上市公司的档案问题

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为规范公司运作，保护广大股民利益，保证社会主义市场经济的健康运行，中国证监会及其派出机构定期对上市公司进行巡回检查，对在检查中发现的问题要求上市公司及时进行整改，并向社会公开披露整改措施。

从最新公开的《南方摩托股份有限公司关于中国证监会长沙特派办巡回检查的整改报告》、《华意压缩机股份有限公司关于2003年巡回检查有关问题的检查报告》、《厦门汽车股份有限公司巡检问题的整改报告》中发现，中国证监会及其派出机构在对上市公司的例行检查中，档案问题引起了他们的严重关切。这些问题包括：南方摩托股份有限公司未设立独立的档案管理部门，各项档案、产权资料均由控股股东档案馆统一管理；华意压缩机股份有限公司档案保存不完整、不规范，第二届五次、七次董事会会议通知等部分档案资料遗失，公司内控制度存在一定缺陷，至今尚未建立募集资金管理办法和档案管理制度；厦门汽车股份有限公司第三届四次、五次、六次、七次、八次以及第四届二次监事会会议缺少会议通知。

上述上市公司的档案缺陷包括三个方面：重要材料归档不全或不完整；没有建立独立的档案管理机构；没有制定完善的档案管理制度，这些问题在证监会的整改意见中被认定为内部控制问题。档案缺陷以及上市公司的其他问题，是一些股份制公司现代企业制度还没有完全建立起来的表现，也是市场经济发育不完善的表现。对其不严格进行监管，不仅将会损害广大股民的利益，而且还会阻碍市场经济的健康发展，长远地说，企业本身的发展也会受到影响。同时，我们看到，对于被称为内部控制的“档案问题”也被置于证监会的严格监督之下，令人有些想不到：一个企业的档案少几页、没有对档案规范整理、档案管理制度不完善、没有建立独立的档案机构，用得着这么大惊小怪吗？

既然是股份制公司，特别是上市的股份公司，它们拿着大伙的钱，就得对大伙负责，就得按照市场经济的规则办事，否则就会罚出场外。我们高兴地看到，上述的几家公司按照证监部门的意见一条一条地进行认真整改，并将整改措施向社会公开。南方摩托股份有限公司控股股东南方公司作为一家大型国有企业，拥有一套较为完备的档案管理系统，公司委托南方公司为公司提供档案管理方面的服务，并且在实际运作中其费用也得到了南方公司的免除，因此公司没有另行设立单独的档案管理部门。随着公司重组改制工作的完成，这一问题即将得到妥善解决；华意压缩机股份有限公司已修订了董事会档案管理制度，今后将严格按照该制度保存公司有关档案；厦门汽车股份有限公司近年来公司监事会会议事先都发出了书面通知?熏但由于对资料归档工作的疏忽，公司档案中没有上述会议的通知文件。今后，监事会将做好每次会议后的资料归档工作。

随着我国市场化程度的加快，中国的企业改制工作正在大面积进行。在已经公司化的企业中，部分实力强大，运作规范的公司要走上市场，从社会中募集资金。同时，在市场发育程度不完善的情况下，一方面，政府要为市场的发育制定规则，为企业的发展提供服务。另一方面，要按照规则对市场进行严格监管，避免一些企业违规操作，损害社会和股民利益。

上市公司的增多，为市场的监管增加了难度。中国证监会及其派出机构对上市公司定期巡查，而且还特别注意到上市公司管理中的档案问题。山东省档案局将于今年六、七月份对全省上市公司档案工作进行一次执法调研。这样的监管，对于广大股民来说是个利好消息。出现问题的上市公司对问题能够及时进行整改，认真纠错，对于广大股民来说同样也是一个利好消息。