一种辅助核算设置模型在会计电算化实务中的构建
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摘要:文章对用友财务软件辅助核算功能进行了研究分析,并结合企业会计电算化实务构建了一种科学规范、完整有序的辅助核算模型,以期对企业会计电算化核算效率的提高与核算水平的提升有所助益。
关键词:电算化;辅助核算;模型;构建
一、用友财务软件辅助核算功能综述
当前,在企业会计电算化核算实践中,用友财务软件以其功能强大、易于操作、便于维护、不断升级的优良特性,深受企业财会工作者的喜爱。作为一种主流会计电算化核算软件,其在我国的会计电算化进程和事业当中发挥了不可替代的积极作用。
随着经济形态的不断发展和信息技术的进步,用友软件的版本在随着社会需求的变化而不断更新升级的同时,其功能也日渐强大和完善。辅助核算、数据联查、账套复制、远程查询等功能鱼贯面世,得到逐步推广。
在辅助核算功能中,供应商核算、客户核算、部门核算、项目核算等辅助核算功能作为其诸多强大功能中的四类,既具有各自特色,亦具有组合应用的优势。就用友财务软件而言,从设计理念上讲,供应商核算、客户核算、部门核算和项目核算分别通过建立供应商数据库、客户数据库、部门数据库和项目数据库的方式,来集成核算债务往来、债权往来、个人往来和具体交易事项,其设计目标则是用于分别减少债务往来、债权往来、个人往来和具体交易事项科目级次。
在会计电算化核算实务中,如何将这些辅助核算功能使用好、组合好、发挥好,既需要学习培训和经验积累,也需要探索研究,不是简单套用和照搬照抄就能实现的。
二、辅助核算在企业会计电算化实务中的应用现状及存在问题
目前,在用友财务软件辅助核算应用实务中,企业会计同仁一般会按照用友软件的使用说明书进行设置和使用。常规的做法是:将货币资金设置为项目核算,应收账款和应收票据设置为客户项目核算,其他应收款设置为部门核算;对应付款项和应付票据设置为供应商项目核算,其他应付款和应付薪酬设置为部门核算;而将管理费用、营业费用和财务费用设置为部门核算。
目前,这种辅助核算方法是普遍性的、一般性的。其在会计实务中仅能提高资金、部分往来和费用等科目核算及查询效率的功能,而对存货、投资、固定和长期资产类科目以及短期借款、长期借款、预付账款、预收账款和收入类科目辅助核算水平的提高并没有发挥应有的作用。
从科目数量对比来讲,现有的应用面显然过于狭窄,对资产和损益类科目涉及不够宽广;从组合查询的角度看,不支持有关会计科目的综合查询需求,如主要客户对收入形成的贡献水平无法查询;从数据综合利用来看,由于各个辅助核算功能交叉不够广泛,导致对数据的综合加工能力不强。这些问题充分反映了现行的辅助核算所存在的设置不全面、组合不到位、覆盖不广泛、潜力挖掘不够,以及与会计核算实务对接不紧密的问题。
这些问题的存在,为我们在工作实践中不断优化会计辅助核算设置、增强对辅助核算功能的应用水平提出了新要求,需要我们认真研究,精心学习、系统应用,对接好软件与实务需求,不断提高工作效率。
三、辅助核算在企业会计电算化实务中应用较为单一的成因分析
企业会计电算化核算实务中存在的上述问题,与软件售后培训、企业应用规划以及财会人员学习状况息息相关。就软件售后培训来讲,是否将软件所固有的强大功能清晰地传授给企业及其员工,是包括软件辅助核算在内的所有功能有效体现的第一个环节。
就企业应用来讲,有没有一个系统完整的软件投用升级规划,对于软件本身及辅助核算功能的深度拓展具有关键的平台作用。在软件操作层面,财会人员的能动性、经验积累和专业水准对于软件功能的发挥至关重要。如果财会人员缺乏对财务软件本身功能的良好认知,同时对企业会计核算实务体验不够深入,那么财会人员作为软件操作主体所具有的局限性将限制财务软件功效的良好发挥。
经过长时期的工作实践探索和对用友财务软件功能的持续钻研,笔者认为,现阶段会计电算化核算实务中普遍存在的辅助核算应用水平仍然较低,并没有充分体现出各辅助核算功能的独有特色及其组合优势。那么,能否在现有应用水平基础上构建出一个全新的模型,以便于既能更好地发挥出财务软件应有的功效,又能使该模型具有广泛的参照性和可复制性呢?实践证明,完全可以结合企业实际,构建起较为系统完整的辅助核算设置模型,并具有极强的拓展性,可以推广。下面结合会计要素对这一模型作以设计。
就会计核算五要素资产、负债、成本、权益、损益来讲,只要存在二级科目以下的设置需求,均可通过设置项目辅助核算的方式予以替代,这样可以实现通过提高信息集成度的方式减少科目设计层次,进而达到提高核算效率的目标。当然,二级科目的设置可以保留,以保持必要的递延细分层级,这对明细核算是有益的。
在客户辅助核算设置方面,传统的应收账款和应收票据债权往来辅助核算显然过于单薄,可以延伸到预收款项和收入类科目,同时与项目辅助核算进行关联与交叉,即可实现多维核算的目标。
在供应商辅助核算完善方面,在现行的应付账款和应付票据债务往来辅助核算的基础上,可拓展到预付款项、短期借款、长期借款等债务往来科目。同样,与项目辅助核算进行关联与交叉,可实现多维核算的目标。
在部门辅助核算优化方面,将部门辅助核算仅仅停留在个人往来、管理费用、销售费用和财务费用核算范围内,显然没有利用好用友财务软件功能优势,应进一步拓宽到对应付薪酬的核算上来,同时与项目辅助核算进行关联与交叉,就可以实现多维核算的目标。
如上所述,通过将会计五要素资产、负债、成本、权益、损益与四项辅助核算功能供应商核算、客户核算、部门核算和项目核算的优化组合,我们就构建出了一个全新的具有一定通用性、参照性和可复制性的会计电算化辅助核算设置模型。需要说明的是,辅助核算存在的意义在于提供多元化核算需求,当某些会计核算没有这种需求时,面面俱到显然是不必要的。
五、结束语
随着市场竞争的日趋激烈和企业形态的变迁,企业管理体制机制也在发生着剧烈变革,这对企业管理效率提升提出了更高的要求。在这种环境下,包括会计电算化在内的企业财会管理工作实现一定突破,显然具有重要的现实意义。本文就是在这种考量之下,从具体工作优化的视角所做的专业探索,以期对企业会计电算化核算效率的提高与核算水平的提升有所助益,并愿与广大财会同仁进一步探讨。当然,对会计电算化中财务软件功能的充分挖掘是一个持续的过程,需要包括广大财会同仁、企业领导、软件供应商等在内的各个方面的共同努力,以更好更快地促进我国会计电算化进程的提速。
常规性的辅助核算设置,如表1所示。
可参照可复制的辅助核算设置模型,如表2所示。
参考文献:
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[作者单位:西安高科(集团)公司]