从教学评估谈高校档案的优化管理
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摘要:文章阐述了高校档案管理工作在高校教学评估中的作用,指出从中暴露出的诸多问题,提出优化高校档案管理的措施。
关键词:高校档案管理教学评估
1990年10月原国家教委《普通高等学校教育评估暂行规定》出台后,教育部明确提出高等教育要从重视规模发展向更加重视高等教育质量的提高转变,并决定从2003年起,建立5年一轮的普通高校教学质量评估制度,旨在进一步提升我国高等教育的国际竞争力。从以往的评估工作实践来看,评估专家组主要通过系统查阅学校在各项工作中形成的原始档案资料来搜集学校教育的主要信息,了解各项工作的发展状况,藉此对学校办学水平和教育质员作出评价。因此,高校档案承担着重要的角色,对评估工作的顺利进行与评估成绩的认定起着重要作用。对此,优化高校档案管理水平,使之在往后的教学评估中发挥更好的作用,意义重大。
一、高校档案在教学评估中的作用分析
1.高校档案是教学评估的重要基础和客观依据
高校档案是广大教职员工在教学、科研、管理等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表等载体文件,从高校档案的内容上看,它详细地记载了一所学校的历史全貌和发展过程,它是随着学校的建立而产生,随着学校的发展而逐渐积累的一种重要信息资源。从形式上看,它是教学文件有条件的转化物,详细地保留着形成者的亲笔手稿、领导签署、上级机关批示和起草个人的印证,以及当时形象的照片录像或原声声音,是形成者的原稿、原作、原声、原貌,是全校师生教学经验和学校发展的总结和智慧的结晶,是知识和信息资源的储存库,同时也是学校自我认识自我发展,自我提高的重要依据。接受教学评估的学校,无论评估指标体系、评估程序如何确定,其基本内容都离不开大量的原始档案材料。
2.高校档案是教学评估的重要凭证
为保证教学评估工作的客观真实,进行各项工作评估时必须充分依赖于档案,因此,完整、准确、系统地收集高校档案是搞好教育评估的基础。目前,随着高等教育事业的发展,各种相应的档案材料不断丰富,这些档案信息不仅反映了各种教育活动的真实过程,而且记录了高校工作中的经验教训和创新发展,全面体现了高校贯彻党的教育方针、深化教学改革、提高教学质量的过程,具有很强的凭证和参考作用。在教学评估中,不仅汇报材料和自评报告必须依据真实的档案材料,且还要将完整、规范的档案材料提供给评估专家组查阅。在专家组实地考察过程中,也会将档案材料和现场情况进行对照和验证。准确、完整的档案材料是高校教学工作水平评估中最有说服力的重要依据,如果没有这些档案材料,评估就会成为无源之水,无本之木。
二、高校档案工作在教学评估中凸显的主要问题
如上所述,准确、完整的档案资料直接影响到评估专家对学校教学工作水平的评价,影响到评估结果和学校的声誉,但在接受验收检查的过程中,高校档案工作也凸显出这样或那样的不足,主要表现在以下几个方面:
1. 档案管理意识淡薄
首先,对档案工作的重要性认识不足。档案工作虽然在高校的教育、评估及其他各项工作中发挥着重要的原始凭证作用,但利用档案的过程一结束,档案往往就被束之高阁。其次,工作进程中档案的形成意识不强。高校档案部门保存档案并提供利用,但档案部门只是档案的管理服务部门,其管理的档案是由各部门在日常工作中形成的文件材料转化而来的,但一些部门没有把档案工作作为一项重要工作来抓,导致出现档案材料积压、收集不全、流失在各部门或个人手中等问题,因此在接到参加评估的通知后,不得不再次投入大量的人力、物力和财力重新整理补充材料,造成被动局面和浪费,给工作带来很大的阻力和损失。
2.馆藏档案结构不合理
高校档案馆馆藏档案大都存在着档案载体较为单一,特色不够鲜明的问题,不能适应日益多样化的档案利用需要,具体可概括为“一多四少”。“一多”是纸质档案多,特别是文书、教学、研究、基建、财会等档案占据了“大半江山”,体现了传统档案工作的特点。“四少”一是实物档案少,尤其是荣誉性、纪念性实物馆藏少;二是历史档案少;三是人物档案少;四是馆藏珍贵文献备份少。这是长期以来重单位文件归档、轻个人文献实物收集归档,重年度归档、轻即时归档,重校内归档、轻校外收集等做法所致。由于档案材料不齐全,无法满足教学评估的需要,于是出现了伪造档案的做法――专家检查什么就准备什么,临时编造材料或对原始档案做技术处理。这种行为严重影响了档案的真实性,使部分档案不能客观反映现实,致使评估不实。
3.档案材料收集不齐全、不规范
由于评估所需的材料和高校档案管理所要求归档的范围不相一致,导致档案管理中所收集的材料对评估所需往往不尽如人意,加之平时对一些有价值的档案材料管理不规范,使材料的质量与评估标准的要求相差甚远。主要表现在:一是必要的教学档案材料缺项严重。如各科试卷的分析报告、部分实验报告没有存盘;二是档案材料中不规范的现象比较普遍。如有些材料中提到的数据,前后不一致;部分统计表格式和内容不统一,相同内容的表格,前后名称不一致,有些职能部门形成的文件材料,没有文件形成日期和加盖公章;有些材料的纸张大小和字体格式不统一,不符合公文的基本要求;交叉部门上报的数据分析由于统一 口径不一致 ,导致数据失真,直接影响了评估的结果。
4.档案管理手段相对落后
部分学校由于建设资金不足,档案管理工作的信息化建设一直没有实质性进展,对档案管理实施手工操作的现象比较多,信息化的建设的缺陷导致相关的信息化设备也十分有限,并直接制约了信息化的发展。大多高校虽然已利用计算机对档案进行管理,但基本还是属于人工管理状态,现代化的设备只是图有其表。同时,一些高校虽利用现代技术建立了一些高校数据库,但都各自为政。以上种种现象均无法适应高校快速发展中急剧增长的档案信息的存储需要,更无法满足本科教学评估对档案信息快捷检索与利用的要求。
三、优化高校档案管理的若干建议
1.双管齐下,增强档案意识
档案意识强弱直接影响着档案工作的质量,增强档案意识,充分发挥高校档案工作在学评估中的重要作用,措施如下:一是大力宣传档案法律法规。通过采取丰富多彩的形式,如校园广播、宣传栏板、院报、校园网络等来宣传档案法律法规,扩大影响,让档案意识深入人心,提高全校档案意识;二是加强领导对档案工作重要性的认识程度。增强高校领导的档案意识,促使领导干部和各级职能部门形成重视档案工作的共识,充分调动全院师生员工积累档案、保护档案的积极性和自觉性,增强档案归档管理的责任心。
2.完善档案管理工作制度,加强档案工作队伍建设
在教学评估动力的作用下,大多数高校在接受评估前都加大了档案建设力度,显示出集中人力、物力、时间,全面推进档案建设的热情。高校档案部门要以此为契机,完善档案管理工作制度,措施如下:一是在贯彻执行国家有关档案工作的法律法规的基础上,综合规划全校档案工作,拟订和落实本校档案工作规章制度,如归档有范围,立卷有标准,借阅有规定,保密有条例,库房管理有措施,开发利用有目标等,在细节上保证档案管理的顺利开展;二是建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,保障档案工作正常、有序地开展;三是强化档案行政部门对高校档案工作的业务指导、监督和检查,提高学校档案管理水平。档案管理人员在工作中坚持照章办事,努力做到坚持原则不动摇,执行标准不走样,履行程序不变通,遵守纪律不放松,保证高校档案管理工作高效有序地开展;四是加强对专兼职档案工作人员的思想教育和业务培训,不断提高档案工作人员的业务素质和工作水平,保持高校档案队伍的相对稳定,确保高校档案事业不断向前推进。
3.丰富档案利用工作的内容和手段,提升档案工作公共服务能力
高校档案工作要围绕学校大局,在为学校教学、科研及各项管理提供档案利用服务的同时,根据国家有关规定,为社会和人民群众利用档案创造便利条件。要制定相关的利用办法,简化利用手续,配备利用设施。对可开放的档案,应专门编制利用指南和开放目录。积极开展档案编研工作,形成有特色的档案编研成果,并通过档案陈列、展览、媒体、网站等多种途径,开展档案宣传。有条件的高校,可在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。高校档案机构要进一步丰富服务民生的手段,创新服务机制,拓展高校档案馆(室)的教育、文化和公共服务功能,让高校档案成为展示学校美好形象的窗口,提高学校的知名度和美誉度。
4.加快档案信息化建设步伐
高校档案信息化建设是以档案资源建设为核心,以纸质档案数字化及现行电子文件管理为重点,以计算机网络建设为基础,以扩大档案信息资源开发利用为目标,确保馆藏重要档案、照片、底片及录像档案数字化的一项重要的档案建设。随着办公自动化、网络化渐趋完善,许多日常工作可以直接在计算机和网络上办理,这些电子信息的归档管理将会更好地满足教学评估对档案信息检索、利用的要求。所以,要强化专兼职档案人员的电子信息归档意识,将档案信息化建设纳入校园数字化建设总体规划。学校档案馆(室)及各职能部门,尤其是教务、科技、人事、学生工作等部门,应当尽快建设较完备的档案信息数据库,同时尽可能地提高计算机管理对档案著录和自动标引工作参与度,实现档案计算机检索与编目。充分利用校园网络,将档案信息管理同办公自动化管理融为一体,提高信息采集、传输和服务的效能。
参考文献:
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