文秘档案工作的可持续发展探讨

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【摘要】随着知识经济的提出和社会现代化的推进，现代信息技术、网络技术的广泛应用，传统文秘档案工作也面临着前所未有的机遇和挑战。如何在新时期抓住机遇，在不断提高文秘档案工作管理水平的基础上，促进文秘档案事业的可持续发展，是我们所面临的重要课题。

【关键词】文秘档案；可持续发展；管理目前，信息技术和网络技术快捷、高效、准确、便利的优势，更深刻、更全面地影响着新时期的文秘档案工作，它不仅给文秘档案工作带来了机遇，注入了活力，也对文秘档案现有格局提出了严峻的挑战。为此，我们需要把可持续发展作为档案工作的第一要务，把搞好档案服务作为关键，以提高全员档案意识为前提，以合并、实现资源整合，完成实质性融合为重点，以改革创新为动力，以档案队伍建设为保障，努力实现档案信息资源管理的现代化，为实现新世纪新阶段档案事业跨越式发展而努力。

1文秘档案工作可持续发展的内涵

文秘档案工作是社会事业的一部分，它的发展不能仅凭档案馆室数量的增多、馆藏档案数量的增加、档案工作者队伍的扩大来衡量，如果用以上数量指标的增加来追求文秘档案的发展，只能是割断了文秘档案工作与社会的联系，使档案事业的发展进入了盲目、封闭的状态，无法与社会建立起全面协调发展的关系。

在“协调发展”的理论框架指导下，我国档案事业也逐渐步入与经济、社会全面协调发展的阶段。这一理论指导下，文秘档案事业的发展，不单是靠档案事业的规模衡量，更重要的是考虑其社会功能的发展，将档案事业的社会效益作为重要指标来推动文秘档案工作的发展。

2文秘档案工作实现可持续发展的途径

2.1提高档案意识是文秘档案工作可持续发展的前提。

在深入改革发展的今天，要想让各级领导、职员越来越广泛地来支持、协助与配合文秘档案工作，就必须解放思想，转变观念，让档案和档案工作走出封闭，走近管理者，走向社会。

首先，促使全员开放观念。长期以来，员工都认为档案室是十分神秘的，虽然一系列的政策法律为档案工作的开放提供了各种保障，但在实际工作中，档案工作的开放程度和员工利用的期望值还是有一定的距离。再加上员工的档案意识薄弱和较为繁琐的查档借阅手续，很少有人愿意去查档并及时利用档案。久而久之，就形成了一种你查我找的被动性思维方式。而在现在这个开放的社会，文秘档案工作必须根据企业、社会发展的需要，将封闭管理转为开放式管理，档案工作者也应树立时代感、责任感、紧迫感，树立开放的思想意识，从自我封闭的小圈了里走出来，不等不靠，变被动服务为主动向产业、管理等各方面服务，并为利用者营造一个良好的利用档案的环境。

其次，促使全员树立法制观念。档案工作者都要牢固树立有法必依、执法必严、违法必究的法制观念。《中华人民共和国档案法》等一系列国家关于档案工作的法律、法规是我国文秘档案工作健康发展的重要保证。这些法律、法规明确地规定了档案资理、收集及利用等方面的内容，作为文秘档案工作者，都要认真学习，只有知法、懂法，才能执法、用好法。只有具备了良好的法制观念，才能严守党和国家的机密，运用法律武器，同那些涂改、伪造档案、盗窃档案、丢失或擅自销毁档案等不法行为作斗争；也只有具备了良好的法制观念，才能保持清醒的头脑，不受物质利益的诱惑，坚持原则，依法办事，从而进一步使档案工作走向法制化。

再次，促使档案工作者树立服务的观念。服务观念是当代文秘档案管理工作中一个不容忽视的重要课题，直接关系到档案事业的可持续发展。档案作为一种信息资源，只有被开发利用，才有可能转化为生产力，而这种转化和档案工作人员的服务观念成正比。服务观念越强，方式越周到，内容越广泛，这种转化就越快，收益也越大。要提高服务意识，观念就要更新，要改变过去重保管、轻利用的工作思路。要打破原有的思想定势和障碍，用创新思维去指导工作。

2.2实现“实质性融合”是文秘档案工作可持续发展的重点。

所谓实质性融合，是指通过一定的方法、手段和措施，使各档案工作机构以及档案管理的各个方面各个环节，成为一个相互合一、彼此包容、协调统一的新的有机整体的管理活动。

由于档案工作涉及面广，为保证文秘档案工作顺利进行，应建立综合协调机制，以来协调企业各部门之间的归档工作，将企业各门类档案材料集中起来，这样就克服了档案的分散保存和各自为政所带来的局限性，使档案全面、完整、准确地反映企业工作全貌。

另外，在档案集中统一管理的基础上实行设置合理的全宗管理，可使档案工作整体化、系统化，既可以确保入馆（室）档案的完整，又可避免档案的混乱，便于利用。

最后，实现档案工作的融合，必须树立“以人为本”的思想，努力寻求、创造“人”与工作的适应环境。在考虑档案工作目标实现的同时，进一步调动档案工作者的积极性和创造性，让他们充分发挥自己的聪明才智。

2.3创新是文秘档案工作可持续发展的动力。

人们对档案信息的需求量与日俱增，需求范围也越来越广泛。本文认为，档案工作的创新，需要从以下几个方面入手：

第一，实现文档一体化。要实现文档的一体化管理，就要对电子文件实行前端控制、全程管理。它要求电子文件的形成者和电子档案的管理者通力协作，将高校档案管理的职能向前延伸，在文件形成时档案工作人员及时介入，要提前到文件生命周期的最前端进行，即从一开始就进行档案化管理，变被动为主动，将文件的登记、鉴定、整理、著录、保存和利用等一系列档案管理行为都完全融入文件办理运行程序之中同时进行，形成一个不能随意割断的完整的“生命过程”。

第二，实现档案信息网络化。实现档案信息的网络化是档案工作不断创新的必然要求，推动着档案事业的持续发展。要实现档案信息网络化，档案部门加强基础性资源建设是关键。建立丰富的电子档案是加快档案信息网络化的中心环节。没有大量的电子档案的支持，档案信息网络化就是“无源之水、无米之炊”。