西安首条地铁线路的档案管理
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地铁工程是一项综合性强、门类齐全、技术复杂、安全质量要求严格的工程，其建设周期长，投资大，技术含量高。在地铁建设周期中的勘察、设计、施工、监理、调试、验收、竣工等环节以及今后运营管理过程中，均会形成大量的档案资料，它真实地记录地铁建设的发展过程，记载着大量地铁工程项目的优秀成果，是十分重要的信息资源。
为了全面提升档案管理水平，实现西安地铁“建优质工程、创一流档案”工作目标，我们创造性地将全面质量管理体系的理念贯彻到地铁日常的档案管理工作之中。在档案管理过程中用系统论的方法将档案管理制度、档案管理流程串起来，使一系列具有控制职能的方法、措施、程序规范化、系统化，形成一个严密的、完整的内部管理体系，提高工作效能，并留下痕迹以便日后监督和考核，结合该理念，我们在日常档案管理工作中主要做了两个方面工作：一是配合贯标过程，实现质量体系文档的痕迹化管理，确保地铁建设项目工程竣工验收资料的完整性、准确性、系统性；二是在贯标结束后，通过档案信息系统来促进贯标成果，即―系列的档案管理流程得到贯彻执，行，形成科学化、标准化、规范化的地铁档案管理体系，从而达到“关口前移，全程跟踪，同步验收”的档案管理总体目标。
以管理文档为核心，纳入程序、同步建档
地铁建设过程中，各建设工序环节对施工质量和安全要求非常严格。公司明确档案管理部门职能定位，理顺档案管理体系，确定了档案管理目标后，我们在日常档案管理工作中，把档案管理目标与职能部门、专(兼)职档案管理人员具体工作相结合，制定标准、安排计划、明确责任、严格考核，这样从根本上改变了在工程建设传统管理模式中轻视档案管理工作的局面。档案资料管理标准要求公司各项工作必须实行档案信息一体化管理，从源头上控制文件资料的形成与流向，实现文件资料和档案的“无缝”衔接，把后期对档案的控制要求(完整性、准确性、系统性)提前到文件的管理阶段，做到前端控制。实行工程资料监管“关口前移，全程跟踪，同步验收”的管理模式，从而保障地铁工程项目建设质量安全要求。
1 与市质量监督站、市城建档案馆对二号线车站、区间、装修、风、水、电工程的施工用表(主要检验批和施工记录用表共计957张)进行规范，编写了《西安市轨道交通工程资料验收标准》(土建工程)和《建筑工程资料验收标准》，并已下发到各参建单位，为档案专项验收打好基础。
2 加强日常监控工作。在地铁工程建设之初，明确了各参建单位收集、整理、归档责任和义务，切实保证工程档案的完整性、准确性和系统性，我们始终坚持三个结合：(1)联合市城建档案馆采取定期与不定期形式对施工单位资料编制情况进行检查指导和参建单位自查自纠相结合，(2)业务培训和先进试点相结合，(3)档案验收和工程月度信誉考核相结合。实施三个指导：(1)指导参建单位项目经理、总监、资料员共计215人次就竣工文件的编制、组卷、归档业务，现已完成了四次业务培训。(2)搭建了参建单位资料员信息交流平台( Q群共有315人)，指导资料员互相学习、取长补短、交流经验。(3)加强与城建档案馆联系。并请他们到施工、监理单位检查指导内业资料的编制。要求四个同步：(1)下达工程项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，(2)检查工程项目计划进度与检查项目文件材料形成情况同步，(3)验收工程项目与验收项目档案同步t(4)工程结算与信息中心出具项目文件材料归档情况证明同步。
目前，地铁二号线土建工程验收相继进行了档案专项验收，严格落实工程档案专项验收制度，做到“档案不合格、工程不验收”，对竣工档案严把质量关，以点带面，发挥好项目档案的验收的“推动、促动、震动”作用，全面规范建设项目档案验收工作。对不符合验收要求的档案提出整改意见，直到整改达到要求才给予验收。现已完成二号线17个车站、16个区间的主体工程验收，把档案的专项验收提前到重点分部工程的验收，及早介人，全程跟踪，确保项目档案工作与项目建设同步进行，在开工技术交底、中间过程检查、工程竣工验收三个环节中，建立了切实可行的项目档案工作管理流程，对做好项目工程档案工作起到了很好的促进作用。
实现档案文件自动流转功能，完善创新、提升水平
我们根据《重大建设项目档案验收办法》，要求纸质档案与电子档案同步归档。2009年西安市地下铁道有限公司信息中心与清华紫光公司共同开发了地铁档案管理信息系统，对档案管理信息化工作进行了统筹规划和专项实施，建立西安地铁档案管理信息系统，并向所有参建单位下发了档案管理信息系统单机版，要求参建单位在单机版上完成电子数据的录入工作。
档案管理信息系统作为企业整个信息综合管理系统的重要信息支撑。功能主要包括：进出检查、版本控制、审核追踪、操作日志、更改通知、电子分发、虚拟组卷归档等。档案管理信息系统要求各类正式文档都要通过规范统一的文档模板的方式来生成，通过标准分发模板和审批模板实现其分发、审批和。档案管理系统实现了用一个大型数据库和档案服务器来管理和存储所有的各类的文件。文件被分类编码后，并附上电子文档，可被关联或连接到系统内各模块中的任何一个对象，给不同业务技术人员的利用和访问提供了极大的便利。
在贯标结束后，即形成档案管理体系时，需要信息化系统再提供一系列的流程支撑体系，通过信息化的流程来实现这些标准体系的贯彻和落实。我们按照ISO 9001管理的要求，建立了档案验收、档案接收等一系列流程，将施工中每一工序应归档的资料定量化，如钻孔灌注桩分部，应填写的质量验收检验批表3张，施工记录5张，规范了质量控制资料的编写，通过档案信息管理平台，做到档案归档管理事前有预防、过程有监督，事后有分析，贯彻ISO质量体系的PDCA管理理念，规定工序归档清单样板，编制了《招投标文件归档作业指导书》《第三方监测归档业务作业指导书》和《施工图归档作业指导书》《设备仪器档案归档作业指导书》等各门类档案作业文件，同时利用计算机软件技术，可实现档案收集、管理体系文件的、更新、查询、监控、利用等自动流转功能。
目前，二号线勘察、测绘、设计、招标单位(共计35个)档案的电子与纸质档案的同步归档工作已完成，形成工程档案9561卷，初步设计图12351张，首次将地铁勘察的地质岩芯照片(包括西安地质的14条地裂缝)7.6万张归档，现阶段的正在进行结构子单位工程验收过程中，各施工、监理单位正在档案单机版上完成档案数据的录入工作，信息中心负责人审核电子数据准确无误通过后，再将纸质档案归档。同时我们推进音像档案流媒体管理系统，重点是工程建设中隐蔽工程、
重点工序的拍摄，实现流媒体资料的收集、管理、利用，将更直观展示工程建设全过程。现已完成了分阶段向市城建档案馆移交档案资料的任务。根据档案数据异地存储备份的要求，我们完成了档案数据灾难备份，健全了档案安全保密体系，在公司内外网隔离条件下，开放网上赋权借阅，实现档案信息资源共享。
回顾地铁二号线建设项目档案工作中取得了一定的成绩，但我们也清楚地认识到，档案工作是一个系统的、连续的过程，是―项需要常抓不懈、严细求实的工作。目前仍存在一些困难和问题，总结档案工作所走过的路程，我认为，以下经验在今后的工作中应加以坚持和发扬，在档案管理下一步工作中，应做好下述几方面工作：
1 按照“持续改进”原则，健全各项档案管理标准
一流企业建标准、二流企业创品牌、三流企业造产品，既然我们的地铁目标是“建一流地铁”，一流企业就要建立高于国家标准的企业标准，按照“持续改进”原则，积极推行全面质量管理理念，健全各项档案管理标准，如二号线土建工程资料编写规范只量化到具体表格，下一步要尽陕组建团队，统一表格内容的填写，建立机电系统归档资料的编写标准。
2 档案管理体系应具有系统性
地铁档案管理工作涉及面广，工程档案管理工作是一项系统工程，从项目前期的建设工作到最终的国家验收，形成PDCA闭合环，它在工程建设中环环相扣，步步相连。为了加强对重点工程各阶段档案工作的有序管理，保证归档资料的完整、准确、系统，公司总部在工程项目开始阶段就加强档案意识的宣传和档案业务知识的培训，用规范化、标准化来严格要求工程资料归档工作。二号线参建单位多达100多家，所以在开工建设初期，就要明确各单位工程的验收范围和程序，单位工程内部各分部之间接口界面的验收流程，落实各部门和有关人员档案工作责任制，形成有效运行的项目档案工作管理体系。
3 档案管理体系应具有预防性
必须明确规定将项目档案工作纳入建设项目合同管理，对项目档案管理全过程工作提出明确要求。实现关口前移，全程跟踪。同步验收总体目标。
4 档案管理体系应具有全面有效性
必须及时介入，全程跟踪，确保项目档案工作与项目建设同步进行。档案工作人员要抓住开工技术交底、中间过程检查、工程竣工验收三个环节，使档案工作与工程建设基本做到同步布置、同步检查、同步考核、同步验收。与档案行政主管部门(市档案局、市城建档案馆)通力合作，建立切实可行的项目档案工作监督体系。
5 培养复合型的档案队伍
档案管理是专业性技术性很强的工作，归档质量取决于档案人员对工程专业知识的了解和对档案专业知识的掌握，取决于档案人员的鉴别能力和管理水平。档案人员，应该是一专多能，在档案管理上是专家，在工程档案的指导上是内行。在掌握档案专业的同时，应该及时了解重点工程建设项目的计划、规模、性质、工程进展情况等，熟知各个专业的工程程序，掌握各个时期应该形成哪些工程资料，深入领会在工程资料制作中所执行文件和规程的具体含义和操作方法，超前介入，跟踪指导，积极主动和甲方、监理、施工单位进行沟通，有针对性地发现问题并解决问题。