如何建设好医院档案管理信息化
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【中图分类号】R19 【文献标识码】A 【文章编号】1672－3783(2012)08－0332－01
信息化的浪向各个领域，作为医疗卫生系统重要资料来源之一的医院档案部门，在此新形势面前，必然要面临一场划时代的变革。档案管理信息化将成为现代化医疗卫生管理工作的重要手段之一，现针对目前医院档案管理信息化的必要性、优势及内容进行分析，并提出了实现医院档案管理信息化的建议。
1 实现医院档案管理信息化的必要性
1.1 飞速发展的社会信息化决定了必须加速医院档案管理信息化的进度。现代信息社会日新月异，人们对各种时效性强、具有高价值的档案信息需求量越来越大，传统的档案管理模式正经受着巨大的冲击和挑战。面对这种冲击和挑战，各级医院只有顺应时势，加快档案信息化建设，尽快实现档案管理现代化，进而使档案管理工作适应新形势发展的要求。
1.2 实现医院档案管理信息化是解决自身存在问题，提升管理水平的根本途径。近年来，各级医院在实现档案管理信息化方面虽然做了一些工作，但总体来看，现代化程度仍不高，有些单位还比较落后，主要是管理意识，设备和技术方法比较落后，档案管理和利用水平较低。解决这些问题的唯一办法，就是不断更新管理意识，改革管理方法，运用先进的技术设备，从手工劳动中解脱出来，提高工作效率，完全实现管理现代化，从根本上提高档案的管理利用水平。
1.3 实现医院档案管理信息化是确保医疗事业可持续发展和自身发展的需要。医疗事业需要发现、培养和造就大批的建设人才，而只有详实全面地掌握人事档案材料，才能合理使用人才，充分发挥人才的作用，确保实现医院事业的可持续发展。实现档案管理信息化就显得十分迫切和必要。实现档案管理信息化不仅有利于发现、培养和造就大批人才为医院事业发展服务，而且将会使档案信息资源得到更加充分的开发利用，同时可以延长档案寿命。
2 医院档案管理信息化的优势
2.1 档案信息化有利于保护珍贵的档案原件。将医院的各类档案进行信息化手段处理后，可以有效地保护档案原件，避免档案原件被过多地直接使用、借阅等造成原件的损坏；可以有效地降低和避免重要资料丢失的风险。医院建设和发展过程中，将重要、珍贵资料进行信息化处理，应用计算机对原件进行电子扫描，之后以电子文件的形式进行收藏、管理和使用，就可以有效地保护档案原件。
2.2 档案信息化使文件的归档方式得到改善。在医院工作中，档案部门要对各类文件进行及时的著录。在纸质文件时代，采用手工操作的方式，档案人员要花相当多的时间和精力埋头于整理档案和登记目录。而将档案进行信息化处理后，可以使档案人员从繁琐的手工劳动中解脱出来，利用计算机软件进行工作，大大改善了工作条件，信息改动时只需输入指令就可以自动完成系统调整，有效地提高了工作效率。
这种智能化检索方法，检索速度快、效率高、范围广，同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。在档案的使用上，信息化也让用户感受到了方便。 2.5档案信息化改善了档案管理模式。在传统的档案归档方式中，档案资料大多是以纸质化的形式存在的。随着时间的推移，档案资料日积月累，占用了大量的储存空间。另外，由于纸张的特性，档案库房还要按不同季节做好各项温度、湿度控制和防虫工作，在管理模式上存在着管理成本高，使用效率低，原件容易损坏等问题。将档案信息化处理以后，可以提高档案的运行效率，使档案信息更加形象、直观，最大限度地方便了档案检索和利用，并且节省了大量的储存空间，同时又保障了档案的安全备份。
3 医院档案实现信息化管理的内容
3.1 文书处理过程和归档要实现信息化管理。文书工作是档案管理工作的基础，文书处理过程的好坏直接影响着档案的内在质量。为适应新形势下的工作需求，应该把每天收到的文件用计算机登记，按照批办的次序在局域网内传阅，并设定传阅时间和催办时间。发文处理过程也可通过网络进行，大大减少了文书处理部门的工作量，减轻了档案人员的负担。
3.2 病历档案要实现信息化管理。随着医学事业的发展，疾病谱的不断扩大和新技术、新项目的开展，应将各种手术的名称进行编码输入计算机，运用计算机综合查询分析功能，将各类手术及疗效情况一一列出，通过局域网反馈到各临床科室，使医务人员在进行科研活动和撰写论文时能及时查阅。同时，通过计算机对病案信息处理加工后再反馈给临床科室，以便他们能总结经验，找出问题，及时改进，进一步提高医务人员的医疗服务水平。
4 实现医院档案管理信息化的建议
4.1 档案综合管理是医院现代化管理的重要组成部分。尽管只是医院主体医疗业务管理的辅助部分，但却是医院领导决策所依据的信息体系。在21世纪科学技术日新月异的今天，原有的档案管理模式在许多方面已经不能适应当前的档案信息化建设。这就需要医院各级领导更新观念，提高对档案工作的思想认识，使档案管理模式从单纯的纸质收集、整理、利用的管理，逐步过渡到计算机网络化管理方式中来，充分发挥档案在医院整体信息化建设和领导科学决策中的作用。只要有领导足够重视和支持，再通过档案人员的学习和努力，实现医院档案管理信息化指日可待。
4.2 要实现信息化档案管理，网络设备建设是基础。目前，医院普遍建立了微机局域网络，但微机局域网的建立要立足高起点，不仅要方便内部信息的交流，还应配备扫描、拷贝、打印等系列化配套设备来方便信息的输出利用。医院档案部门在规范室藏的基础上建立局域网，将文书、病案、人事和图书档案纳入其中，扩建成为医院信息中心，并在中心网络平台上编制一套文书、病案、人事和图书档案管理的自动化软件，即医院信息中心档案管理网络。这样，不仅可以大大提高办公效率，方便利用者，同时还可以实现档案资料的在线利用。
4.3 信息化技术的发展，特别是网络技术的应用改变着传统的档案管理模式，这就要求档案管理人员能够在网上进行收集、整理、编目、检索、借阅、统计工作。现代化档案管理工作中，档案人员除了具备档案专业知识外，还要具备良好的计算机网络知识及运用操作能力。因此，档案专业人才的培养也显得日益重要。只有通过不断学习和培训，才能适应信息技术不断发展的需要，才能充分发挥档案计算机管理的优势，这也是实现档案管理信息化必须要解决的问题。