（1）在商务写作中强调对方的利益，可以说服他们按我们的要求去做，可以告诉他们可以获得怎样的积极效益（经济上、心理上、身体上和精神上）
（2）除了哀悼的或恭贺之外，不要表达别的感受。我们可能认为自己非常亲密和礼貌，但是读者的感受仍然是只关注“我”和“我们”。
三、换位思考必须是积极的
积极意味着告知对方我们能做什么而非做不到什么。在商务信函中，我们将说服对方我们深知我们能做什么并且擅长什么。我们要表现的坚决和确定。
（1）注重我们能做到的。
（2）当必须消极的时候，尽量将消极减到最低，注意用词的巧妙委婉。
（3）关注可选项。如果要给出消极选项，应同时给出可替换的选项。
四、换位思考注重保护读者的自尊。
（1）当对读者做出批评时，避免使用“你”。而是使用多使用客观表达和被动语态来避免指责。关注如何解决问题，而非问题本身。
（2）当限制对方的自由时，避免使用“你”，而是谈论对方所属的群体。
五、文字表达应当是欣赏而非贬低对方
（1）不能有侮辱性语言（就算出于无意）。
（2）不能暗示他们是在撒谎（就算你是委婉的表达的）。
（3）不要暗示他们在抱怨。
（4）避免责备他们。
（5）避免下达最后通牒。
六、符合人的天性
美国有位著名的教授，他在课上经常说：作为买方，你可以用自己的语言，而作为卖方，你则需要使用对方的语言。如果我们要想对方按我们的想法去做，我们就应当使用他们的语言，以他们理解的方式，让他们看到自己能在此中获得什么利益。理解人的天性将有利于使的我们的信息更加人性化。
（1）人们是以自我为中心的。自我中心不以为着自私或自我，而是人们希望知道自己能从与我们的生意中获得什么。当人们受到信函时，他的问题是：这是什么和为什么是我。
（2）人们有自我防护意识。换而言之，人们对于承诺都是抱有怀疑态度的，他们会下意识的拒绝即使是最好的评价。他们认为这些是人身攻击，例如，学生有时就会将老师的批注认为是对他的批评。
（3）人是不完美的。人们都会犯错，但是人们不喜欢他们的错误被指出。我们应当注重如何解决问题。
（4）人们有具体的目标。人的天性决定了人想知道自己能具体得到什么和会发生什么。尝试回答每个问题、提供样品、认真给出对方具体的目标。尽管有时给出的目录会很繁琐，但是因为对方需要这样的信息。
（5）人们期待并理应礼貌对待。想象一种大家都希望得到的服务：当我们走进一家商店，我们希望售货员注意到我们，让我们觉得自己的生意很重要，当我们给别人发邮件或打电话时， 我们希望对方立即回复。
（6）人们需要他人肯定自己的成就。人们都知道日复一日工作的辛苦，但我们常常是听到对自己工作的批评，而认真工作却没能被肯定让人气馁。我们都需要被赞赏。