如何做好高职院校的学生档案管理工作

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摘要: 学生档案是高职院校教学档案的重要组成部分,它能为毕业生资格审查、用人单位招工等提供准确的参考材料。因此,正确认识高职院校学生档案管理方面存在的突出问题,做好学生档案管理工作,并有效发挥学生档案的重要作用,对提升高职院校整体工作水平有重大意义。

Abstract: Vocational education student records is an important part of the file,it can provide accurate reference materials qualification for graduates,recruitment and other employers. Therefore,the correct understanding outstanding problems in records management,good management of student records,playing its important role has a major significance for raising the overall level of vocational colleges.

关键词: 高职院校;学生档案

Key words: higher vocational school;student records

中图分类号:F271 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)10-0226-01

0引言

管理高职院校学生档案是学生从入学到毕业整个培养过程在德、智、体等诸方面发展状况的真实记录和反映。强化高职院校学生档案管理,对深化教学改革,提高教学质量和教学管理水平,为国家培养社会主义现化代建设接班人具有十分重要的意义。

1目前各高职院校在档案管理方面还普遍存在一些问题

①领导重视不够,管理不到位,导致有些学生档案的原始材料丢失、破坏等;②学生档案的规章制度还不够完整且缺乏稳定性;③档案管理人员的专业水平普遍较低,对档案管理工作的重要性认识尚不到位;④由于档案管理者各方面待遇偏低,任务比较繁重,工作量较大,人员流动性较大,没有相对固定、素质较高的专业队伍。这些问题的存在不仅会影响了学生档案管理水平的提高,也影响到了人才进步和发展,同时也严重损害了学校的声誉。因此,正确认识存在的问题,制定科学的管理办法,就显得尤为重要。

2高职院校应切实加强和完善学生档案管理工作

高职院校学工处等有关职能部门应切实加强和完善学生档案管理工作,并着重做好以下工作。

2.1 强化学生档案管理的意识学生档案的管理是高职院校管理工作的重要组成部分,领导重视是学生档案规范化管理的关键,学生档案的质量直接反映了学校的管理水平。主管领导及学生档案管理人员应进一步学习《档案法》和有关的政策法规,明确其重要性。只有学生管理人员有了良好的档案意识,才能在具体的学生管理工作中对其资料数据做正确的反应,及时地加以收集、整理、保管。

2.2 加强学生档案管理队伍建设想要提高学生档案的管理水平,必须做到科学、优化、稳定。下一步各高职院校应积极为档案管理人员创造提高业务水平,经常组织开展相关的业务培训和学术交流活动和专业能力的平台,使档案人员的业务工作能务、工作效率和运用现代信息技术的能力得到全面提升;还要提升学生档案管理人员的思想政治觉悟,使每一位学生档案管理人员充分认识到学生档案服务学生、服务社会的双重功能,要培养其形成强烈的事业心和责任感;另外,务必解决档案管理人员的一系列(比如职称、职称晋升等)相关问题,保持档案管理队伍的相对稳定,充分调动学生档案管理人员的积极性和创造性,促进学生档案服务功能的最大化发挥,促进学生档案工作和其他工作的协调发展,更好地为学生就业、企事业单位合理使用选拔人才提供便可靠的参考资料。

2.3 建立完善规范的管理制度职能部门应建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、转递送交和管理职责等各项规章制度,做到有章可循、有据可依、照章办事。

2.4 拓宽档案归档范围学生档案是用人单位招聘人才及今后各级组织选拔、任用、考核人员的重要依据,因此必须紧密结合新世纪人才培养模式和用人单位的运用,围绕学生个性开发、素质提高和顺利就业这个中心,努力拓宽学生档案的收集内容,构建特色性的学生档案副本。

2.5 加速高职院校学生档案馆数字化、网络化和检索自动化建设近年来,随着人事制度改革在全国各行各业的展开,自主择业、自主用人、人才合理流动机制的形成,人员流动频繁,势必要求人事档案的转移手续更简化、方便,而人事档案的信息化管理要求电子文件归档,凭借网络传输,将会更加便利、快捷、安全。当今越来越多的文件是以电子化、数字化、网络化承担知识和信息的载体,不再是传统意义上的纸,而是电子文件软盘、光盘。档案的载体发生了根本的变化。档案信息数字化是档案信息管理与传输现代化和自动化的基础,没有档案信息的数字化,就无法实现人事档案信息管理与传输的自动化。实现信息化电子档案的建设与管理包括三点:①电子档案的形成,根据管理要求,使电子文件体现高职院校学生档案管理的功能;②关键环节是建立电子档案管理数据库;③电子档案的长期保存。

2.6 加强学生档案工作的宣传力度学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分,我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时,又做到主动提供服务。使档案的价值得以充分体现。档案人员既要熟悉室藏档案资料,注重档案的收集质量,提高档案的利用率,还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究,找出工作中的不足,以科学的态度,把学校档案工作做得更好,使之发挥出更大的作用。加强学校档案的管理工作,作粗浅的认识:①加强意识,建立机构②健全制度、规范管理③强化业务,提高能力四、注重收集,加强管理五、提供服务,开发利用。

3结语

学校的档案工作是教育事业的重要组成部分,是维护党和国家历史面貌的一项重要事业,也是研究改进、提高教育事业的不可多得的宝贵史料。在改革开放,社会信息量不断增长的今天,人们的观念向求发展、求竞争、求效益方面发展,对各类信息包括档案信息的获取要求越来越大,利用的速度要求越发快速、准确。总之,高职院校学生档案从建档、管档、归档到转递,经历的时间长,经手的部门多,工作量大,这就需要学校领导高度重视,需要学生档案管理人员认真仔细负责,需要有科学规范的管理制度,同时还需要各相关部门协调配合,利用计算机、网络技术等先进的技术手段做好学生档案的各方面工作,才能真正发挥学生档案管理的服务功能,做到学生档案服务于学生、服务于企业、服务于社会。

参考文献:

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