如何加快推进房产档案信息化建设
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随着城市建设的发展，房地产业的发展势头强劲，房产权属档案的数量急剧增加，利用率也在大幅提高，房产权属档案管理逐渐向数字化、信息化方向发展，并不断地对计算机系统进行调整升级，从局域网（LAN）向广域网（WAN）的转变。与此同时，房产权属档案在数字化、信息化和计算机系统不断发展过程中基础数据丢失的问题也随之暴露出来，使纸质房产权属档案的文字数据和计算机系统数据库记录的数据不能达到一致，档案基础信息不对称，严重影响了房屋登记和房产权属档案的对外利用。如何加快推进房产档案信息化建设，下面以邹城市为例，谈谈加强房产档案信息化建设工作的几点想法。
随着房地产市场的活跃，各项登记越来越多，应该记录到房产台账的内容也越来越多，由于房产台账经常记录、查阅、插页等，容易造成台账残缺不全、缺棱少角的现象，已不再适应社会发展和档案管理工作的需要。因而房产档案安全管理起着举足轻重的作用，应对房产档案采取切实有效的保护措施，避免受到自然灾害或人为侵害，使其处于安全状态。
一、切实增强房产档案管理现代化意识
管理观念现代化是房产档案信息化建设的灵魂。房产档案信息化建设首要内容是管理思想的现代化。如果档案工作人员没有现代化意识，就会影响房产档案信息化建设的进程。没有档案管理观念现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，也不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代对档案重管理轻利用、封闭保守的思想观念，实现档案管理被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。
二、迅速实现房产档案管理硬件设施建设
要想实现房产档案管理信息化建设，就必须加大对硬件设施的投入。要及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。为此，邹城市房产管理部门投入大量资金，集中对14万余卷档案进行了数字化处理。首先对现有纸质房产档案进行了数字化微缩扫描处理。购置了先进的软件和服务器、磁盘阵列存储设备及高速扫描仪等，聘请了专业的档案扫描公司历时78天，并利用其开发的“房产档案电子化系统”对电子档案进行操作管理。在档案数字化处理工作中，采用了高速扫描仪对纸质档案进行扫描，图像采用黑白或灰度、以TIFF文件格式扫描存储，利用其先进的图像处理技术保证所扫描图像的清晰、完整；建立档案信息索引与图像文件对应；该系统中的库房管理模块采用图形化操作，模拟真实库房的密集架，生成库房操作示图，可以很直观地看到档案所在库房位置，且点击模拟档案盒可查看到扫描件图像，并与正在使用的“数字房产管理系统”建立数据关联，拥有多种查询途径，如：产权人、产权证号、产权坐落等，可以很方便地检索到相应的产权档案，实现登记数据与档案图像的无缝连接。档案数字化完成后，通过局域网络进行数据共享，工作人员依权限操作电子档案，为业务受理查档提供了便利，减少了业务错件的发生；同时将对外档案查询业务移至交易大厅受理前台，设置多台显示器便于申请人查看档案资料，完全按照《查询暂行办法》的规定受理查询业务，由申请人提交身份证明等相关材料，填写《查询申请表》，产权人、利害关系人或其他符合查看电子档案条件的单位或个人可以查看房屋的权利信息、他项权利情况等登记簿信息；对申请要求提取档案复制件且符合条件的，直接打印电子档案，加盖与原件一致印章和档案查询专章，交由申请人。方便、快捷的查询，免去了申请人的来回奔波，减少了纸质档案的磨损，保证了纸质档案的安全、完整，彻底实现了档案资料的永久保存，提高了档案信息的查询速度、利用率和透明度，推进了房屋权属登记档案的管理水平。
在此基础上，建立起档案操作与查询管理体系，制定从档案交接到档案上架的一整套流程操作程序，使档案管理工作更趋于规范与完整；制作了档案内部查询规章制度，规范档案的查询利用。对于电子档案的数据安全和保存，在使用双机热备系统、磁盘阵列存储的基础上，又采取了移动硬盘拷贝、刻录光盘双重备份的方式保证数据的安全与完整。2010年底，又投入资金，将产权登记、预告登记、备案管理系统升级整合为一个新的房产登记系统，使全市房产登记实现了“以楼盘表为中心，以图定表、以表管房、以房建簿、以簿管证”的先进管理模式，建立起“地、楼、房”三位一体的基础数据库，形成了邹城的“数字房管”。“数字房管”系统的建成，不仅给办证的群众带来方便，能保障他们的合法利益，更让他们放心地买房子、住房子。“数字房管”的建成，可以使房管系统的数据相互关联，相互利用，实现了操作更加快捷准确，功能更加齐全完善。“数字房管”系统可以使房产测绘、新建商品房预售资金监管、房产登记三个系统数据相互关联，相互利用，实现了操作更加快捷准确，功能更加齐全完善。特别是房产登记系统与房管局开发办商品房预销售资金监管系统的对接，确保了商品房预销售资金监管有效到位。另外，房产系统可以方便购房人，购房人在开发商销售处的系统端口，就可以直接打印商品房买卖合同。
“数字房管”系统具有以下特点：
第一，使房屋登记真正实现了办公自动化。业务受理时，工作人员只需将所办理的业务输入微机，其他业务可提取信息进行操作，由微机套打表格，系统数据信息按流程转发。通过系统，可以对申请人进行现场拍照，留取影像资料，对申请人进行身份认定，确保登记和交易安全。
第二，使统计报表做到准确、实时统计。系统内置的统一报表及内部所需业务报表，可以做到实时、准确统计。
第三，使房产信息的历史数据一目了然。查询业务数据，可追溯到其上手房产资料及下手房产资料，使产权信息一目了然。
第四，使业务授权明晰，审理责任明确。对不同人员授予不同业务权限，对审理人员实现一个业务一人审理，避免人多扯皮。
第五，使房产限制可做到彻底限制。系统档案数据有上下关联，若房产处于查封或抵押等限制状态，系统则无法调档且提示限制原因。
住房保障系统与产权产籍系统对接以后，申请廉租房、经适房、公租房时，不再像以前那样把所有的房产档案查一遍，也不用害怕申请人带来的纸质申请材料是不是伪造，只要输入身份证号，系统就自动排异，申请人名下有没有房子、是不是符合申请标准就一目了然了。
三、建设复合型的管理队伍
房产档案管理人员队伍建设是实现房产档案信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。提高档案管理人员的信息化意识，要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，档案管理部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容需涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。