以信息技术为手段,创建计划管理新模式

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摘要：生产企业物资采购计划的编制与管理的科学合理、精细准确，对于优化流动资金使用，减少储备资金占用，杜绝无效采购、避免购而不用长期积压甚至造成报废及为重要。本文以煤矿物资采购计划管理为基点，着重论述了如何提高物资采购计划编制与管理水平，并详细介绍了一些具体的操作方法和模式。

关键词：信息技术 计划管理 物资采购计划

在物资采购供应领域，其重要的基础工作之一是物资采购计划的编制与管理，提升物资采购计划的管理水平，杜绝了无效采购也就直接等于为企业降低了成本。所谓物资采购计划是企业为安排计划期内订购物资的品种、数量、质量、到货时间以及进货来源的计划。它是我们企业经营管理计划的重要组成部分，是指导企业进货业务活动的行动纲领。它在企业推行全面计划管理和经常业务活动中居于十分重要的地位，而采购计划的编制则是其开端与基础。

一、现代煤矿生产需求计划编制的科学合理是降低成本、节约资金的直接、有效的途径

编制好准确的物资采购计划不仅能降低物资采购成本，还能降低企业生产成本和运营成本。物资采购计划管理水平的优劣，直接影响到各使用部门的生产安排和成本控制目标的完成。

煤矿的生产一般分为井上、井下两大块。井上也就是地面一般的大中型矿井都设有洗煤厂、发电、供电、机械加工、机修、办公、生活等等项目。井下一般分为开掘、采煤、运输、供电和井下的安全维护等等大项。基层使用单位的需求计划也是根据这个大原则来划分。物资采购计划管理与编制可以说是小作业中蕴涵大科学。

（一）全方位地与各个部门立体对接，详细调查了解各个采购需求计划并创新性地进行现场调研

要想把物资采购计划编制的准确、科学合理、统筹兼顾，不影响生产需求，又能降低成本，节约资金。那么首先要做的就是要全方位地与各个部门立体对接，详细调查了解各个采购需求计划并创新性地进行现场调研。在以往，一说到调研、跟踪，人们马上想到的是：到一线直接生产单位去。当然到一线固然重要，但却不是我们为编制好物资采购计划而去调研的全部内容，甚至不是主要的调研工作内容。编制物资采购计划重要的是及时与技术设计部门对接、与机电管理部门对接，这对于提高编制采购需求计划的准确性是最有帮助的。因为只有设计技术部门才能准确地知道这个月的掘进进尺是多少，需要多少台何种规格型号的掘进机、需要多大功率的采煤机。机电管理部门更是能及时知道本月所需求的各种设备的准确的数量、种类及准确的技术参数。

物资采购计划编制管理人员到现场、到相关部门调研是我们做好本职工作的重要基础。为确保现场调研这项工作坚持不懈地进行下去，就要建立一个长效机制，这个机制包含①是管理层要建立健全相关制度，用制度作保障。促使员工普遍而自觉地走向相关部门和使用现场。

②建立考核机制，要把相关人员到现场跟踪调研并列入工作内容考核项，奖优罚懒。让采购计划编制管理人员深入到相关部门和现场跟踪调研成为自己本职工作的一部分。 并把调研工作内容进一步深化、细化。按岗位分别制定调研的内容、调研方式或路线图以及走动时间，督促他们深入实际，带着问题去，有目标、有目的。带着问题回来，协调解决，把工作做的更好。比如到技术部门了解本月度采煤多少、支护方式是什么？那么，在编制物资采购计划就知道了近期所需大型支护钢材的规格型号和数量，所需设备的数量和参数。

调研，跟踪的内容可以分为（A）调研了解生产建设中急需的物资名称、规格、型号和数量、编码等。掌握了解物资材料什么时间用，使用数量，这样就能及进到货，不影响生产进程。（B）认真调查了解设备、原材料在使用过程中有无质量问题、使用效果怎样？物资的性能价格比是否合理等。（C）了解采购物资数量的合理与否，实现多与少的有效控制，不够用了则马上补充，尽量减少提报计划中间环节。（D）指导基层单位及时、准确、提报生产需求计划，对物资的编码、准确的名称、型号、数量进行规范和核准，然后上报规范准确的物资采购计划。（E）与相关部门及使用部门结合，协调督促他们将库存积压物资与呆废物资合理再利用，为库存积压物资与呆废物资创造新价值。（F）调研时注意搜集信息，拓展眼界，学习知识，培养与基层单位感情等，减少供需矛盾，形成供需间畅通的沟通工作机制，达到共同提高工作水平，规范运作的目的。只有和生产规划部门、机电管理部门、生产区队、维修作业现场人员同步同思维，只有了解现场第一手信息，掌握现场第一手资料，才能不出现断层现象，编制的物资采购计划才是符合生产要求，也就从根本上减少无效采购，降低企业生产成本，节约资金。

（二）编制出准确的物资采购计划，降低采购成本，降低企业运营成本

要提高物资采购计划的准确性、时效性、及时性，就要求物资采购计划管理和编制人员在正式编制物资采购计划时，一定要把现场跟踪调研所掌握的第一手资料进行再整理，并与手中的物资采购计划进行对比、分析。把采购物资品种根据一定时期内的领用消耗分为常用、不常用、保险储备和临时急用四大类。①常用物资，根据常用物资消耗情况，建立常用物资的消耗台账。以近3个月消耗，备足3个月储备（如铁丝、胶管、标准件，照明灯具等），利用定额控制库存。这样既能保障供给，也能形成批量采购，取得价格优势，直接降低采购成本，从而为企业节约资金。②不常用物资采购计划要做重点关注，这部分物资很容易形成积压，对待此类物资必须认真与生产单位核对使用时间、数量，保证此类物资能及时上报、及时到货、及时领用，以免造成积压物资。③对待保险储备物资（如主副井钢丝绳，压风机轴承、电机等），保持最低库存。④根据煤矿企业的生产特点，要对临时急用物资重点关注。一定要建立临时急用物资采购进货进度表。急用物资进度表的建立，既能了解催办的重点，清楚的查询急用物资到什么进度，并定期向基层使用单位通报，及时与基层使用单位沟通信息，避免因延误到货影响生产使用，避免造成积压浪费，提高了工作效率，从而实现物资材料的科学管控，杜绝了无效采购，降低生产成本，提高经济效益。

二、建立长效机制，实现物资采购计划管理的精细化与永续的科学合理，从而为企业长期稳定地降低成本，提高效益

物资采购计划的编制与管理要做到事事、时时科学合理，统筹兼顾，提高效益，就必需从以下几个方面入手，建立长效机制，实现物资采购计划管理的精细化与永续的科学合理，从而为企业长期稳定的降低成本，提高经济效益。

（一）物资消耗定额建立与制定

物资消耗定额是：指在一定时期内和在一定生产技术组织条件下制造单位产品或为完成某项任务所必需消耗的物资数量的标准。物资消耗定额是企业编制物资采购计划和计算物资需要量的重要依据。它是编制物资采购计划的主要依据，是科学组织物资发放的重要基础，是控制生产使用和节约物资用量的有力工具，是物资管理工作的重要基础，物资采购计划管理编制工作是消耗定额的制定与控制、实施与应用。参照物资消耗定额就能知道现场使用管理水平的状况。消耗定额还能反映出单品种物资的质量及使用情况。定额的制定应遵循适度从紧的原则，防止偏激，过低会使使用者不够用、完不成任务，从而降低定额使用者的积极性。过高则会造成铺张浪费，使得定额管理失去意义。

煤矿材料消耗定额的制定：（A）主要材料消耗定额的制定，主要以技术计算法为主，同时结合统计分析法和实际测定法。（B）辅助材料消耗定额的制定，主要采用统计分析法为主，材料定额包括：单项定额和综合定额，单项定额是按照具体的生产任务和具体规格的材料，逐项制定的定额。综合定额是在单项定额的基础上，将单项定额汇总而成的定额，主要是用于管理部门对具体使用单位的考核。

制定物资消耗定额的几种方法。①经验统计法。也叫经验统计分析法，即以经验和过去物资实际消耗统计资料为依据，经分析核实，来确定物资消耗定额的方法。这种方法主要包括：（A）经验估算法；以有关人员的经验及有关资料为依据，通过估算来确定物资消耗定额。（B）统计法；根据统计资料来确定物资消耗定额。（C）统计分析法；在详尽分析研究统计资料的基础上全面考虑操作水平。经验统计法的优点是简单易行，缺点是相对于后两种方法准确性、整理性和先进性较差。

②写实查定法。也叫实际测定法，它是根据现场物资消耗的情况，通过实际测定物资消耗定额的一种方法。其优点是真实程度高，但生产技术水平和测定人员水平的影响，合理性较差。

③技术计算法。根据单位产品和生产工艺，充分考虑先进技术及先进经验，经技术分析和理论计算来制定的一种方法。此方法科学准确但比较复杂，工作量大。

有了科学合理的物资消耗定额，不仅能长期地为编制出准确的物资采购计划和计算物资需要量提供依据，它还物资消耗定额是监督和促进企业内部开展增产节约的有力工具。同时也是物资消耗定额是提高企业生产技术水平和经营管理水平的重要手段。总之我们的目的只有一个：物尽其用，杜绝浪费，用我们精细务实的工作为社会创造财富。

（二）合理利用现有的库存

库存控制的任务有两个，第一是实现盈利目标。第二是减少不良库存。一般常见的库存管理方法有三种：①.“1.5倍原则”库存管理法。②ABC分类库存管理法。 ③分类安全系数法。具体到我们煤矿企业物资采购供应的实际情况，我们要具体情况具体分析，具体使用单位具体定用那种库存管理方法更合理，提高资金周转率，更多更快地提高效益。现在化的局域网络为我们提供了强有力的硬件支持，仓储物资数据库的建立，使库存管理的动态化、便捷化、共享化变为实现。在物资采购计划的编制汇总过程首先要利用库存，以下简称利库，让物资在公司内调剂使用，避免重复采购、减少保管保养费用。所以编制物资采购计划之前，利库工作是不可缺少的一项重要工作。做好利库工作，首先要审查系统库存以及帐外物资消耗情况。利库不但要利现有系统的库存和订单，更要重视全局各部门积沉和系统库存，充分利用好库龄长的物资和帐外物资，盘活积压物资，创造新的功效。

（三）市场调查，防患于未然，保持长效

物资采购部门的市场调查工作是重要的工作环节之一，其规范、合理的运作，对于一个企业降低成本、提高整体经济效益起着举足轻重的作用。随着互联网、物联网的迅猛发展，物资采购的市场调查更加快捷、全面和准确。但是，物资采购行业存在着所谓采购风险。比如质量风险、数量风险、交货时间风险等等。采购计划编制管理人员在编制采购计划时多做市场调查，就能有效地防范和控制这些风险。因此，市场调研工作是从事采购计划管理人员一定要做的一项工作。高新科技、节能产品的问世应用，应该及时提供给本单位设计或使用部门。另外价格信息、煤安产品信息、供应商的保障能力等等都是编制计划中选定品名、规格、数量、价格的必要参考，不可忽视。物资采购管理部门要强化市场调研职能，及时了解市场信息，充分利用现代化设备，建立完善的物资采购管理供求网络，全面把握物资货源、质量、价格、供求情况。同时还要及时了解企业内部物资的使用以及保障状况，变静态管理为动态管理并及时针对反馈的内部信息进行调整，完善供应方式。确保物资采购工作顺利、有序的进行。

【作者简介】刘锦璿， 女，1962年7月出生，河北省宁晋县人。现在工作于河北冀中能源物资供应分公司，副经理，机电高级工程师。