高校档案室设立的保障条件分析
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摘 要 高校档案室的设立，是档案事业发展的必然产物。它既是规范高校档案管理工作的有力保障，又是实现服务师生的重要途径。本文以湖北大学知行学院综合档案室为例，结合其在设立过程中遇到的实际问题，从四个方面简要阐述高校档案设立必须具备的保障条件。
关键词 高校档案室 设立 保障条件
中图分类号：G472.4 文献标识码：A
Analysis of the Security Conditions to Establish University Archives
――Take Zhixing College of Hubei University Archive
CHEN Cheng
（ZhiXing College of HuBei University， Wuhan， Hubei 430011）
Abstract Establishment of university archives is the inevitable product of the development of archives. It is a powerful protection to standardize the management of university archives， but also an important way to achieve the service of teachers and students. This paper takes ZhiXing College of Hubei University as an example， combined with its practical problems encountered in the process of establishing， and elaborated security conditions to establish university archives from four aspects.
Key words university archives； establish； security conditions
1 高校建立档案部门的必要性
1.1 高校档案工作的重要性
高校档案客观并且直观地反映了高校人才培养、学科建设、科学研究等各方面的过程和成果，为学校保留珍贵记忆，为学校各项工作提供参考依据，也为广大师生提供有力服务，是高等学校的重要历史文化财富。2008年9月，根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，教育部和国家档案局联合颁布了《高等学校档案管理办法》（教育部第 27 号令），明确指出：“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划”。这一规定充分体现了高校档案工作的重要性和高校成立档案管理机构的必要性。
1.2 湖北大学知行学院综合档案室的诞生
高校档案机构包括档案馆和综合档案室。根据《高等学校档案管理办法》的要求，建校历史在50年以上，全日制在校生规模在1万以上，已集中保管资料在3万卷以上的高校可以成立档案馆。湖北大学知行学院建院历史十余年，拥有本专科学生共计9000余人，目前共有19个直属部门（含系部），参照相关规定，学院于2009年成立了综合档案室，将学院散存各部门的档案集中于此，统一提供利用。
2 高校档案室设立的保障条件
2.1 领导重视是高校档案室设立的前提
领导重视与档案事业的发展是相辅相成的，高校领导对档案工作的重视不仅有利于确保高校档案工作在全校各项事业中应有的地位和运行机制的优化，也有利于增强全校员工的档案意识，提高档案工作者的积极性，保证档案工作的顺利健康开展。
领导重视主要体现在两个方面：一是思想上，二是行动上。首先领导自己要真正转变思想观念，自觉学习相关法律法规，方针政策，主动了解当前形势。从宏观上将档案工作纳入学校整体规划，例如湖北大学知行学院就将档案工作列入学院2014年工作要点，对相关工作提出具体要求，并制定方案和实施步骤，定期督促检查落实情况。在任何一个高校，档案工作相比教学科研，毋庸置疑不可能是主角，但是它的辅助功能却不容忽视，这一点也是所有领导干部必须认清的事实。
行动上的重视体现在诸多方面，如安排分管领导、设立专门机构、招聘专业人才、配备相关设备等等，领导的重视程度直接影响了每一个环节的最终效果。例如，湖北大学知行学院综合档案室就分别在2013年11月和2014年5月先后召集3次工作协调会，解决档案信息管理系统上线、档案网站更新和毕业生成绩归档等几件大事。通过实践，我们发现领导的重视和直接参与在很大程度上提高了档案工作效率和与部门之间的沟通协调频率。
2.2 机构人员是高校档案室设立的基础
设立档案机构，建立一支素质高、专业精、能力强的队伍，是做好高校档案工作的基础。一般而言，规模较小的高校综合档案室多设立在校办、院办内部，便于宏观把握学校发展。湖北大学知行学院综合档案室设立在图书馆内，目前类似模式在国内比较少见。我院采用这一模式，主要是为了利用图书馆已有的符合档案保管要求的库房，具体而言，1至6楼主要实现图书馆功能，7至8楼分别设立综合档案室办公室、档案库房及陈列室。
高校档案管理机构属于科研性、服务型机构，应该配备专职档案人员，并应综合考虑学历结构、年龄结构及专业职务结构等诸多因素。目前我院档案室有一名副院长分管，图书馆副馆长兼任档案室负责人，另有工作人员2名，其中1名毕业于武汉大学档案学专业，另1名则是非专业人员，各部门均有1名兼职档案员，年轻的队伍预示着我院档案事业无限的潜力和后劲，但仅有1名专业人员的现状和相对不太稳定的兼职档案员队伍也对提高我院档案管理的水平产生了一定的制约作用。