浅析北方民族大学图书馆对本校院资料室的管理
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摘要：高校图书馆与资料室是高等院校文献资源的集结地，在学校的教学和科研中起着重要的作用。本文从北方民族大学图书馆和资料室的总体情况、高校图书馆与资料室的关系、现阶段北方民族大学图书馆与院资料室之间存在的问题等几个方面进行了阐述。
关键词：高校图书馆 资料室 管理
高校图书馆和资料室是高等院校文献资源的集结地，在学校的教学和科研中起着重要的作用。北方民族大学目前处于快速发展的关键时期，如何解决现阶段北方民族大学图书馆与院资料室之间存在的问题，使资料室更好地发挥其作用，把全校的文献资源得到有效的整合利用，为学校减少不必要的资金浪费，推动学校更快更好地发展，这是北方民族大学图书馆和资料室应该思考的问题。
1 北方民族大学图书馆和资料室的总体情况
学校图书馆建筑面积24961平方米，现今馆藏纸质文献达100万册，图书馆现有工作人员55人，其中图书馆专业人员8人，计算机专业人员7人；学校有各院（部）资料室共20所，资料室建筑面积共1244平方米，藏书83208册，学校各院（部）资料室工作人员总计20人，现阶段资料室管理人员全部是非图书馆专业人员担任。
2 高校图书馆与资料室的关系
2002年《普通高等学校图书馆规程》（修订）明确规定了高等学校图书馆的主要任务，规程第四条：组织和协调全校的文献资源工作，实现文献资源的优化配置。学校资料室也是学校文献信息中心，高校图书馆对院资料室要进行业务指导工作。高校院资料室是全校的文献保障体系的组成部分，是图书馆的补充和延伸，在业务和资源配置上，应接受学校图书馆的指导与协调，应向全校开放，提供文献信息服务，实现资源共享。
3 现阶段院系资料室存在的问题
3.1 重视程度不够，经费有限
院系的首要任务是教学和科研，院系领导和教师对资料室的建设重视程度不够，资料室相对来说处于可有可无的状态。院系的购书经费是从院系的业务经费里划拨的，首先满足教学和科研任务经费，用于购书的经费有限。
3.2 业务管理不规范，利用率较低
院校资料室在购书、编目、利用等方面由各院系管理，图书馆缺乏对资料室的业务指导和管理，容易出现购书重复等情况，浪费有限的购书经费。承担外出购书任务的教师，有时只购买自己本专业需要的图书，买回来后长期借阅不还，变相据为己有，影响文献资源的正常利用。还有的资料室只对教师开放，或者对研究生读者开放，文献利用率较低。
3.3 专业人员缺乏，服务质量低
高校资料室现有的工作人员大多不具备图书情报专业技术知识，也没有经过正规专业培训，不能适应现代文献资源利用的要求。有的资料室对于购买的文献资源不按中图法分类，按照图书购买的先后顺序排流水号，还有的资料员根据自己的习惯对图书进行编排，从登记、编目、查阅和借出都是传统的手工操作，既费时又不便。
4 高校图书馆加强对院系资料室规范化的管理
4.1 资料室人员的人事管理和业务管理由图书馆统一负责
由于以前分散型管理体制的制约，即在业务工作上，名义上归属图书馆领导，实际上图书馆不能也没有权利对资料室进行真正意义上的统一业务领导，这在很大程度上制约了资料室的规划化发展。为了充分利用各资料室文献资源，学校高层领导应进行走访调研，打破陈旧的管理体制，重新划分管理范围，把图书馆的职能范围扩大。如：资料室人员编制归入图书馆，资料员的调入，调出，岗位安排、职称评定由图书馆统一管理这便于图书馆实施有效的管理模式，促进资料室更快、更好地发展，从而推动学校的教学和科研向更高水平迈进。
4.2 制定管理制度和管理规划
图书馆应把各院资料室的工作放在与图书馆工作相同的位置，在整个图书馆工作体系的业务建设上通盘考虑，统一部署，制定出全校文献资料信息资源的发展规划，以及中长期目标和具体实施计划等，发挥图书馆业务和技术的独特优势，有计划、有步骤地把各资料室的业务建设与图书馆的建设规划到一体上来，并且制定完善的规章制度，工作人员必须严格遵守这些规章制度，保证正常开放时间，确保资料室的合理开发和有效利用。
4.3 图书馆应把各资料室的经费、财产、设备进行统一管理
各资料室的文献订购、设备购置、办公用品等，由资料员做好订购清单后，高校图书馆统一汇总并进行采购，同时为了鼓励各院参加共建校园文献信息的积极性，发挥资料室的原有优势，图书馆要与各系领导以及学科带头人进行协作采访，在具体采访业务中相互沟通和协调，使校内文献资源配置合理化、科学化，这样也避免了经费的重复使用和不必要的浪费。各资料室的财产、设备归图书馆，这样保证了设备的随时升级，图书馆便于科学地选择购买与资料室统一的自动化管理系统和软件种类，有利于技术上的指导和业务上的顺利开展。
5 实现图书馆和资料室的文献资源共享
5.1 建立一个全校统一的文献数据库
图书资料分类质量标准化是资源共享的基础，这便于以后更广泛的文献资源数据共享。图书馆和各院资料室应使用相同的分编条例及标准，以及编目软件，图书馆和资料室在同一种系统管理软件中，逐步使各文献收藏单位对文献的分类和编目标准化、规范化，通过编制出完整的图书联合目录和期刊联合目录的方式，将校、系的文献资源的收藏情况通过文献信息检索系统全部反映出来，读者可以进行系统地查询。
5.2 加强网络建设，建立校际图书资料网络
在网络环境下，图书馆与资料室完全可以通过网络连接，形成以图书馆为网络中心，与各院系资料室紧密联系的网络组织。目前北方民族大学有自己的校园网，图书馆的馆藏文献可以通过图书馆网页打开，进行书目检索，各院资料室通过计算机的自动控制，把图书资料的采购、验收、编目、检索等连成一体，我们应尽快通过建立图书馆与资料室的联网，以电子化的方式储存在计算机里，然后设立网络，并接入校园局域网，上网的用户可以通过发问网站、快速、准确、方便的查询所需要的信息，不受时间、地域的限制。这样扩大了校园网上文献资源的咨询范围，也可以资源共享，提高文献利用率。读者通过计算机的各个终端都可以从目录中查阅各校、系资料室的收藏情况，从而取得在家所需的文献资料，达到图书馆和资料室资源共享的目标。
5.3 经常开展对各资料室人员的业务培训和指导、督促工作
鉴于目前资料室管理人员的工作地点在各院部，对图书馆的业务流程和图书馆自动化管理软件的使用不熟悉，要实现自动化、网络化管理必须首先提高现有人员的业务水平，因此图书馆要定期对资料员进行统一业务培训，使他们熟练掌握图书馆的各项业务技术和知识，了解图书馆事业发展的新动向。如：网络知识、多媒体技术、数据库建设的方法、业务管理等。其次，要建立一支可进行现场指导的技术骨干和专业队伍，定期到各院部资料室解决技术难题，从而尽快解决困扰资料员在工作中遇到的难点和疑惑，这样针对性较强，使资料员对知识和技能掌握得更深刻，也可促进管理员的技术水平和业务能力的提高。最后，不定期地对各资料室进行检查、监督、指导工作。图书馆要做好各资料室的管理工作，经常开展检查、监督、指导工作，资料员有了工作的紧迫感和责任心，这样对资料室的建设起到一个很大的推动作用。
总之，北方民族大学资料室还有很大的开发空间，还存在许多不合理的因素制约着资料室的发展和利用，相信在校领导的大力支持下，在各学院领导和图书馆领导的通力合作下，面对当前学校的发展状况和发展前景，把工作落到实处，发挥北方民族大学图书馆在校园文化建设上，技术和业务上更大的优势，北方民族大学图书馆和资料室的事业才会有序、健康地发展。
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作者简介：赵红丽（1968-），女，河南郑州人，2005年毕业于西北第二民族学院，助理馆员，研究方向：图书情报。