网络环境下如何做好档案的保密工作
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摘要：在网络环境下，对档案信息资源的合理利用必须在保密的前提下进行，无限制地随意利用档案不仅损害国家的根本利益，同时也无益于我们档案工作对社会服务的全面化，应当正确认识和处理两者的关系。
关键词：档案管理；网络技术；保密工作
随着信息技术的迅猛发展，办公自动化提高了工作效率。在网络信息环境下，资源共享成为当前档案信息发展的新趋势，然而档案信息资源利用也受到档案自身属性的制约。考虑档案的机密性，维护国家利益作为前提，一旦泄密将会给国家造成巨大损失。因此，档案的保密工作显得十分重要。《保密法》第四条“保守国家秘密工作，实行积极防范、突出重点、依法管理的方针，既确定国家秘密安全，又便利信息资源合理利用。”明确了保密与利用的关系，在保守秘密的前提下，为档案的合理利用提供了法律依据。从管理角度来看，保密是一种手段，既充分发挥档案的价值又保证档案的信息安全。所以在网络环境下做好档案保密工作，我们应当正确认识和处理两者的关系。
1 网络环境下档案保密工作保管设施是前提
计算机网络技术在政治、经济、社会、文化等各个领域的广泛应用，档案管理工作也进入网络、信息、数字化时代。与此同时，信息安全与保密问题也摆在人们面前，危及计算机终端和网络信息系统的安全事件时有发生，不容忽视。传统的纸质性档案管理积累了许多经验，建设高标准的档案库房，配备防盗门、铁栏窗、报警器、保险柜、电子监控设备等防盗设施，实行“三室”分开，从档案库房内外部的硬件保管条件上确保档案的安全。进入网络时代，传统的档案管理模式被电子信息技术模式所取代，电子文档和数码技术使电子档案保存管理相对方便，存储介质占用空间极小，对存放场地要求相对较低，但保密问题是一个难题。电子档案从保管形式上分为两种：一种是存储在磁盘、光盘上的电子档案；另一种是存储在网络数据库中的电子档案。存储在磁盘、光盘上的电子档案，相对比较好管理。保管上主要做好防消磁、防损坏工作，必要时可复制副本或异地保存。而计算机终端作为创建处理和存贮电子档案的载体之一，在信息安全与保密方面影响因素大易被攻击，又因误操作受破坏和非法使用，操作系统、应用软件的漏洞和病毒感染等造成的数据丢失，信息增删更改，恶意入侵、窜改和删除数据，都给电子文件信息内容的原始性和真实性保护带来威胁。加强计算机管理：一是采用防火墙、安全等技术实现，阻止外部攻击。二是实行内外网隔离，移动存储介质不在内外网之间交叉使用。三是不轻易更换硬盘，对废弃的硬盘要有专人销毁。四是防止电磁波泄露，电源线、传输线、CPU、内存、I/O接口等部位都有较强的电磁辐射，借助仪器设备采用距离防护、噪声干扰、屏蔽等把电磁泄露抑制到最低限度。五是对文档可设为只读模式，或对部分电子文件加密，确保真实准确。六是采取现代网络管理软件对计算机进行监督、管理、控制，从而在很大程度上解决普通网络安全保密检查难以解决的问题。
2 网络环境下档案保密工作利用措施是关键
在网络环境下利用档案资源共享，实现档案资源的合理配置，满足社会公众需求，更不能忽视档案信息资源的保密问题。从表面上看，共享与保密相互矛盾，但实质上是相辅相成、相互促进的，在这个完整的网络信息平台上必须考虑共享与保密两大因素，这是衡量电子档案保密的利用措施。目前，传统性的档案利用方式已经不能满足社会所需，档案部门必须从解放思想、更新观念入手，审视档案信息开发与利用的地位。利用电子信息技术进行性档案管理应严格按照程序办理，认真履行审批、登记、签字手续；对秘密等级比较高的，不宜用拷贝的方式提供利用；对上网的电子档案必须从进口、传输、使用三方面采取安全保密措施。重要电子档案的信息内容，需在数据传送前进行加密或隐藏处理，在数据传送过程中，对传输信道和传输设备中传送的信息采用逐链加密，端端加密或混合式加密。在对外提供利用时，采取对与所查档案无关的文件进行密封等措施。对文件单份保存，编制目录卡片，建立文件统计台帐和存放地点索引，为科学管理，准确掌握，有效保密，及时地提供利用创造条件。纸质档案库房采取双人双锁措施，指定专人负责管理。对存储在网络数据库中的电子档案，重点做好数据库的安全与保密。首先要加强对计算机信息系统的保密管理，做好计算机内外网分离工作，安装防火墙，保证网络安全。其次做好权限控制，实行加密技术，确保保密数据只能被有权限人使用，且整个使用过程应被完整记录，做好事前防御，事后追踪。其三可根据权限查阅，实行电子身份认证、防改写措施，在权限范围内更改、编辑图纸、文本，但不能将图纸及文本本身或者内容下载到终端用户及任何设备上。这样，所有的保密数据统一集中地保存在服务器上，既有效又安全，从根本上杜绝保密信息的泄漏。正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史意义，确定档案的保管期限，及时开放和利用。采取有效措施，堵塞危及档案安全的漏洞，解决信息公开背景下网络泄密问题，使网络运行管理引入即时反馈的机制，促进信息网络安全整体构架的逐步健全和完善，从而实现计算机网络安全保密运行的技术化、制度化和长效化的管理目标。
3 网络环境下档案保密工作制度落实是保证
完善制度建设，规范档案管理，使保密工作制度化、规范化。档案管理人员实行岗位责任制，加强保密教育，落实保密制度。多起窃密泄密案例表明，计算机内外网互联、移动存储介质交叉使用等都是人为因素，加上保密意识淡薄，存在“有密不保，无密可保”错误观念，最终导致泄密。提升保密防范技能，建立和完善网站信息保密审查制度。依照《保密法》对拟公开的档案信息严格保密审查程序，健全保密审查机制，落实保密审核责任制。建立阅览登记、外借使用、销毁复制等管理制度。强调互联网准入制度，严禁使用密件明传、明件密传、明密混传，强化移动存储介质使用管理等规章制度。定期进行网络安全排查制度，发现的问题要及时整改。严格执行载体定点维修制度，所有计算机到指定点进行维修。对载体要严格执行销毁管理制度，销毁泄密载体要经本单位主管领导审核批准，履行清点登记手续，统一送当地保密行政管理部门的载体销毁中心进行销毁。建立健全一整套健康的、能发挥作用的各项管理制度，并认真加以贯彻落实，并保持制度的严肃性，使保密工作才真正做到有章可循。
网络环境下做好档案的保密工作，提高保密技术防护水平，只有不断加大检查力度，继续做好对计算机的监管工作，发挥保密技术手段，发现问题，消除隐患。保守国家秘密是每个公民应尽的义务，不仅档案管理者自身要做好，更需要社会各界共同参与，提高全民的保密意识，提升防范能力，落实保密各项制度，是做好档案保密、维护档案安全的根本保障。