协同管理可以“染绿”工作

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一方面以刚性流程加强控制保证效果,另一方面柔性流程方便部门之间、地域之间形成自由协同,为内部沟通提供良好的环境

在中国的企业内,有一些现象是被大家熟视无睹的:制度和执行两张皮,审批过程漫长、艰辛,日常办公纸张浪费严重,差旅费用成为企业成本的重要支出……如果任由这些现象继续下去,组织的绿色、高效发展将很难实现。怎么才能低成本地改变目前现状?这些与组织行为学有关的内容通过什么手段才能彻底解决?

中国在1990年到2005年间已经把单位国内生产总值的碳强度降低了46%,并承诺到2020年在2005年的水平上再降低40%到45%,由此中国成为世界上减排努力最大的国家。中国的各级政府组织和多种企业组织如何适应新的形势?如何借助新的形势实现更好更快的发展?这成为考量每一个组织的现实问题!

不久前,中国软件行业协会财务与管理软件分会、北京致远协创软件有限公司等发起成立的“绿色工作行动联盟”,致力于推动降低污染、减少浪费的绿色工作,推动简洁、高效的绿色人际沟通协作模式。

信息化时代,协同管理软件适时而生。协同管理软件不论在信息化建设的任何一个阶段都可以发挥重要的作用。尤其是在扩展应用阶段,跨部门的流程应用和支持业务运营的决策更是协同管理软件的长项。

以协同管理软件的龙头企业致远协创为例,其协同软件的“二元化工作流”模式,一方面以刚性流程加强控制保证效果,另一方面柔性流程方便部门之间、地域之间形成自由协同,为内部沟通提供良好的环境。而且刚性流程的逐级审批制,在线决策的效率和效果都能够得到保障。

中粮食品营销有限公司为中粮集团旗下中国食品(HK0506)的全资子公司,负责“福临门”等系列厨房食品的营销推广和全国渠道销售。每到节假日食用油的销售高峰,各地促销申请的传真就像雪片样传来,由于各地区情况不同,营销政策差异很大,营销政策的审批是一项繁重的工作。过去全部靠传真进行,为了处理大量的促销审批单据,中粮营销专门安排了多人处理,但仍需一周左右的时间才能完成审批。严重限制了企业的发展。

通过多方考察,最终中粮营销决定上马一套协同软件。使用协同软件后,中粮营销变传统的传真方式为IT协同方式,建立了200余张各种类型的表单,快速清晰地实现了从方案预算、单笔审批流、编号进入ERP、发货、方案执行、核销、反馈的全流程信息化处理,辅助决策的同时获得了良好的收益。

这种积极的应用使中粮营销协同软件上线并发数稳定在并发总数的95%以上。协同软件的使用,让中粮营销彻底放弃了之前传真审批方式。对各种促销申请的审批在2个小时内就能完成。使企业能够及时掌握市场现状,做出快速反应,赢得市场先机。目前福临门食用油在国内的小包装成品油消费市场中的占有率位居第二,处于市场追赶者的地位。这种快速反应能力就显得尤为重要了。

邢台钢铁作为全国知名的高端线材生产企业,拥有包括财务部、销售部、炼钢厂、焦化厂、实业公司、物业公司以及北京科技中心在内的近30个部门,分、子公司,规模大、面积广。目前采用集团化的集中管控管理模式。这种紧密的管理模式,使得邢钢在管理上获得管控能力提升的同时,也为部门间的沟通与协作、信息传递、各种审批、签字以及公司制度、文件的传达等带来了一定难度。

当一部门需要就某事项进行审批,需要从分厂领导到邢钢公司领导的层层审批、签字,光花费在送审批材料上的时间就不少,而且碰到领导出差,则整个审批事项就要暂停下来,一个事项走完全部的审批流程,往往会花一周、二周甚至更长的时间。像邢钢这样管理比较规范的企业,每年会新产生上百个制度文件,连带之前已经建立的制度文件和如此多的部门,如果没有更好的解决方案,邢钢的领导将会每天被需要审批的单据给淹没。而从管理信息化角度来看,这些组织管理中的审批、沟通等管理难题,单通过邢钢已上马的ERP、CRM、HR、内网、企业邮箱以及原有的OA系统等工具是无法及时有效解决的。

经过考察,协同软件可以有效解决当时的难题。邢钢在选择上马协同软件时没有贪大求全。先选择了行政办公、财务、HR、生产管理、供应链管理等企业急需也最能体现协同办公优势的点来着手,共设计了300余个模板和流程。经过半年多时间的积累、酝酿和发展,邢钢IT系统中的协同流程数量急剧增长。目前基本覆盖了组织管理、行政管理以及公文收发和业务管理的大部分领域,实现了管理的规范化。

据介绍,使用协同软件后,邢钢不仅提高了办公效率,还重新梳理了管理流程,明确了每个部门的管理职责,检验了原有管理方式、制度的合理性,并对现有流程进行了优化;弱化了部门间壁垒,提高了部门间协作能力与沟通效率。此外,邢钢也将各种办公、管理文档进行归档处理,实现了知识信息的沉淀和积累。

事实上,协同管理不仅仅对于企业,对于政府机构及其他社会组织也是一样的道理,作为对社会运转、政府运作、企业运转的和谐(协)工具,可以实现企业、政府机构和社会的持续增效、绿色环保、节约低碳型的运转模式。