企业推行档案信息化管理的若干思考

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内容摘要：随着我国信息化发展步伐的加快，计算机网络技术已经深入到企业管理的方方面面，且传统的纸质文档也逐渐转换为电子档案，因此档案信息化管理的重要性日益凸显，已成为当前电力企业发展中较为关注的话题。本文结合永州局科技电力企业档案数字化发展的实际情况，对档案信息化管理的相关问题进行分析与探讨。

关键词：电力企业； 档案信息化； 意义； 管理； 方法

中图分类号：C29文献标识码：A 文章编号：

随着我国电力企业的不断发展与完善，档案管理已经成为企业管理的重要一部分。围绕电力公司发展的整体情况，基于全局观念，进一步完善组织规划、制度规范以及信息化建设。通过科学的档案信息化管理手段，更好地为电力发展提供保障，树立良好的社会形象，具有重要意义。因此，新时期的公司档案管理应奠定在“统一规划、分级管理”原则上，提高标准化与规范化建设。

1、 档案信息化管理的重要意义

随着我国市场经济的不断发展与完善，在电网建设、改造以及各种生产经营活动过程中，都涉及到档案信息资料，其中包括纸介质、磁介质、实物、声像以及电子文件等多种形式。对于电力企业来说，档案资料具有极强的利用价值，当前，永州局已有科技档案数字化处理工程项目410个，配电网工程12个，自身基建工程25个，专题档案（冰改工程）12个，一般工程8个，110kV变电新建及改扩建工程80个，220kV变电新建及改扩建工程20个，35kV变电新建及改扩建工程80个，110kV线路工程89个，220kV线路工程28个，35kV线路工程56个。科技档案数字化处理7323卷，扫描文件66321件，扫描文件437884页（其中：扫描文件341944页，扫描图纸95940页），数据挂接66321件。只有实现信息化存储、数字化管理，并充分利用网络化优势，提高管理效率，才能更好地为电力系统各项工作顺利开展提供服务。

2、 档案信息化管理现状

以当前电力企业发展的实际情况来看，全面构建信息化档案资源，已成为现代企业发展的必然选择，为企业发展做好后勤保障与服务。因此，为了更好地满足电力企业档案需求，发挥档案信息的重要作用，档案管理工作中必须不断探索现代化手段，针对档案信息化建设进行不断尝试。以下对永州局科技电力企业档案数字化发展状况进行分析：

（1）档案信息化普及率：在2011年6月13日进场前的数字化率为17.10%，当前数字化率已经高达90.92%，其中科技档案数字化率达到100%。

（2）经过实际抽检5个工程项目共351卷，4878件。进行了100%的抽检率，总合格率98.5%，经及时整改后，现合格率、影像准确率、影像索引数据匹配率、索引数据录入准确率各项指标约已达到了100%。

（3）由于面临工作人员少、时间紧张、任务繁重等问题，在整个科档案回库时排放有些零乱，因此将整个库房7千多卷科技档案进行了重新清点、倒架、排放。

（4）在档案数字化期间，将科技档案借阅单进行全面清理，及时与借阅档案的相关单位、部门领导及专业进行解释与沟通，共催还了科技档案150多卷。

3、 优化档案信息化管理的有效方法

3.1 提高档案管理标准化与规范化

只有不断提高档案管理的标准化、规范化，才能确保档案信息化管理工作的顺利开展，提升电力系统运行的整体水平，更好地为社会发展提供服务。2011年5月至10月期间，共收集、分类、整理工程项目档案1176卷，工程项目达56个，其中220kV变电新建工程1个150卷, 110kV变电新建及改扩建工程4个144卷，35kV变电新建及改扩建工程18个280卷，220kV线路工程1个12卷，110kV线路工程21个423卷，35kV线路工程8个98卷，冰改工程3个69卷，共录入科技档案案卷及卷内信息条目12740条。补录卷内信息条目近3000条，全部实行标准化、规范化管理，为电力系统各项工作的开展奠定基础。

3.2 发挥档案服务功能

在进行电力档案管理工作中，应积极借鉴企业成功的管理方法与经验，将档案管理与办公自动化、计算机技术、互联网技术等相结合，完善电子文件归档与接收等系统功能，发挥电力企业信息网络报送和应用平台作用，逐步实现文件的电子化接收、归档、保管与使用。档案管理工作应该与企业发展的实际情况相结合，围绕企业的核心工作、主要目标等，发挥主动服务的积极性，对电力生产、基建以及经营管理等全过程进行跟踪，随时收集档案信息，更好地为企业及各部门提供服务。

当前，在永州局科技电力企业档案数字化管理期间，已经接待来室查借阅科技档案100多人次，利用数字化档案42人次，其中送电线路专业人员利用数字化档案下载杆塔细明表、面平断图、征地资料（土地使用证、红线图、征地协议、青苗赔偿、森木赔偿等）17人次，变电专业人员利用数字化档案下载工程概算、设计批复文件、施工合同、施工验评资料15人次；电网、财务、审计、安保、冷局等部门利用数字化档案下载固定资产核算、房屋土地产权清查等档案资料10人次；解决设计人员在改造线路工程提前完成设计任务节约开支与资金，解决线路运行维护人员与当地老百姓发生纠纷与冲突；为消防检查、资产核算、房层土地产权清人员提供准确、真实有效数据，通过利用科技档产生了较好社会效益和经济效益。

3.3 构建档案管理人才队伍

当前，在已经统计完毕的档案系统中，有131卷工程项目档案只有案信息没有卷内信息条目，82卷档案资料在整理归档就未归档，这些未归档资料都属征地资料、监理资料、概算、结算、决算等资料，而当时整理时又留了案卷（录了案卷信息条目）；49卷档案资料是资质报审资料属短期保护期限所以将卷内进行系统处理（其中有5卷档案资料是借出后未归）。这些工作的开展都离不开档案管理人员的专业素质。因此，只有构建一支高水平的档案信息化管理人员队伍，引进更多信息技术人才、档案人员，才能更好地开展工作。一方面，了解信息化发展背景下，对电力企业档案管理提出的全新要求，积极、稳健地推动档案信息化建设步伐；另一方面，培养更多信息化人才，由于档案管理工作具有极强的专业性，因此科技人才是开展工作的智力保障。

在省公司部署今年9月底完成“三集五大”体系改革的大背景下，对档案管理工作提出更多新要求，一方面，提高指导的规范性，由档案部门加强组织与引导，结合国家及相关行业规定，落实单位档案人员的岗位编制、规范业务流程，强化审计措施等，实现档案工作的规范化、制度化管理；另一方面，在档案移交、办理接收手续等过程中，遵循“统一引导、分级管理”原则，并落实责任制度，在档案室、各单位、各部门等构建档案管理网络，更好地保障档案信息化管理落实到位。

3.4 全面保障网络信息安全

由于信息化建设的特殊性，安全问题非常重要。例如，有关电子档案的异地管理、网络安全传递等，都需要安全保障作用。否则，档案信息处于不安全状态，可能引发信息保密或知识产权等问题，带来不必要的麻烦。尤其对于机密性档案问题，更要考虑计算机系统运行的安全策略，应设置访问权限、身份识别等，确保档案信息化的安全性、可操作性。

由上可见，强化电力企业档案信息化管理，已经成为国家电网公司、国家档案局提出的全新要求，也是信息技术发展时代档案管理的必经之路。通过实现档案数字化存储、处理与使用等，树立全新管理观念，改进管理方法与手段，提高管理的实效性，可更好地为电力系统整体发展提供服务，实现良好的效益目标。

参考文献：

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[2]王新京.信息化背景下档案管理工作面临的挑战[J].山西档案，2011（6）

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[4]高永梅.做好电力建设项目档案管理的途径探讨[J].中国科技纵横，2011（21）

[5]刘福红.电力企业档案信息化安全工作管窥[J].中国电力教育，2012（6）

[6]王巍.略论电力科技档案管理的经济效益[J].办公自动化（综合版），2010（9）

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