水利工程档案信息化建设浅析

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摘 要：档案信息资源是一种原生的，独有的，不可替代的信息资源。加快档案信息数字化进程，促进档案信息化建设具有十分重要的意义。结合多年来对水利工程档案整理的实际情况，对影响档案信息化建设进程的因素进行了分析，并提出了一些有关加快档案信息化建设的建议。关 键 词：档案管理；信息化；档案管理理念

Abstract: Archive information resources is unique and irreplaceable. It has great significance to accelerate the digitization process of archival information and promote the construction of archival informatization. Combining with years of arrangement of water conservancy project files, the author makes an analysis of the factors that affect the file information construction process, and proposes some suggestions for accelerating the construction of archival informatization.

Key words: archive management; informatization; the concept of archive management

中图分类号：F407.9文献标识码：A文章编号：2095-2104（2012）

一、水利工程档案信息化建设的内涵

水利工程档案管理是水利工程建设的基础工作，是设计、施工、监理、基建等活动的重要依据。水利工程档案信息化建设是一项规模大、涉及面广、技术性强的系统工程，要有序推进档案信息化管理，必须转换档案管理模式及更新档案管理理念、加强档案基础工作。二、水利工程档案信息化建设特点1. 档案信息载体电子化目前，在水利工程中形成的各种文件的文本、表格、图形、图片、声像等都是以电子文档的形式保存下来的，档案介质正在从纸质向电磁介质转变。从存贮介质看，硬盘、软盘、光盘等系列存储设备具有容量大、占用空间小、便于修改等优点，为电子化档案的保存提供了有利存贮条件。现代的存贮设备不仅可以节省库房空间和档案装具，而且可以节约大量的人力、财力和物力，将大大提高档案管理的规范性和工作效率。电子化档案将最终改变档案资料载体形式。2. 档案信息组织形式网络化

传统档案工作的信息组织大多是人工方式进行的，采取的是手工登记、编目、造册的方法，只能按类别、年份进行比较粗的分类。在网络环境下信息组织模式、信息处理技术及信息利用方式都发生根本性的变化，档案现代化管理可以实现归档、编目、查询检索和借阅管理的自动化，便于档案信息的接收、传递和存储，有利于网络环境下档案信息资源开发和利用。3. 档案信息查询检索自动化档案信息管理的终极目标是把档案中的知识、技术、成果信息及时有效、合理、合法地开发利用，提高档案的利用率。传统管理方式下只能根据归档的分类方式，按类进行简单查询，检索条件简单，查询结果比较单一；实现数据库系统管理后，可以根据主题词、关键字进行全文检索，也可以将多种条件组合在一起进行复合条件的查询，让信息技术所包含的科技含量在水利行业中得到充分体现。三、 档案信息化建设影响因素分析1. 档案资料整编混乱由于每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格原则不统一，没有按一定的规律科学分类，形成整编、组卷的目的。以至于造成档案资料以齐全为目的，以案卷不丢失为原则，内容庞杂、档案资料繁多、分类不清楚等一系列情况，主要反映在以下几个方面：（1）组卷不规范，编号方案、形式不统一。不同时期档案资料整编不同：档案资料整编按单位工程—分部工程—单元工程组成的 ；之后改为档案资料整编按施工前期—施工中期—施工后期组成；再之后更改为施工准备卷—施工进度卷——······——验收卷。（2）在文书档案中存在案卷标题不规范、问题标注含混不清、卷内无文件级检索目录、文件标题不全、责任者不明等现象，以致于部分内容未被案卷标题涵盖，有些文件就很难检索到，从而产生漏检，影响档案利用率。（3）组卷规则不规范、不统一，如有按时间组卷的，也有按职能部门管辖权限组卷的。（4）档案整编工作中对“卷”和“件”概念模糊，对一些文件之间没有互相联系的文件，没有取舍，统一编档入卷。既不方便利用（按“件”检索、借阅、复印等），又不利于档案的信息化处理。四、加强档案信息化管理的几点建议1. 加强档案基础管理工作档案的基础性管理工作，是档案信息化建设的前期准备。要对档案实体进行科学有序的管理，首先，要做好档案实体的前期处理工作。首先，档号的编制要规范，要统一档号编制方案和档号形式，档号要能正确反映档案的分类和排列次序，以便于保管和查找。其次，档案著录要规范，尽量采用最精确的词语涵盖案卷的内容，使用同一个称谓、同一题名，以确保检索点的一致性和唯一性以保证检索点的准确性。2. 加快档案管理文档一体化的进程文档一体化管理是将文件和档案作为统一的系统工程，要加强文件管理的超前控制，就必须要求单位的文件、档案类目划分和设置要准确、文件转换格式要标准和规范，使各类文件管理系统都能和档案管理系统的数据接口紧密衔接起来。档案部门应改变传统档案工作模式，在单位网站的网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，让本单位人员利用本单位的局域网站，足不出户就将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，从而大大提高工作效率和管理水平。五、结束语加快档案管理现代化基础设施建设，保证电子文件有效安全运行和归档；必须统一档案信息资源管理的规范，使电子文件的归档、保管、利用等工作实现有序化、标准化。参考文献：[1] 赵沈贵.档案信息管理和传统管理。档案学通讯，2006，

[2] 叶哗.信息时代档案管理浅析.云南档案，2008，

[3] 董立宏.档案信息化系统管理若干问题的思考.赤峰学院学报（汉文哲学社会科学版），2006

[4]熊宏斌.档案目录数据库的数据要求.档案学通讯，2005 [5]孟宪波.浅谈数字档案信息资源建设.档案学通讯，2006