代建制下工程项目信息管理的过程分析
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摘 要:工程项目信息资源的组织与管理指的是在建设项目决策和实施的全过程中对工程建设信息的获取、存储、处理和交流进行合理的组织和控制。建设项目的信息管理是通过对各个系统、各个工作和各种数据的管理,是工程项目信息能方便和有效的获得、存储、处理和交流。工程项目信息管理的目的旨在通过信息传输的有效组织管理和控制为建设项目建设提供增值服务。
关键词:代建制;信息管理;建设项目;增值服务
中图分类号:C93
文献标识码:A
文章编号:1672-3198(2010)05-0293-01
代建项目参建各方对数据和信息的收集是不同的,有不同的来源、不同的角度、不同的处理方法。同时,代建单位在不同的时期对数据和信息收集要求和方式也是不同的。对工程项目而言,信息的覆盖常广泛和复杂。因此,理清项目管理要素和项目管理层次组成的工程项目管理框架所形成的信息关系是十分必要的。
1.1 项目建设前期的信息收集
建设项目在正式开工之前,需要进行大量的工作,这些工作将产生大量的文件,文件中包含着丰富的内容。
(1)收集设计任务书及有关资料;(2)设计文件及有关资料的收集; (3)招标投标合同文件及其有关资料的收集:
项目建设前期除以上各个阶段所产生的各种文件资料外,政府机构关于建设项目的批示和有关指示,有关征用土地、迁建赔偿等协议式的批准文件等,均是工程建设过程中十分重要的文件信息。
1.2 建设项目施工期的信息收集
建设项目在整个工程施工阶段.每天都发生各种各样的情况,相应地包含着各种信息,需要及时收集和处理。因此,项目的施工阶段,可以说是大量的信息发生、传递和处理的阶段。
(1)代建单位提供的信息:代建单位作为建设项目的管理者,在施工中要按照合同文件规定以及在政府授权的权限内提供相应的条件,并要不时表达对工程各方面的意见和看法,下达某些指令。因此,应及时收集代建单位提供的信息。
代建单位在建设过程中对各种有关进度、质量、投资、合同等方面的意见和指令,以及政府机构及使用单位对工程建设的各种指令和意见,都是工程建设过程中十分重要的信息。
(2)施工方提供的信息:施工方在施工中,现场所发生的各种情况均包含了大量的内容,工程建设的各参与单位根据自身项目管理工作需要必须要掌握和收集这些内容。经收集和整理后,汇集成丰富的信息资料。
(3)工程监理的记录。
工地现场的工程监理单位的记录包括驻地工程师(工地工程师)的监理记录工程质量记录、工程计量和工程款记录、竣工记录等内容。
现场监理人员的日报表。
主要内容包括:当天的施工内容;当天参加施工的人员(工种、数量等);当天施工用的机械(名称、数量等);当天发现的施工质量问题;当天的施工进度与计划施工进度的比较(若发生施工进度拖延,应说明其原因);当天的综合评语;其他说明(应注意的事项)等。
工地日记。
主要内容包括:现场监理人员的日报表;现场每日的天气记录;监理工作纪要;其他有关情况与说明等。
驻施工现场监理负责人每月向监理总负责人及建设单位汇报下列情况:工程施工进度状况(与合同规定的进度作比较);工程款支付情况;工程进度拖延的原因分析;工程质量情况与问题;工程进展中的主要困难与问题,如施工中的重大差错、重大索赔事件;材料、设备供货困难;组织、协调方面的困难;异常的天气情况等。
(4)工地会议信息:工地会议是建设项目管理工作的一种重要内容和方法,会议中包含着大量的工程信息。建设项目管理应建立一套完善的会议制度,以便于会议信息的收集。会议制度包括会议的名称、主持人、参加人、举行会议的时间、会议地点等,每次工地会议都应有专人记录,会议后应有正式会议纪要等。
1.3 工程竣工阶段的信息收集
工程竣工并按要求进行竣工验收时,需要大量的对竣工验收有关的各种资料信息。这些信息一部分是在整个施工过程中,长期积累形成的;一部分是在竣工验收期间,根据积累的资料整理分析而形成的,完整的竣工资料应由承建单位编制,经工程监理单位和有关方面审查后,移交代建单位及相应的政府单位移交项目管理运行单位。
2 代建制下工程项目信息的分析存档
收集的数据经过加工、整理后产生信息。信息是指导施工和工程管理的基础,要把管理由定性分析转到定量管理上来,信息是不可或缺的要素。按照工程信息加工整理的深浅可分为如下几个类别:第一类为对资料和数据进行简单整理和滤波;第二类是对信息进行分析,概括综合后产生辅助建设项目管理决策的信息;第三类是通过应用数学模型统计推断可以产生决策的信息。由于受客观条件的限制,或者是受人的主观因素的影响,人们收集到的部分信息经常会出现信息失真、信息老化甚至信息混乱等问题。所以,要想精简信息数量,提高信息质量,并控制信息的流速流向,就必须对从各类信息源采集来的信息进行优化选择。
2.1 信息优化选择标准
一般来说,信息优化选择的标准主要有以下几点。
(1)相关性。主要是指信息内容与用户提问的关联程
度。相关性选择就是在社会信息流中挑选出与用户提问有关的信息,同时排除无关信息的过程。
(2)真实性。即信息内容能否正确地反映客观现实。真实性判断也就是要鉴别信息所描述的事物是否存在,情况是否属实,数据是否准确,逻辑是否严密,反映是否客观等。
(3)适用性。主要是指信息适合用户需要、便于当前使用的程度,是信息使用者做出的价值判定。由于用户及其信息需要的多样性,信息的适用性在很大程度上是随机多变的,它受用户所处的自然与社会环境、科技与经济发展水平、人的因素、资源条件以及组织机构的管理水平等很多因素的制约。不注意这些方面的差异,就很难使信息达到适用性的要求。
2.2 项目信息的加工
经过优化选择的信息要进行加工,确定信息在社会信息流这一时空隧道中的“坐标”,以便使人们在需要时能够通过各种方便的形式查寻、识别并获取该信息。在信息加工时,往往要求按照不同的需求,分层进行加工。不同的使用角度,加工方法是不同的。工程人员对数据的加工要从鉴别开始,一种数据是自己收集的,可靠度较高;而对由其他单位提供的数据就要从数据采样系统是否规范,采样手段是否可靠,提供数据的人员素质如何,数据的精度是否达到所要求的精度人手,对其他单位提供的数据要加以选择、核对,加以必要的汇总,对动态的数据要及时更新,对于施工中产生的数据要按照单位工程、分部工程、分项工程组织在一起,每一个单位、分部、分项工程又把数据分为:进度、质量、造价三个方面分别组织。
2.3 信息分析整理的内容
在工程项目的施工过程中,信息分析整理的内容主要有以下几个方面。
(1)工程施工进展情况。工程师每月、每季度都要对工程进度进行分析对比并做出综合评价,包括当月(季)整个工程各方面实际完成量,实际完成数量与合同规定的计划数量之间的比较。如果某些工作的进度拖后,应分析其原因、存在的主要困难和问题,并提出解决问题的建议。
(2)工程质量情况与问题。工程师应系统地将当月(季)施工过程中的各种质量情况在月报(季报)中进行归纳和评价,包括现场检查中发劝的各种问题、施工中出现的重大事故,对各种情况、问题、事故的处理意见。如有必要的话,可定期印发专门的质量情况报告。
(3)工程结算情况。工程价款结算一般按月进行。工程师要对投资耗费情况进行统计分析,在统计分析的基础上做一些短期预测,以便为业主在组织资金方面的决策提供可靠依据。
(4)施工索赔情况。在工程施工过程中,由于业主的原因或外界客观条件的影响使承包商遭受损失,承包商提出索赔;或由于承包商违约使工程蒙受损失,业主提出索赔,工程师可提出索赔处理意见。
2.4 信息加工整理的步骤
原始数据收集后,需要将其进行加工整理以使它成为有用的信息。一般的加工整理操作步骤如下:
(1)依据一定的标准将数据进行排序或分组。
(2)将两个或多个简单有序数据集合按照一定顺序连接、合并。
(3)按照不同的目的计算求和或求平均值等。
(4)为快速查找建立索引或目录文件等。
3 结语
建设项目信息管理工作中设计的信息量巨大,要实现高效快速的信息管理,是项目管理工作流程程序化、记录标准化、报告系统化,传统的手工操作管理办法已无法满足需要。可以运用计算机存储量打的优点,几种存储与建设项目有关的各种信息。利用计算机计算速度快优势,快速、准确地加工处理工程建设项目所需求的各种数据,组成文字、图示、表格等各样信息,以辅助在工程项目管理过程中,及时发现问题,检查项目的实施情况,以便进一步做出规划的决策。
参考文献
[1]丁士昭.工程项目管理[M].北京:中国建筑工业出版社,2006.
[2]中国建设监理协会.建设工程监理概论[M].北京:中国建筑工业出版社,2009.
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