电力信息档案数字化成本控制管理探索
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摘要：伴随信息技术的飞速发展，档案数字化管理已经成为企业档案管理的发展趋势。纸质档案管理为主的传统管理模式受到巨大冲击，大量由计算机直接生成的文字、数据档案，以及用计算机扫描的图形、图像档案材料成为现代档案数字化的存在形式。
中图分类号：TM7文献标识码：A 文章编号：1009-0118（2011）-12-0-02
一、引言
伴随信息技术的飞速发展，档案数字化管理已经成为企业档案管理的发展趋势。纸质档案管理为主的传统管理模式受到巨大冲击，大量由计算机直接生成的文字、数据档案，以及用计算机扫描的图形、图像档案材料成为现代档案数字化的存在形式。
从成本管理角度，档案数字化工作是由成本和收益组成的，在推动江苏省电力行业档案数字化过程中，成本控制成为苏源信息面临的一大难题。为规范我公司档案数字化项目实施的管理，提高项目实施进度，节约项目成本，公司从制度管理、工资指标设计等方面进行了一系列的尝试和探索。
本文根据苏源信息在推动档案数字化实践中产生的问题和解决方法，探讨电力系统档案数字化建设过程中存在的成本控制问题，为我国档案数字化管理提供一些思路。
二、成本控制的制度规定
（一）员工工资考核制度
1、所有参与人员采用“按件计酬”的考核制度，无基本工资及各项补贴，体现多劳多得。
2、单个项目产值的30%作为该项目组人员总工资额。单个项目在现场产生的住宿费、餐饮费按以下公式测算：
住宿费用＝1.2
就餐费用＝1.2
注：10人参与项目，1.2表示浮动系数，含交通费用，并考虑项目进场出场时间。
5000页表示三台高速文档扫描仪日工作量。
3、员工最终工资额按单个项目结项后，以实际完成的工作量统一计算总工资额支付，公司每月将会预支一定生活费给员工。
（二）成本控制激励措施
1、激励对象为公司数据处理项目组长和现场负责人，项目组内部的分配和激励体制由该现场负责人自行讨论制定。
2、单个项目实施过程中，现场时间的控制措施。
例如某项目扫描页数为10万页，现场两台高速文档扫描仪，以日扫描量5000页/两台作为计算标准，现场需要20天的时间，其中拆分、装订等环节贯穿其中一并完成。
若项目组A通过优化流程，发扬团队合作精神，15天就完成现场工作，公司将结余费用的10%作为奖励给项目组A；反之，若项目组B用25天完成现场工作，公司将从项目组B人员总工资中扣除超出费用的10%，作为惩罚。（这一部分可归入员工责任一块）
3、项目组长及现场负责人应根据公司制定的计划，在规定时间内保质保量地完成档案数字化项目实施的数量。若按时完成目标，公司将给予项目组长和现场负责人一定金额的奖励；若未完成计划，公司将给予项目组长和现场负责人一定金额的处罚或者更换项目组长和现场负责人。
（三）项目组长岗位责任
1、根据部门经理的安排，组织建立项目执行团队，根据项目总体计划合理安排项目进度，做好项目过程的监督和管理。
2、项目执行过程中与省公司、市、县供电公司以及公司其它部门建立沟通渠道，组织协调各项工作，确保项目顺利进行。
3、项目组人员进场前，项目组长需将工作场地、住宿、就餐等问题落实到位。
4、定期了解和分析各项目小组工作现状，有针对性地开展档案数字化交流工作。
5、定期安排相关培训，了解现场组员的表现，并及时向部门经理汇报项目进度及突况和问题。
6、负责项目资料的收集、整理，并在项目验收通过后，统一归档。
（四）现场负责人岗位职责
1、在部门经理和数据项目组长的领导下，严格按照部门管理规范，负责对所实施项目进行全过程管理。
2、人员进场后，请业务单位授权档案管理系统的登录权限，并将工作所需的全引目录及工程图纸办理借出手续。
3、协调项目组成员的关系，合理安排各成员的工作，最大限度的调动项目组成员的工作积极性。
4、做好项目组人员的计件工作，确保计件数量的真实性，工作质量的准确性，并在月底负责向部门提供项目组成员的考核数据。
5、定期向项目组长汇报项目进展情况。
三、档案数字化考核方案设计
（一）所有参与人员（含现场负责人）采用“按件计酬”的考核制度，无基本收入及各项补贴，体现多劳多得。单个项目产值的27%作为该项目组人员收入总额。结合员工激励措施，员工收入考核的公式如下：
员工收入总额＝单个项目产值7%+结余费用（注：实际完成天数少于考核天数）
或员工收入总额＝单个项目产值7%-超出费用（注：实际完成天数多于考核天数）
单个项目产值=项目实际工作量附《档案数字化处理费用结算单》
收入指工资+出差补贴。
N：根据项目实际完成情况在10~50之间浮动。
（二）项目总成本测算公式如下：
总成本费用＝1.35悼扫描总页000页）
注：1.35表示浮动系数，考虑项目进出场时间，含交通费、餐饮费。
5000页为两台高速文档扫描仪日（每日8小时）测算工作量；
10人参与项目，2人一间标准间，共5间；
住宿费标准根据项目实际开展的地区不同，由部门考察确定。
（三）现场负责人收入的考核需与单个项目的完成质量、客户满意度及安全保密情况等因素挂钩，具体计算公式如下:
现场负责人收入=(1.3～1.5)祝）
注：质量系数：通过项目验收――系数1，未通过项目验收――系数0.5。
满意度系数：满意――系数1，不满意――系数0.8。
安全保密系数：一级事故――系数0.3，二级事故――系数0.5，三级事故――系数0.7，无事故――系数1。
（1.3～1.5）浮动系数由项目组长根据考核确定。
（四）项目组长收入的考核需与全年项目完成数，每个项目完成质量、客户满意度及安全保密情况等因素挂钩。综合考虑，项目组长收入分为两个部分，第一部分为考核收入，考核依据是每个项目完成质量、客户满意度及安全保密情况，计算公式如下：
项目组长考核收入=0.5项目组A现场负责人+项目组B现场负责人)0.7～1.5)
第二部分为奖励收入额，主要依据全年完成项目总数的情况。若完成项目数多于计划完成数，则给予奖励。
注：（0.7～1.5）浮动系数由部门经理根据考核确定。
（五）条目录入人员收入的考核主要依据其完成的录入总条数，计算公式如下：
条目录入人员收入=录入单价录入总条
注：录入单价每年一次。
条目管理人员收入的考核主要采用固定收入，并根据其工作表现进行上下浮动，计算公式如下：
条目管理人员收入＝（0.7～1.5）800(标准数)
注：（0.7～1.5）浮动系数由部门经理及组长根据考核确定。
（六）员工最终收入额按单个项目结项后，以实际完成的工作量统一计算收入支付总额。要求财务部对每个项目单独立项与核算，每月前三个工作日之内提交项目成本报表交数据处理中心。每月8号之前数据处理中心提交所有人员的工资发放表到综管部。
（七）工资考核系统
苏源信息从事档案数字化项目工资考核系统如图：
四、典型案例分析
溧水供电公司档案数字化处理10人参与，项目产值124092元，扫描总页数127389页，以日扫描工作量5000页为标准，录入总条目65283条。
（一）以现拟定的成本控制管理规定测算
1、成本总费用
住宿费用127389/500032=17160元
餐饮费用100=4500元
交通费用10=800元（南京郊县内交通费相比其他地市交通费用便宜）
得出成本总费用=17160+4500+800=22460元
注：公式中数值，如132是溧水、六合、高淳、浦口四县住宿标准的平均值；15是员工每天就餐标准；30是控制一个项目在一个月左右时间完成；20是南京至溧水一趟交通费用。
2、人员工资额：1240927%=33505元
3、条目录入费用：65283.12祝?-26%）=5797元
4、条目录入管理人员：1800+1800=3600元
合计支出总费用：22460+33505+5797+3600=65362元
（二）项目开展过程中实际发生费用
1、成本总费用
住宿总费用33120元，（住宿标准180元/标准间，现场工作38天）
餐饮费用6173元
设备搬运费800+800=1600元
其他费用（临时办公用品:装订线、酒精、棉花）165元
得出成本总费用=33120+6173+1600=165=41058元
2、人员总工资额43595+出差补贴18050=61645元
合计支出总费用：41058+61645=102703元
参考文献：
[1]钱菊.电力系统档案数字化的对策[J].沿海企业与科技,2007,(10).
[2]陈少杰.会计电算化的内部控制与档案管理[J].财经界,2010,(5).
[3]孙博,李丽,张.成本核算在企业会计核算中的应用[J].中国对外贸易(英文版),2011,(4).