电力建设工程档案管理探析

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[摘要]工程是百年大计工程，工程档案是工程今后使用阶段和再建设阶段维修、管理的重要依据。如何采取有效措施，保证工程档案归档完整、准确、系统是值得关注的问题。笔者在根据实际工程经验、经过调查研究结合工程技术档案归档工作的现状，对工程技术档案归档中的存在通病，提出了搞好工程档案归档的对策，以完善工程技术档案管理，从而促进了企业的发展。

[关键词]建设工程归档工作管理对策

中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：

随着国家经济建设规模的不断增长，电网建设的步伐也逐步加快。近几年，电网建设工程项目多、投资大、标准高，电力工程档案在规范化管理方面也进行了积极探索和研究。同时系统内开展的创优质工程活动，对作为各项工程管理基础的档案管理也提出了新要求，如何适应新形势、新任务，创造性的开展工作，不断提高建设工程的档案管理水平，如何满足优质工程的要求，如何保证项目档案的齐全完整和项目准确性是现阶段我们应该思考和认识的重要课题。

电力建设工程档案的特点和作用

电网建设工程档案是指电网建设工程项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施工、调试、竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像、电子等形式的全部文件原始材料。它与一般的文书档案在形成和管理上有很大不同，在电力企业中，电力工程档案管理是一个跨行业、跨部门、跨专业的系统工程，电力系统的特性决定了其档案内容大多是高技术密集型的；而其电力工程档案涉及单位部门又多，特别是系统外单位产生的工程档案，种类多、数量大、矛盾多，接收难度大，工作纷繁复杂。同时一个完整的工程项目建设通常周期长，从工程立项、可行性研究、图纸设计、施工等等，到最后竣工验收投运，一般要跨越一两年甚至更长时间。这给档案资料收集整理带来很大不便，极易造成资料散失。因此电力建设工程档案具有专业性强、面广量大、时间跨度大等特点。

但是一份齐全的工程档案在建设工程中也发挥很大作用：

（一）工程档案是电力工程建设和管理工作的重要依据。对于各项电力工程的维护、改扩建、管理，主要靠的是工程档案的储存。只有以原始的档案记录为依据，才能顺利进行科学的规划、建设管理，避免不必要的浪费和损失。对于电力企业来说，如果它拥有数量较多、质量较高的工程档案资料，也就在一定程度上拥有比较雄厚的技术基础，就会避免盲目性投资，减少经济损失，提高企业效益。

（二）工程档案是电力工程建设规划工作的基础。没有工程档案，工程建设就会盲目性，变电所的线路的维修、改扩建就难以进行，造成一片混乱。如果能合理、充分利用工程档案，调阅工程档案做参考，就可以合理开发、合理设计、合理施工，充分发挥投资效益。

二、目前施工方档案管理中常见的质量通病及原因分析

目前的工程档案管理实行了“谁牵头谁负责”的项目负责制，变建设单位一家抓档案，为建设、设计、施工、调试、监理多家抓档案，虽然各施工单位的都尽可能规范化的按照归档要求进行组卷归档。但仍暴露出很多问题：

（一）工程文件材料的形成质量不符合规范要求。在工程建设的过程中，相当一部分文件材料的制作不规范，主要表现为:用纸的不规范，文件的制作未严格使用A4纸张；用笔的不规范，有的项目出现铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水等不合格的书写材料制作文件；签字不规范，有代签、漏签、打印和印章代替签名的现象；记录表式不符合规范要求，有的表式为复印件。

（二）部分工程的档案管理未与工程建设同步。相当多的项目在实施过程中，档案管理明显滞后于项目建设的进程：如没有在项目开工之初，即将档案工作的有关要求纳入项目建设的合同之中，对工程档案实行合同化管理；在对项目实施全过程的控制管理的同时，没有将工程档案工作的有关要求列入有关的控制管理内容。

（三）部分工程项目文件收集不齐全。一些项目在文件材料的收集上存在问题，归档资料不完整，相互支撑性文件不全，闭环管理不到位。比较突出的，一是对前期文件收集不完整、不系统，特别是变电站设备的招投标文件收集起来很困难；二是未重视对声像及电子文件的收集。

（四）对工程档案重视程度不够。电力建设工程是临时组成的施工单位，具有很强的阶段性、流动性。个别领导并没有真正把工程档案工作摆在应有的位置，只注重施工进度、工艺质量，而忽视档案管理工作，存在着对档案工作说起来重要，干起来次要的现象，等到工程竣工验收时，施工单位才不得不投入大量的人力、物力突击加工，致使工程竣工档案质量较差，影响到日后的提供利用。

（五）工程竣工图的编制质量不高。按照国家的有关规定，建设项目的竣工图应准确、清楚，修改到位，能真实反映项目竣工时的实际情况。但有的建设项目竣工图不仅收集不齐全，还存在相当多的问题，如有的项目，工程施工过程中的更改内容未在相关图纸和相关部位上修改到位并注明修改的依据；有的竣工图甚至未在必填项目上填写相关内容。

(六)档案人员配备不能适应工作的需要。档案工作人员的业务素质较低，部分建设、施工单位的档案管理人员都是兼职，事务多、头绪杂，加之更换比较频繁，对档案业务知识的系统学习、掌握不够。

根据以往的工程经验，发生如此多问题的主要原因是档案管理制度不齐全，档案管理人员在档案整理过程中无章可循，档案管理程序混乱；同时因为项目档案形成单位众多，关系繁杂，没有统一的协调管理部门，档案收集、整理就会受到诸多因素限制；而且项目部的档案管理经常是兼职档案管理人员，业务水平不足，责任心不强，在档案管过程中心有余而力不足，无法胜任档案管理工作，而且档案管理职责分工不合理，这也给以后的工程档案资料的收集留下隐患。

三、做好电力建设工程档案工作的对策措施

（一）健全档案制度，档案工作做到有章可循

电力建设项目档案面广量大，要使建设项目档案工作有计划、有步骤、高标准、全方位地有序进行，必须从建设项目开始，就建立科学、合理、适用和可操作性强，力度大的一整套建设项目档案管理制度，从组织领导、管理体系、各方职责、奖励处罚等方面作出明确的规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、组卷以及竣工图编制和交接验收等重要问题，提出具体要求，使其有章可循，标准一致，职责分明。用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理，从而有效地控制档案的归档质量。

（二）强化过程控制，推进与工程项目的对接。

工程项目是工程档案工作服务的主体，也是工程档案资料的主要来源，要切实做好档案收集与项目建设的对接工作，保证工程档案管理工作的正常开展。电力工程建设时间跨度大，在档案的收集、整理、保管各环节要按照统一的程序和科学的方法进行，做到档案工程和工程建设同步进行。

（三）加强法规宣传与专业培训，重视工程档案管理

首先要提高专职档案人员的素质，学习工程档案相关的政策、规定及相关的业务知识，对数字化档案馆的使用进行系统培训，让兼职档案员及时了解组卷要求和工程动态。将建设工程档案管理纳入工程建设环节。同时要善于与工程项目管理、施工等部门加强沟通，尽早介入工程建设活动。要完善兼职档案人员网络体系，增强企业员工档案意识，培育深入到各部室、各班组的档案人员网络体系，将档案收集工作更深入开展下去，从各个渠道收集全面完整的资料。

（四）规范电子文档归档，提高档案信息的实效性

在归档的同时，也需电子文档同时归档，这样有利于项目管理理念的更新，是解决项目管理问题的重要途径。通过无纸化办公，通过密码转换签章技术，实现工程文件的收集、整理、审核及归档一体化。提高档案信息的实效性和检索的便捷性，实现了企业各部门之间实现资源共享，对档案编研工作也起到整合作用。同时也推动企业信息化建设的前进。

总之，有效地的措施是保证做好工程档案工作的前提，作为档案专职部门，应加大对建设工程档案工作监督、指导力度。坚持档案材料的标准化和档案管理的规范化，严把“事前、事中、事后”控制关，应制度措施到位，执行有力。同时，一份真实、完整的工程档案是一个电力建设工程全过程的反映，但是工程档案的收集工作又是一项基础性的工作，必须从一点一滴做起，以求真务实的工作作风，加强电力企业建设工程档案管理工作，有效利用好档案资源。