论档案信息化建设与工程档案管理

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摘要：随着现代信息化技术的飞速发展，加之信息化建设在施工企业中的推广，促使工程档案的管理也步入信息化管理的轨道。如何实现档案信息化建设与管理，已成为摆在我们面前的一项重要的工作。本文笔者就工程档案信息化的重要性及工程档案的利用与存放提出几点要求。

关键词：档案信息化工程档案图标竣工图

中图分类号：G271 文献标识码：A文章编号：

一、档案信息化

档案信息化的实质是档案信息资源进行整合，利用现代信息技术为用户提供档案信息服务。它包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形成融合形式的更广泛更有价值的信息。档案信息化不仅可以使档案机构由实体保管职能向提供信息服务职能转变，而且能够实现信息资源的合理配置和科学管理，让档案在信息社会里担负起自己的重要角色。

档案信息化可以依托计算机技术，实现档案信息资源及时获取更便捷的服务。传统信息环境下，档案信息提供服务的方式包括利用者进馆查看和借阅等形式。而在现代信息技术下，档案信息通过档案信息管理系统平台，可以浏览与下载，从而打破传统的信息思维模式，进入到广域的档案信息化思维中。

一个现代化城市的可持续发展，必须具有安全保障，特别是面对突发事件和灾害，要能够快速做出正确决策和有效响应。档案信息化通过信息系统加工和计算机网络的传输保存，将原有纸质载体的档案资源转化成数字化信息，实现档案资源的合理配置。进行信息化有效开发和利用，信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑，是新时期档案信息的核心内容。为确保城建档案的建设和正常运行，必须建立统一的规范标准，包括城建档案的数字化规范、建设工程电子文件元数据标准，数据存储标准、数据安全策略及数据使用规范等。

二、对于工程档案管理提出的几点建议

档案工作人员中档案信息化建设的基本力量，其能动性事关信息化建设的成败。档案工作人员在思想上要树立档案信息意识，认识到档案信息化建设的重要性，才会具有强烈的使命感和责任心，认真做好信息化过程中的各项工作。

（一）确立工程档案发展的方向：工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程，从工程立项开始，直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是在不同单位或部门来实施所形成的文字资料，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度。信息管理是提高工程档案管理效率与效益的最好方法。首先，工程项目从立项开始，主管领导就要指定专业资料员负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，制定明确的岗位责任。其次，加强对工程基础设施建设前期档案工作的组织领导。确定工程基础建设前期的主要工作人员，明确每个人的工作职责，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。

（二）现实存在问题：工程档案中每个环节产生的文件都很重要，都能充分说明工程的质量、进度和监理情况。图纸是整个工程最有说服力的部分。所以从审图开始都要有每个责任都的签名，施工图纸上必须有施工单位加盖的竣工图章。竣工图章内的内容不得空白。施工中需要修改的部分不得在原图上修改，必须出修改图，图纸可由建设单位绘图或设计单位绘制，并加盖出图章、审核章。施工单位负责在新的图纸上加盖竣工图章，才可作为竣工图。有一点很重要，笔者在工作中发现有的竣工图章盖在竣工图图标上，压住了图标上的说明，导致图标上的内容看不清楚，所以需要档案资料员认真对待重要的工程竣工图的这一部分，注意将竣工图章盖在图标的空白处并认真填写内容。图纸的存档要求是将图纸折叠成为A4纸一样，如果大于A4时，在图纸存放档案盒时，图纸会与盒子产生磨擦，长期的使用，会使图纸折叠部分磨开、断裂看不清楚，使图纸失去利用的价值。

三、档案资源开发利用的重要性

档案利用是城建档案信息资源，是现代化城市高速发展的必然要求，现代化城市的发展不是盲目的，而是有计划、有步骤的稳步发展，是层层推进、踏踏实实稳步发展。

（一）档案是开发利用工作的基础，存储城建档案材料的数量越多，质量要求也会更高，存储的类别信息资源也越来越丰富。要做到对每一项城建工程档案都要积极主动进行收集，档案管理人员要积极走进工程施工现场，做到材料业务上的指导，及时纠正工程档案的不足之处，资料员要认真对待现场资料，要做到真实与工程进度同步。对于重点建设的工程，采用全程跟踪的方式进行现场资料的收集，以做到在第一时间收集原始材料。

（二）具备档案专业知识，档案工作者必须系统学习和掌握档案学知识，具备全面扎实的实践技能。档案学理论来源于档案工作实践，档案工作实践又迫切需要档案学理论的指导。档案工作者要了解和掌握档案专业知识：一方面，档案是一种知识载体，档案工作者要发挥档案的社会效益，就要熟悉档案的内容，掌握档案内容所涉及的知识；另一方面，档案工作者在对档案进行收集、整理、保管、编研、提供利用中始终贯穿着分析、研究、综合、判断等各种科学的研究活动。档案工作者只有熟悉和掌握档案专业理论知识，并具有一定的广度和深度，这样在实际工作中才能发现新情况，解决新问题。

（三）掌握文史知识。语言文字与档案管理和服务是不可分割的，具有较强的语言表达能力，对于搞好档案信息管理工作具有重要作用。通晓历史，才能了解档案产生的历史背景和作用，更好地熟悉、管理和开发档案信息资源。书写水平也很重要，因为档案工作的各个环节，如编目、著录、标引等与书写水平是分不开的。若所写的文字难以辨认会直接影响档案作用的发挥。

四、档案宣传工作的重要性

要让大家了解档案对建设者的重要性，定期召开工程基础建设档案工作会议，对工程基础设施档案工作实施实行统一管理，对各个环节的档案工作与项目建设同步进行。“没有规矩，难成方圆”。对于工程档案来说，规模大、工期长、形成材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多。所以要想在工程建设档案管理中做到规范化、标准化，仅靠档案管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，加强和完善有关制度建设，就成为做好工程基础建设档案管理工作的根本保障。城建档案的自我宣传正是提高档案的利用价值，是档案馆与社会各界建立良好联系的重要桥梁纽带。我们通过图片展示、制定

档案管理制度及工程报送要求等方法，让前来报建的建设者在报建前就能了解档案的真实价值和重要性。目前，从档案工作人员到各主管部门、广大城市建设者及专业技术人员都开始高度重视档案工作。

随着社会的不断加快发展，新的历史时期对工程档案提出了更高的要求，档案管理人员应解放思想，转变观念，在工作岗位上要加强自己的专业素质，对档案管理工作认真负责，让档案在工程建设中发挥重要作用，从而推动全镇城建事业的快速发展，对构建设社会主义和谐社会做出更大贡献。