企业防范物资采购风险之我见

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摘要：物资采购主要是指对满足生产为目的的主要材料，辅助材料、工具、备件和设备等物资的购买活动。其基本使命就是以尽可能便宜的价格，得到完全符合企业生产所需的生产物资。物资采购是企业经营的一个核心环节，是企业获取利润的重要来源。而企业物资采购又往往是企业经营管理中薄弱的一环，也最容易滋生“暗箱操作”、、弄虚作假、舍近求远、以次充好、收受回扣等等；也最容易造成积压浪费。这就要求企业首先从内部管理上寻找一种防范物资采购风险的方法。为提高企业经济效益和可持续发展提供有力保证。

关键词：物资；采购；风险

一、企业物资采购风险分析

企业物资采购风险通常是指采购过程可能出现的一些意外情况，包括人为风险、经济风险和自然风险，具体说来，如采购计划不准导致物资不能满足生产或造成积压、供应商交货不及时、提供货物不符合合同要求、供应商与业务人员之间存在暗中勾结等。企业物资采购主要存在的风险：

（1）价格风险。一是由于供应商与相关业务人员在投标前相互串通，透露标底，使企业采购蒙受损失。二是当采购人员对价格预测失误而进行批量采购，造成价格风险。

（2）采购质量风险。一方面由于供应商提供的物资质量不符合要求，而导致企业不能正常生产，给用户造成经济、技术、人身安全、企业声誉等方面的损害。另一方面供应商提供的物资以次充好，直接影响到企业产品的整体质量、制造加工与交货期，降低企业信誉和产品竞争力。

（3）计划风险。因市场需求发生变动，影响到采购计划的准确性；采购计划编制不适当或不科学，与目标发生较大偏离，导致采购中计划风险。

（4）合同风险。一是合同条款模糊不清，盲目签约；违约责任约束简化，口头协议，君子协定；鉴证、公证合同比例过低等等。二是合同行为不正当。卖方为了改变在市场竞争中的不利地位，往往采取一系列不正当手段，如对采购人员行贿，套取企业采购标底；给予虚假优惠，以某些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产品。而有些采购人员则贪求蝇头小利，牺牲企业利益，不能严格按规定签约。三是合同日常管理混乱。

（5）验收风险。在数量上缺斤少两；在质量上鱼目混珠，以次充好；在品种规格上货不对路，不合规定要求等等。

（6）存量风险。一是采购量不能及时满足生产之需要，生产中断造成损失而引发的风险。二是盲目进货，造成积压，大量资金沉淀于库存中，降低了资金周转率，形成存储风险。

二、企业防范物资采购风险的主要对策

（1）建立与完善责任风险控制。首先，应建立与完善内部控制制度与程序，加强对职工尤其是采购业务人员的教育，不断增强法律观念，重视职业道德建设，做到依法办事，培养企业团队精神，增强企业内部的风险防范能力。其次，加强对采购人员的管理和培训工作。随着企业采购模式的不断进步，物资供应部门需要大量的既懂招投标、合同、法律、市场调查，又懂材料、设备等行业知识的复合型人才，只有不断加强对物资采购人员的培训，提高其业务素质，才能根本上避免人为因素造成的采购风险。

（2）加强对物资采购招标监督。一是检查物资采购招标是否按照规范的程序进行，是否存在违反规定的行为发生。采购经办部门和人员是否对供应商进行调查，选择合格供应商。是否每年对供应商进行一次复审评定。二是加强签约监督。由企业法律事务机构检查合同条款是否符合有关政策、法律，并加盖合同专用章；通过成立供应商管理评审小组，对那些不讲效益、舍近求远、进人情货等非正常情况进行严格审定。

（3）加强对物资采购全过程、全方位的监督。全过程的是指从计划、审批、询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节的监督。重点是对计划制定、签订合同，质量验收三个关键控制点的监督，以保证不弄虚作假。内部监督、财务审计、制度考核三管齐下。科学规范的采购机制，不仅可以降低企业的物资采购价格，提高物资采购质量，还可以保护采购人员和避免外部干扰。这里我们要做好以下几个方面的工作：1）为了避免因物资采购计划编制不科学，规格、型号、数量不准确，造成物资采购积压，应该按照控制制度要求建立物资采购计划分级审核体系，审查企业采购部门物料采购计划的编制依据是否科学：是否存在大计划、人情计划等不符合实际的情况等避免出现积压浪费现象。2）企业要降低质量、交期、价格、售后服务等方面的采购风险，晟关键的是建立起供应商管理体系。首先，应对供应商的品牌、资质、销售业绩、仓储能力等进行详细的调查，有可能派人到对方进行现场考察，以做出整体评价。成立一个由采购、企管、技术部门组成的供应商评选小组，对供应商的质量水平、交货能力、价格水平、技术能力、售后服务等进行评选。其次，对供应商的产品进行小批量的试用，根据合作情况，逐步加大采购的力度。第三，对供应商进行年度考核，对合作很好的供应商，与其建立长期战略合作伙伴关系。为避免采购物资质量风险。按照采购物资使用安全进行分类，重点对在井下使用的物资进行二次检验。3）做好合同鉴订管理。一是审查签订经济合同当事人是否具有主体资格，是否具有民事权利能力和行为能力。二是审查经济合同当事人意思表示是否真实。三是审查经济合同主要条款是否符合国家的法律和行政法规的要求。四是审查经济合同主要条款是否完备，文字表述是否准确，合同签订是否符合法定程序。可以及时发现和纠正在合同订立过程中出现的不合理、不合法现象；提请当事人对缺少的必备条款予以补充；对显失公平的内容予以修改；对利用经济合同的违法活动予以制止，从而减少和避免经济合同纠纷的发生。4）做好对合同台帐的管理。当前，合同纠纷日益增多，如果合同丢失，那么在处理时会失去有利的地位而遭受风险。因此，设立专人建立合同台帐、做好合同登记，运用科学管理手段，随时掌握合同履行的进展情况，也是加强合同管理，控制合同风险的一个重要方面。5）加强对物资采购合同执行中的管理。一是依据合同的内容和交货期情况，是否及时做好物资到货验收工作和原始记录。二是做好物资验收工作，到货物资型号、规格、数量是否与合同相符，是否三证齐全等，严格依据国家标准验收。发现与合同所订产品不符或有数量、质量问题应及时记录，并反馈给供应商及时处理。若不及时处理，不仅企业的合法权益得不到保护，而且有可能使合同风险严重化。6）建立物资采购过程绩效考核制度。许多风险归根到底是人为风险，企业应根据物资采购各个不同过程，建立各个环节的续效考核制度，把采购任务和各项相关指标和责任转化分解，明确规定出库存指标和工作标准，分解，落实到各有关部门和个人，结合经济效益进行考核，层层把关，调动积极性。以尽量避免采购风险的发生。

内部控制不仅体现在制度和程序上，关键是如何控制物资采购各个关键点，只有不断加强对物资采购各环节人员的管理，建立部门之间相互制衡的机制、关键岗位轮岗和定期检查制度，才能使制度发挥其应有的控制作用，把企业物资采购风险降到最低，提高企业的物资采购效益，保证生产的顺利进行。

作者简介：陈晓峰（1971—），男，江西吉安人，本科，中级职称，研究方向：物资管理。

甘特图在油气田企业管理工作中的应用及改善

储睿

（中国石油长庆油田公司 第五采气厂，陕西 西安710018）

摘要：甘特图是一种相对简单、直观且非常有效的管理工具，因其在活动的程序和时间控制中有着积极而重要的作用，而被油气田企业广泛采用。实践表明，甘特图优点明显，但其在油气生产建设和管理工作的应用方面尚有改进之处。

关键词：甘特图；应用；利弊；改善

1917年美国人亨利.L.甘特发明了以图示方式通过活动列表和时间刻度形象表示任何特定项目的活动顺序与持续时间，直观表明任务计划在何时进行及实际进展与计划要求的对比，被用于进行统筹计划的图表即甘特图。由于形象简单、方便好用而受到油气田企业管理者的推崇。

一、甘特图实践应用的优势

甘特图的实质，是为了表明如何通过各种活动来恰当安排工作的程序和时间，以完成该项工作。从应用效果上看，具有以下特点：（1）直观易学。甘特图的基本观念和特有的简单性是非常令人惊奇的。使用者无须经过专门的学习即可通过直觉和简单的练习在几分钟之内来掌握并加以应用。（2）脉络清晰。由于甘特图表非常直观且易于理解，它讲的是管理和工作水平之间的语言，因而可以起到连接工作水平和管理之间的桥梁作用。同时，又因其易于运行和协作，能够方便的提供管理方面的信息而有效的缩小管理和运行之间的差距。（3）立体呈现。甘特图的原理很简单，而却提供了独特的视角。如在现有运行表中加入一个关联活动的安排，且某进程在另一进程已完或已开始的情况下才能启动，则甘特图可直观、准确的地显示进程的关联性和运行节点以及事件顺序，提供项目或流程管理的重要信息。因关键路径的可视化，还可提醒管理者盯住一些至关重要活动和需要特别关注的节点。（4）释压减负。职场人大都不喜欢内容繁杂、数字庞杂、关系复杂的报表。但对管理者而言，编报报表挥之不去、避之不及会充斥整个职业生涯，其负担和压力可想而知。易于使用、倍受管理层赞赏，可以轻松使用在状态报告中并以线条和颜色来展示活动进展情况的甘特图的产生，则使人们的工作负担减轻了、压力缓解了。（5）责任明确。在活动管控中，由于甘特图能够清晰地展示管理活动所有进度步骤的依赖关系，关键路径可视，责任非常明确，因而参与管理活动的所有人员都难以任何借口逃避责任。（6）提高效率。同一油气田企业的多个项目或管理活动具有一定程度的不断重复性。运用甘特图来不间断、可视化地进行日程跟踪管理，不会因队伍改变或者人员的更迭而造成不利影响，能够使新手非常快的上手工作，提高业务协调速度。（7）工具丰富。现有的甘特图编制工具很多，较先进的工具允许对数据进行分组和排序，可使管理者在不放弃高级视图的同时，关注项目或管理活动进程的许多细节。此外，工具还能优化视图，并轻松地构建“主甘特”和相应的“子甘特”，以归集独立的元素和流程，以便高层次的把握主要细节。

二、甘特图应用的局限性分析

一般来说，在油气田企业内部甘特图多用于监控施工进度或者管理工作的计划控制和考核。前者因甘特图是一种图形化概要，技术通用易于理解且对时间的把握性非常敏感，加之中小型项目一般不超过30项活动，因而甘特图的使用非常恰当。后者虽然也广泛使用，但从实际效果来看并非尽善尽美。油气田企业的管理工作，是围绕油气生产经营活动开展的一系列日常工作和非日常性的应急工作。比较而言，油气生产经常会因为一些突况造成工作部署的调整和进度的变更，这就直接影响到甘特图的应用，其局限性显而易见。事实上，甘特图仅部分反映了日常工作的内容，因为它主要关注管理（时间）进程。尽管能够通过项目管理软件描绘出管理活动的内在关系，但如果关系过多，多项工作交叉进行且多部门共同施行，则纷繁复杂的线图必将增加阅读难度，这就背离了甘特图简洁明了、易于监控的最大优势，其作用也就大打折扣。因而在计划执行过程中，当某些工作的进度因某种原因提前或拖延时，不便于分析其对其他工作及年度总体工作的影响程度，不利于建立工作进度的动态控制。而事实上编制管理工作甘特图的意义就是更好的进行动态控制，对于突况进行应急处置和调节。不能明确反映影响整体工作的关键活动和关键线路，也就无法反映全年工作的关键所在，不便于进度控制者的工作安排。同时，甘特图对工作的机动时间也不能很好的体现，看不到工作计划的潜力，无法进行最合理的调配和组织。特别是对于各类调研活动或者对时间有一定要求的工作，达不到最优的选择和控制。此外，对于含有费用支出性的工作，甘特图也不能反映费用与工作时间的关系，导致费用浪费。

三、甘特图应用的改进之策

毋庸讳言，甘特图不可替代的优点使其在日常管理工作中具有了较高的地位，但尚不能完全适应和满足机动性很强的现代油气田管理活动。既不能舍弃，又要弥补缺憾，那只能与时俱进，寻求有效途经加以完善和改进。为此，有必要引入双代号网络图。此图是一种网络计划形式，它采用网络图进行进度控制，以两端带编号的箭线链接，将当下和未来应完成的工作内容、各项工作单元间的关系清晰地展现出来，并因关系网格的存在，预先确定各工作时差。对于关键作业或某项进度的变化对后续工作和年度总体工作的影响度也有直观的体现，便于管理者及时地采取措施对进度计划进行调整。简言之，双代号网络图实际上是一张逻辑关系图，可以更合理的对工作进度进行规划和掌控，在工作安排与调整上，有着得天独厚的条理感与清晰度，对于日常工作中的突况，能够更加快速和条理的进行调整或添加删除工作，使得管理工作更加富有弹性，更好的应对出现的各种问题。为此，笔者提出如下改进方略：其一，使用双代号网络图进行首次计划规划，由管理者通过绘制双代号网络图选定最优的工作安排，待敲定全年计划和工作进度之后，再使用甘特图进行监控。这样做虽然相对简单，但是遇到工作出现问题需要调整时应变能力依然不足，如果有大规模的变动就需要重新绘制双代号网络图，而该图只能人工绘制，一旦时间紧迫，管理者与决策层有可能不能在第一时间拿到资料，进而贻误时机造成不必要的损失。故而此法不是最理想的选择。其二，就是使用变种的网络甘特图。相对与甘特图来说，网络甘特图更偏向于网络图，是在网络图的基础上以横道与时间刻度表现工作进度。因为它包含了全年的所有工作逻辑关系及所需时间的进度监控，一张图就可以让管理者理清思路，分清工作主次，进行有序的调整。由于兼具了网络图逻辑关系清晰明确以及甘特图直观容易理解的优点，更能在应对突况时，掌握关键线路，合理统筹利用可利用的一切时间，大大加强对突况的应变能力。同时，也便于在进行内部工作考核时更好的掌握工作进度、评价工作调整的合理性及其业务协调质量。该法唯一的缺点就是初次绘制时相对麻烦，需要耗费一定时间进行人工绘制。对于油气田企业紧张、高速、满负荷的管理工作，应变力与监控力将是对管理者的一大考验，结合实际合理的选择恰当的管理方法策略，熟练掌握网络甘特图这一大“利器”，不但能清晰的把握工作进程的脉络，方便总结得失，也能让管理活动有效的规避突发事件造成的混乱，更加平顺有序的进行。

参考文献：

[1] 北京兆泰投资顾问有限公司.经营分析和信息技术[M].北京：西苑出版社，2011.

[2] 冯倩倩，金爱红.双代号网络计划时间参数计算的教学探讨[J].商情，2011（33）.