坚持以人为本 保障企业档案工作健康发展

开篇：润墨网以专业的文秘视角，为您筛选了一篇坚持以人为本 保障企业档案工作健康发展范文，如需获取更多写作素材，在线客服老师一对一协助。欢迎您的阅读与分享！

档案工作是企业一项重要的基础性管理工作，但与其他管理工作相比，往往是说起来重要，忙起来不要。如何提升企业档案意识，不断开创企业档案工作的新局面，以亿达集团有限公司档案工作20年的发展历程为例，笔者认为，坚持以人为本，是企业档案工作持续、健康发展的重要保障之一。在亿达集团有限公司的实践中，坚持以人为本，就是将档案工作纳入到企业员工职责、纳入到业务部门日常工作、纳入到员工绩效考核，以及培养高素质的档案员队伍，依靠全员的力量，保障企业档案工作持续、健康地发展。

一、建立全员档案工作职责制

“企业档案是指企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各项形式的文件”，而企业档案工作的根本目的就是将企业档案收集完整并为企业的研发、生产、经营和管理活动提供参考和依据，满足企业在证据、法律责任和信息方面的需求，这充分说明了企业档案既来源于企业的研发活动、生产活动、经营活动和管理活动，又服务于企业的各项活动，而企业这些活动的主体是企业的每一个员工，如果没有企业员工，这些活动不会发生，更不可能产生文档，所以说从企业档案的产生、管理、到使用，即档案的整个生命周期来说是一个包含了全员参与的过程，作为企业只有做到档案工作人人有责，让每一个与文档有关的人都各尽其责，才能保障企业档案的完整、准确、安全和有效利用。档案工作无疑是一项全员性的管理工作，通过实践，笔者认为，企业员工的档案工作职责主要有以下几点：

1.负责日常工作中形成文件的积累工作，对归档文件的齐全性、准确性和形成质量负责，对未归档文件的安全性负责。

2.负责日常工作中形成文件的立卷、归档工作，随时做好档案预立卷工作，对卷内文件的系统性和归档工作的及时性负责。

3.严格遵守企业档案的保密归档、保管规定、借阅规定，对企业档案的安全负责。

4.及时参加相关档案业务培训、认真配合档案部门的工作检查和指导。

5.员工调岗和离职前，必须将未归档的文件做好交接，将未归还的档案及时归还，否则企业不予办理调离手续。

全员档案工作职责是以人为本档案工作思想的核心，是企业档案工作的根本保障。

二、建立员工入职档案培训制

从档案的产生、管理到使用，这是一个包含了全员参与的过程，作为企业的任何一名员工，都必须具备档案意识，并自觉、规范地开展文件的积累、归档和使用，才能保障企业档案的完整、系统、准确和安全，特别是新员工的入职档案工作培训会达到事半功倍的效果，为此，企业将档案业务培训列入企业员工入职培训的首要内容，确保人人都有档案意识、人人都掌握档案管理的基本知识。培训的基本内容包括档案利用事例介绍、企业档案的含义及档案工作的意义、档案保密责任、档案归档责任、档案归档范围、档案立卷归档要求、档案借阅规定、档案归档流程、档案借阅审批流程等，从而树立了企业每一位职员工的档案意识，为企业各项档案工作的开展打下良好的基础

三、建立部门文档统计月报制

为确保企业档案收集的及时性、准确性和完整性，就必须建立档案部门与业务部门间持续的工作联系渠道，为此企业建立了部门文档统计月报制，其主要目的是：

1.促进全员档案意识的加强——做好企业档案资料的积累、归档是企业每个部门、每个员工的基本工作职责，通过月度部门形成文档统计表的填报工作，以此加强日常工作中形成文件资料的管理，随时督促部门员工及时做好档案资料的积累和归档，如此日积月累，逐步增强和巩固全员的档案意识。

2.促进档案资料的日常积累——企业档案资料的积累来源于企业各职能部门每天的业务工作，通过月度职能部门档案资料统计表的填报工作，及时督促各职能部门保持档案资料的登记、归档工作与职能部门的业务工作同步进行，促进档案资料的日常积累。

3.促进档案资料归档的及时性、完整性——企业档案资料的齐全完整取决于全员的档案意识，取决于档案资料的日常积累，通过月度职能部门档案资料统计表工作的督促作用，减少部门档案工作的随意性，促进了企业职能部门档案资料归档的及时性和完整性

部门文档统计月报的填报要求如下：

1.做好日常工作中形成文件资料的积累和归档工作是企业每一个业务部门的基本工作职责，《月度部门形成文档统计表》是以部门为单位进行日常工作中产生文件的统计和管理，也是各业务部门工作业绩考核的基本指标之一。

2.《月度部门形成文档统计表》的填报内容是包括企业业务部门每一个员工日常工作中所产生的全部文件资料的统计和管理，对其中办理完毕、对企业具有保存价值的文件要按照《企业归档范围、归档责任、归档时间表》的要求，及时进行文件归档。

3.《月度部门形成文档统计表》按月填报，每月一次，即每月的31日前，由业务部门兼职档案员汇总整理、经部门负责人审核签字后，以电子版和纸质版两种形式报公司档案室备案。

4.《月度部门形成文档统计表》中各著录项目的填写要完整、准确、规范，以便全面、真实地反映文件的自身属性和来龙去脉。

部门文档统计月报制不但增强了全员的档案意识、更稳定了档案部门与业务部门间的持续工作联系，为企业档案的收集工作提供了可靠保障

四、建立健全档案员队伍制

一支人员到位、素质到位的专业化、职业化的档案员队伍是企业档案工作的根本保障，企业的档案员队伍建设主要体现在以下五个方面：

1.企业配备了与企业生产、经营和管理活动相适应的专、兼职档案人员，企业业务工作延伸到哪里，哪里就有档案员的岗位设置，哪里就有档案工作的开展，同时保持档案人员的稳定性，确保档案工作有序、规范地开展。

2.企业建立了档案工作人员体系，由企业分管领导、档案部门负责人、各职能部门负责人、档案室档案员、职能部门专兼职档案员共同组成，确保档案工作有组织、有领导，有人管、有人做，规范、有序地开展各项档案工作。

3.树立爱岗敬业的工作作风，档案工作不被重视在多数企业是普遍现象，作为档案员必须以积极、认真、自觉的工作状态，勤奋工作，做出大量、细致、深入的工作，赢得领导的重视与支持，赢得业务部门的协同与配合，以此推动档案工作的顺利开展。

4.加强档案员专业素质的培养，档案员不但要熟练地掌握、应用档案管理专业知识、专业技能，同时对企业各项业务的业务范围和业务流程也要有一定程度的了解和掌握，确保及时、准确地开展档案工作。

5.注重对档案员自身品格的培养，责任感，勤奋、自律、脚踏实地是档案员的自身品格要求，也是做好档案工作的重要保障，档案员要善于学习、善于思考、不断完善自我，总结经验，开拓进取，不断向更高的业务深度挑战。

档案员队伍是企业档案工作的中坚力量，高素质的档案员队伍才将带动企业档案工作健康、持续地发展。

五、建立档案工作绩效考核制

档案工作不能像其它业务工作那样直接地为企业创造经济效益，因而只有将其纳入到企业的绩效考核体系中，才能促进企业领导、企业员工对档案工作的重视，保障档案工作的有序开展。

1.纳入企业经营者年薪考核：企业经营者的年薪考核包括财务指标、经营指标和管理指标，共计100分，三大指标下再细化具体的考核项目，在管理指标下档案管理考核项目为3分，占有一定的权重比例，从而促进了企业经营者对档案工作的重视

2.纳入企业员工绩效考核：员工档案归档的及时性、完整性、准确性是企业把控员工提取绩效的一项重要指标，如果员工的归档责任落实的不合格，企业将取消其绩效或是不予以正常发放绩效，这项措施有力地促进了员工对归档工作的重视，促进了档案归档的及时性和完整性

（作者单位：亿达集团有限公司）