档案保护标准的缺失引发的思考分析

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摘 要:近些年来,随着知识经济的兴起,互联网技术在大范围内得到普及,现代档案已经逐步向信息的数据化和网络化方向过渡。现有档案保护的技术手段却未能完全脱离传统方式的制约,在实际工作中存在诸多不足之处。本文探讨数字信息环境下的档案保护标准的缺失现状及改进措施,为保证现代档案的安全提供切实的参考价值。

关键词:档案保护 现代档案 网络化 安全

中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2012)05(a)-0242-01

档案是再现历史真实面貌的原始文献,是具有凭证价值属性和保存价值的历史记录。区别于图书情报资料和文物,档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。近些年来,随着知识经济的兴起,互联网技术广泛应用于生产生活的方方面面,现代档案的形式和载体在信息化基础上呈现多样性,其制作手段和表现方式也日趋多样化。档案保护工作是开展档案工作的有力后备保障,但是现行档案保护的技术手段和覆盖范围难以满足现代档案保管的要求,数字信息环境下档案保护标准的缺失,更是加剧了新形势下档案保护工作的困难。

1 我国现行档案保护标准缺失的具体表现

1.1 档案保护标准和规范体系的建设缺乏统一性

1.1.1 缺乏对不同存留场所中的统一保护标准

重视业务活动的承办单位在留存档案的过程中,轻视档案的保存工作,将档案工作当做业务活动的辅助品,导致档案保护工作的积极性大大降低。档案文件在承办单位阶段得不到应有的重视,不利于后续档案工作进行全程管理和控制。

另一方面,中间档案馆、总档案馆和专门档案馆偏重于保管一些经过筛选的具有重要保存价值的档案,档案工作人员的保护意识和专业知识相对较强,在工作中极易产生过度的保护措施,导致工作效率低下、管理效益不尽如人意。

1.1.2 各类档案保护的标准体系未能规范化

《档案法》的颁布,带动了《磁性载体档案管理保护与规范》、《档案微缩品保管规范》等行业标准的出台,这一系列的操作规范和标准虽然在一定程度上指导了实际工作,但是仔细研究其层次内容和结构体系,我们可以看出现有的行业标准涉及主体权益保护权益不明、数据控制笼统化、各标准之间分散割裂等不足之处。有关标准注重保护的要求,却忽略了档案利用时的便利性,有些规定甚至直接与实际工作相悖,造成了现行规章制度与时间的不一致。

1.2 档案保护观念陈旧,缺乏前瞻性保护措施

1.2.1 档案保护专业人才在现有条件下无法发挥应有的价值

据有关部门统计显示,从我国创办档案教育延续至今,全国共33所普通高等院校和14所成人高等院校设立了档案系,开设了档案保护课程,并另有近50个中等档案教育培训点,为国家档案部门输送了大批高层次的保护专业技术人员。尽管如此,在实际档案管理工作中,受过系统教育的的高素质档案管理专业人才在我国档案部门现行的传统低效率的工作环境下,往往显得格格不入。档案保管单位整体管理水平低下,工作氛围淡薄都制约了高素质人才专业价值的发挥。

1.2.2 档案保护技术落后,无法适应现代档案管理的要求

档案保护的技术方法直接作用与文件载体,我国现有档案保护技术的科技含量不高,对于不同文件载体的个性化保护力度不足,先进工艺引进力度不够,特别是基层档案馆储存湿度较大、运用传统的淀粉修复方式等现状,更是对纸质档案的二次破坏。

1.2.3 相关职能部门缺乏前瞻性认识

电子文件越加广泛地应用于档案管理工作,借助先进技术实现信息与载体的分离变得切实可行,电子文件的在信息技术的普及下已经逐渐实现了前瞻性控制。但是不可否认的是,纸质档案依然是档案工作的主体。纸制品具有容易受损的特质,但是在归档初期,工作人员的不规范操作往往对原始文件造成不可修复的人为性毁害,增加了后续档案保护工作的难度。

1.3 重要档案保护机制和灾害预防工作欠缺完善

我国对重要档案的保护工作,目前还停留在各单位自主进行的阶段,缺乏行之有效的统一管理标准。相比之下,虽然各部门已经意识到灾害预防在档案管理保护中的重要作用,但是,灾害预警组织结构不完备、突发灾害问责制不完善、突发灾害应对流程不规范等现象依然长期存在,使得灾害预警形同虚设。

2 解决档案管理问题的对策

2.1 制定统一保护标准,指导档案保护工作顺利开展

2.1.1 开展常规管理工作的同时,注重各个档案留存环节的同步执行度

无论是在档案创建的承办单位初期或是档案转以后的中间档案馆、专门档案馆阶段,常规的档案安全防护工作都应是每一个档案工作人员的职责所在,充分重视日常工作中的细节,才能杜绝档案文件在不同留存产所遭受区别化待遇。

2.1.2 制定可操作性强的统一保护标准

各行业、各系统、各单位下属档案馆,都应在国家档案局的领导下,根据具有宏观指导意义的档案保护标准规范,制定既符合大方向发展、又适应小团体现状的操作规范,形成自上而下的标准体系,促使具体措施的拟定,保障档案保护工作在政策上的宏观统一性。

2.2 更新档案保护理念,加强档案保护意识

2.2.1 增强人才实践技能

档案保护工作的技术性和操作性强度大,这就要求工作人员不仅需要熟悉各档案馆不同的环境条件,更要熟悉实际工作中用到的硬件设备。因此,在我国档案保护专业人才的培养方面,立足现有条件,强化其实践技能是相当必要的,与此同时,单位应加强档案保护工作人员的思想教育,促使其产生工作积极性,自觉增强保护意识,有针对性培养应用型的专业人才。

2.2.2 职能部门加强前瞻性措施

针对纸质文件的保护管理,为避免人为操作不当导致的二次破坏,档案工作工作人员要在档案建立初期就积极介入,从源头开始进行档案保护工作,实现对档案管理工作的全程控制和全面管理。职能部门的前瞻性控制措施,能够有效保障档案文件、特别是纸质文件的完整度,提高其利用价值。

2.3 完善灾害预警和重要档案保护机制

灾害预防是档案保护工作的重要组成部分,做好灾害预警可以有效降低可预见性灾害带来的损失。各档案管理单位应该在日常工作中明确规定突发灾害紧急处理方案、预案操作标准以及突发灾害相关问责制度。无论灾害是否发生,对重要档案的保护都应该得到有效稳妥的保管,结合先进的科学技术,将档案信息通过扫描、拍照、数据转换等方式进行特殊保管,确保重要信息的长期有效保存。

3 结语

我国档案保护工作是历史赋予的一项长期性工作,其管理方式的改革并非一朝一夕就能实现。各单位、各部门应该在权威的管理体系下,通过自上而下的方式规范档案保护工作的实际操作过程,使得档案管理人员在工作中有法可依、有迹可循,从而提高管理效益,促进档案保护工作向更加规范化、合理化的方向发展,为我国人力资源相关工作提供有力支撑,进而实现同国际先进国家的接轨。

参考文献

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[2] 朱道勇.我国档案保护工作的若干问题研究[D].安徽大学,2007.

[3] 邢华洁,金文杰.浅议我国档案保护技术工作标准化的建设[J].档案时空,2010(8):7～10.