对协同办公系统业务应用的几点体会

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【摘要】协同办公系统（OA）是一个将现代办公思想和计算机、网络、通讯等现代化工具集成在一起的办公应用产品。在应用中能规范工作流程，快速有效地处理公司内部的办公业务。使办公室事务工作自动化、网络化、无纸化，达到协同工作的目的。现就我在应用过程中的几点体会与大家分享。

【关键词】办公系统；应用；体会

一、概述

协同办公系统，我公司于2002年在琅琊山抽水蓄能电站工程（该工程为安徽省“十五”期间重点能源项目之一，于2007年底全部机组投产，现获国家优质工程银质奖）管理中开始使用。当时，为了将设计、监理及各施工单位在业主的统一管理下协同高效工作，在“小业主、大监理”的管理模式下，公司建立了局域网及无线网络，引进了协同办公软件，从而解决了管理的有效性、及时性、协同性以及信息资源的有效获取和共享问题。2005年，随着电站工程逐步完工，各单位也相继撤离，公司将原来C/S（client/server）结构模式的办公系统升级为B/S（browser/server）结构模式，并配置了VPN防火墙，实现了公司的远程办公。同时，公司按照需要修改完善了收文、发文及其它业务流程。2009年，按照国家电网公司的集团化运作要求，国网新源控股有限公司（以下简称新源公司）于7月份在我公司部署了新的协同办公系统，我公司于8月份开始投入运行。

协同办公业务应用是国家电网公司“SG186”业务应用之一，由办公自动化、任务协作、知识管理和档案管理四大模块组成。协同办公系统整合公司系统资源，构建灵活、高效的协同工作平台，协调和推进公司日常工作并督促落实，保证政令畅通，实现高效的协同管理、灵活的业务流程整合、有效的知识管理和及时的内部通讯，提升决策支撑能力，强化信息枢纽能力，加强统筹协调能力。最终实现公司系统协同办公的统一管理，构筑覆盖公司总部、基层单位的一体化综合办公管理及业务应用集成平台。

二、对协同办公系统业务应用过程实施的体会

（一）领导重视，建立新的管理理念

这次协同办公系统的业务应用，在国家电网公司的统一要求下，新源公司的统一部署下，得到公司领导的高度重视，投入资金改变了硬件环境。在实际操作过程中，领导带头参加培训。在应用中发现老的办公系统业务流程的不合理性，领导同意修正了业务流程，使公司收、发文逐步走向科学化、规范化、标准化。通过培训和应用，促使公司职工队伍素质的全面提高，建立了新的管理理念，实现行政办公无纸化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。

（二）建立安全可靠的网络平台

为了信息安全考虑，我公司将内、外网进行物理隔离。公司内网通过防火墙、路由器与新源公司总部广域网连接。IP地址按新源公司总部统一规划。内网防病毒服务器及所有终端电脑的操作系统全部清理并重新安装，同时定期更新内网病毒库，并且制定了公司信息网络安全等有关制度，对外部接入、信息机房管理进行严格规定。这样，为协同办公业务应用创造良好的硬件环境。和内、外网隔离前相比，维护量大大减少。隔离之前，虽然有防火墙和防病毒的保护，但往往某些员工不自觉的下载文件，致使木马和少量病毒的侵扰，给协同办公系统的信息安全、保密性带来了严峻的挑战。因此，内、外网隔离和建立完善的信息网络安全管理制度是协同办公系统业务应用的可靠保证。

（三）建立标准、规范并符合要求的办公业务流程

协同办公系统业务应用的办公室主管人员应熟悉公司收、发文等有关办公业务流程，熟悉公司组织机构并明确每位员工的职位及承担的角色，了解《党政机关公文格式》国家标准应用指南。建立公司工作需要的发文种类和文件字。我公司共建立了5种发文类型，有公司发文，党委发文、纪委发文、工会发文、外方传真。每一种发文都建立了发文模板，模板格式按照《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）统一标准要求，实现了公司发文的标准化、规范化。大大提高了工作效率。

（四）实行公司全员培训

协同办公系统业务应用，不是一个人的事，是公司全员的职责。协同办公，就是公司员工共同协作办公。通过培训学习，员工进一步更新了管理理念和熟悉操作程序，进一步了解协同办公系统所分配的使用权限（公司领导、办公主任、部门领导、文书、一般员工以及系统管理员在OA中都有自己的角色和权限），进一步规范管理，养成每天上班就打开办公系统查看、处理公文，下班之前再次查看的习惯，同时，员工也形成了信息安全意识和自觉保护公司的信息资产。

（五）在实施过程中及时与软件开发商沟通

任何一个应用系统都有不完善的地方，尤其在软件应用的初期。协同办公业务流程在应用初期可能出现这样或那样的问题，一旦发现问题，主管协同办公应用人员即与软件开发商沟通建议修正，直至符合要求。有时，一个文件字的错误，或发文模板的缺失，或组织机构的问题，等等，都有可能影响协同办公系统的应用效果。软件系统和设备运行一样，在开始阶段易出现问题。所以在应用初期，协同办公应用主管人员应耐心细致地与软件开发商沟通，不断测试，不断发现问题，不断修正问题，只有这样，才能实现协同办公系统的深化应用。

三、对协同办公系统业务应用益处的体会

协同办公业务应用是国家电网公司集团化管理的必然要求。国家电网公司在全国范围内建立了广域网，构筑一体化企业级信息系统，实现信息纵向贯通、横向集成，支撑集团化运作；建设国网公司总部、网省公司两级数据中心，共享数据资源，促进集约化发展；部署国网公司总部、网省公司、地市县三层业务应用，优化业务流程，实现精细化管理。作为业务应用层的琅琊山电站，应用益处可言而知：一是由于协同办公系统的硬件、软件及数据都集中在总部，这样就省掉了硬、软件及数据的维护工作；二是由于公司与总部采用联网发文模式，这样就大大提高了文件的传输效率；三是由于采用党政机关统一标准、规范的公文格式，这样就大大减轻了办公室文书的排版工作量；四是协同办公系统强大的文件查询功能，为员工节省了网上查询文件的时间；五是协同办公系统的档案管理模块，实现了协同办公与档案管理的一体化；六是协同办公系统的任务协作可实现广域网内各公司员工之间的信息通讯；七是协同办公系统是实现痕迹化管理和提高精细化管理水平的重要平台；等等。总之，协同办公系统的应用，还有很多的益处没有挖掘出来。协同办公系统，在今后的逐步深化应用中，不断摸索，不断开发，相信在国家电网中会产生极大的效益，并发挥越来越重要的作用。

作者简介

李建巧，男，1964年生，浙江人，计算机及其应用，本科，工学学士，工程师。现主要从事信息管理、协同办公应用，文书及档案管理等工作。