黑龙江中小企业采购管理现状及对策研究

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[摘要] 基于黑龙江中小企业发展现状，剖析其在采购管理方面存在的主要问题，提出通过灵活分类、量化控制库存水平以降低企业运营成本。这对目前新形势下中小企业发展有着重要参考意义。

[关键词] 中小企业 采购 库存控制

随着原材料水平的不断上涨，处于弱势的中小企业采购压力倍增。根据国家统计局公布的全国PPI(Producer Price Indexes)数据，中国PPI呈持续上涨趋势。PPI的上涨意味着企业原材料采购成本增大，利润空间被压缩。对于竞争中处于相对劣势的中小企业来说，提高控制库存水平，缓解流动资金压力，从而降低运营成本势在必行。

一、黑龙江中小企业发展现状

近年来，黑龙江中小企业经济各项主要经济指标的增幅，均超过全省经济的平均增速，成为全省新的经济增长点。一些中小型企业逐渐突破了传统行业和产业的束缚，涌现出许多新兴行业，一些行业从无到有，不断发展壮大,在市场销售产品中占有很大的市场份额。从中小企业的从业人员来看，从业人员正逐渐呈现多元化，家族制管理逐渐减弱，开始吸收外来人才，有时还不乏有高学历的技术人员，使从业人员范围和素质不断得以提高。

截至2006年末，围绕石化、煤化、医药、农畜产品加工等领域，全省形成规模的中小企业产业集群已发展到56个，集群企业数量达4256户，其中核心企业334户，从业人员18.1万人，年实现销售收入219.8亿元，增加值56.6亿元，上缴税金9.4亿元。中小企业成为扩大社会就业的主渠道。近年来，中小企业有效解决了下岗失业职工和城镇新增就业人员的就业问题，还吸纳了大量农村剩余劳动力，平均每年提供了70%以上的新增就业岗位。中小企业成为外向型经济的重要增长点。

二、中小企业采购管理方面存在的问题

尽管黑龙江中小企业发展速度较快，但相当一部分中小企业处于创业初期，经营、运作机制不完善，从业人员平均水平不高。对采购的技术性和应有地位缺乏认识。采购监管与控制缺乏细致的监管体系和具体可行可量化的管理政策，导致中小企业的战略无法落实。

中小企业管理层对采购的定位和理解还处于非常初级的阶段。由于采购从业人员的平均受教育水平较低，难以实行较高程度的信息化管理。一般没有使用ERP软件进行系统管理，库存管理采用传统的管理模式，被动运作，库存管理自主性差。没有充分发挥库存管理在减少企业采购成本中的应有作用。主要表现在以下两方面：

1.采购部门运转效率低，原材料不能及时供应

中小企业一般生产批量较小，企业的流动资金少，对原材料和库存的要求相对较高。随着原材料水平的不断上涨，这种问题被突出的暴露出来。为了压库存而使中小企业容易出现整台设备等个别零部件的停工待料现象。供应不上造成拖期不仅使中小企业遭受过拖期罚款的经济损失，而且给中小企业的声誉造成影响。供货的稳定性、维修等成本则无从考虑。

2.库管水平低，库存过高

库存结构不合理，采购周期设置过时是中小企业采购管理的常见病。库存物资明细不“明细”，积压物资比例过高，安全库存量缺乏指导性。由于采购管理体系不完善而带来的库存成本居高不下的问题，正成为省内中小企业发展的障碍。

三、完善中小企业采购管理的对策

针对黑龙江中小企业的特点，为了提高采购水平，减少存在资金的积压，加强对库存物料的监控和订货量的控制是较为可行的办法。可以从ABC和EOQ两种模型入手。通过逐步提高量化管理在中小企业采购中的地位，建立系统、规范的采购管理流程，实现降低成本、提高效率的目的。

1.灵活运用ABC分类法

传统的ABC分类法在中小企业中被广泛采用，但由于采购人员的水平参差不齐，往往流于形式。控制库存还是凭个人经验，靠感觉。通过调查发现，采购管理人员对于对物料进行ABC分类监控（见表1），重要物料重点管理并没有异议。问题在于，进行分类监控的工作繁重，分类标准模糊不清。

表1 对物料进行分类监控

中小企业经常采购的物资种类繁多，规格不等，数量不均，将近千种物料进行分类，随时进行监控，是一个比较繁重的工作。尤其是在企业信息化水平不高、手工做账的情况下，由采购主管来兼任此项工作是不合适的，建议设专门的职位负责。

在分类标准方面，考虑到中小企业的流动资金压力较大，可将库存物料按年度货币占用量分为三类。划分方法为：将每个库存品种的年度需求量与每件库存的成本相乘。A类是年度资金占有量最高的库存，这些品种可能只占库存总数的15%，但用于它们的库存成本却占到总数的70%－80%。B类是年度资金占有量中等的库存，这些品种占全部库存的30%，占总价值的15%－25%。那些年度资金占有量较低的为C类库存品种，它们只占全部年度货币量的5%,但却占库存总数的55%。

在实际操作中，建议把A类物料定为年占用资金量最大的前200种物资；年占用资金量最小的前200种物资定为C类物料，B类为A类、C类以外的物料。

对B、C类中符合下列条件的酌情提升为A、B类：

①进货困难，交货期不稳定的；②需求量将发生较大变化的；③体积大、占地多的；④缺货成本高的；⑤易被盗变质的。

2.运用EOQ法实施订货点管理

最优的物资库存应该既能满足生产需要，保证生产正常进行，又能最大限度地节约资金占用，不发生库存过多或不足的现象。解决这一问题的关键是要合理确定物料的订购批量。一个常用的技术是经济订货批量（EOQ）方法，即使订货与存货的总成本最小化的产品数量即为采购数量。EOQ（Economic Order Quality）试图寻找使库存成本（主要是订货成本和储存成本）最低的订货数量。

在实际工作中，可通过一定的数学模型来计算经济订购批量。设以T代表简单条件下（不允许缺货）的存储总费用；R代表物资年需要量；C代表物料单价；S代表一次订购费用；K代表年保管费率；Q代表一次订购量。

与订购量有关的库存成本＝订货成本＋储存成本

T＝RS/Q+QKC/2

根据微积分的知识可知，经济订购批量的公式如下：

此时的Q为经济订购批量。

这个模型假定在控制过程中所涉及的物资品种单一，不允许出现缺货现象，采购条件中不规定商业折扣条款，每批订货均能一次到货等。随着模型假定的逐渐放宽，模型的公式可以进一步完善。

从中小企业的现实条件看，可编制物料控制手册，实施订货点管理。订货点管理的基本原理是：对中小企业的A类物料确定最低库存量和经济订货批量。当领料使一物料永续盘存记录上的库存下降到预先确定的订货点水平时，就发出补货订单。（见表2）

表2物料管理手册

需要指出的是，物料需求计划（MRP）比EOQ方法优越得多，但MRP需要有关数量、提前期、物料清单、产品规格的采购记录完全准确，要求与供应商的相互配合达到相当的水平。对于中小企业来说，只能在企业发展比较成熟，业务流程规范以后才能考虑采用。

参考文献:

[1]邵绛霞:内部控制与公司治理的结合点.北京工商大学学报.社会科学版.2003,(3)

[2]阎海燕,陈奎峰：现代采购―供应链中的增值服务.科技管理研究.2003,(4)

[3]Richard C.Lamming.Transparency in Supply Relationships: Concept and Practice.IEEE Engineering Management Review.Third Quarter.,2002,30(3)

注：本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文。