浅析规范石油化工企业档案信息化管理的意义
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【摘 要】社会现代化的发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，石油化工企业档案管理从内容上分为两大类：一类是企业人员的档案管理；另一类是企业的资料管理；从载体上分为原始纸质、“电子文件”和实体档案。比如文书档案、产品档案、科学技术研究档案、建设项目档案、设备仪器档案、会计档案、油气勘探开发档案等，档案管理工作的发展与完善形成了一套成熟的管理方法和管理制度，它忠实的记录着石油企业发展的历史，可以称之为是记录石油企业发展的大百科全书，这些档案在党群工作、行政管理、企业经营、安全生产等诸多方面发挥着重要的作用，指导着当前工作开展的同时，也对未来工作有一个借鉴，更是企业管理工作能够顺利开展的保障和基础。
【关键词】规范；档案；管理
随着经济社会的快速发展，社会信息技术飞速发展，为档案信息资源的管理和传播提供了很大的便利，诸如文件的起草、签发、催办、归档、音像等运作过程以“数字化”形式在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以“电子文件”为载体的档案。由此看来，档案信息化是档案管理工作发展的必然趋势。
因此，在石油化工行业中不管是产品开发还是管理手段必然面对档案信息化管理科学化和现代化的变革，从而为企业发展决策服务。
（一）档案信息化管理人才不足。大多数档案管理人员并非专业管理人才，或者在单位兼职此项业务工作，缺乏现代信息资源管理的系统培训和学习，在思想上和技术上还是停留在过去传统的档案管理模式上，档案工作者必须认清形势的变化，转变观念，开拓创新，勇于实践，用档案事业的加快发展，在档案信息化发展的基础上更好地为企业的利益服务，服务各项事务管理。
（二）硬件设施还有待加强。企业信息化档案管理是一项细致具体的工程，需要投入许多人力物力。在石油企业向现代化转型期间，领导的创新管理意识不够，对档案管理投入的资金和设备少，很多石油企业并没有购置档案管理的必要设备，并没有实现有效的信息一体化管理，对档案管理的长期发展带来了极大的影响。
（三）目前，档案信息化管理安全问题仍不容乐观。由于规范企业档案信息化管理正在发展的过程中，纸质材料与电子文件并存的情况将在相当长的一段时间内并存，档案管理人员对信息化档案的管理情况还不太熟悉，易引发许多问题。例如，电子文件、电子档案容易受到计算机病毒攻击而造成文件被偷盗、被修改，甚至造成系统崩溃的情况，现阶段难以保证计算机系统、网络的绝对安全。
二、加强石油化工企业档案信息化管理的途径
（一）针对石油化工企业档案信息化管理存在的问题，要组织好电子文件的归档工作，明确电子文件归档的工作程序、内容和要求。从电子文件的形成到归档，跨越了多个部门。这些部门往往通过电子计算机网络联成一个有机的整体，有时工作互有交错，职责界界限难以区分清楚。所以，必须加强组织管理，明确电子文件归档工作的流程和相关部门的职责。由于电子文件的形成、收集、积累贯穿于生产经营、基本建设、科研管理等各项工作的始终，只有电子文件的形成者或承办者最熟悉电子文件内容和电子文件之间的关系，所以，应由电子文件的形成者或承办者收集并整理电子文件后向档案部门移交，如此，才能保证电子档案的质量。但同时，鉴于收集归档是档案工作的基础和首要环节，所以，档案部门又必须对电子文件归档进行指导和参与管理。
（二）强化电子档案原始性、真实性的管理。电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节，都有信息更改、丢失的可能性，因此，必须建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，以维护电子档案的原始性、真实性。其管理不仅要注重每个阶段的结果，也要重视每项工作的具体过程，并把这些过程一一记录下来。其中维护其信息安全方面的主要要求是：电子档案的制作过程要责任分明；电子文件形成后应及时进行积累，以防在分散状态下发生信息损失和变动；建立和执行科学的归档和保管制度。
（三）加强电子档案收集、整理、保管、利用的管理。
归档工作是文件管理转为档案管理的基础，它的质量关系到整个档案管理的水平，因此必须加强电子档案收集、整理、保管、利用的管理。使电子文件管理和电子档案管理形成一个有机的整体，避免相互推诿扯皮，使归档工作列入相关部门的计划和有关人员的工作职责，以保证电子文件的形成与归档工作不脱节。
1.要注意电子文件收集积累方法。电子文件的特性和表现功能不同于纸质文件，因此其收集积累的方法和要求也不同于纸质文件。如对于文件的原稿，由于其不具备正式文件的功能，一般情况下可以不保留，但从保留电子文件的重要修改考虑，则应对其进行收集。电子文件必须与相应的纸质文件建立标识关系。对“无纸化”系统生成的电子文件，在收集积累过程中，应刻录成光盘一式两套，以免系统发生意外情况时文件丢失。
2.要根据实际情况选用载体。无论是办公自动化（OA）过程中还是辅助设计（CAD）中产生的电子文件，以及网络传输的电子文件，在其存储和下载时都是保存在载体上。在归档前的一段时期可存在计算机硬盘上，或存在大容量的可擦除光盘上，这样做比较经济。电子文件一旦作为电子档案长期保存，就应选择标准化程度高、性能稳定、有发展前途、价格便宜、容易检测、显示还原方便、能长期保存的载体。对于大量的CAD设计图纸，可用一次写式光盘，对于永久保存的特别珍贵的电子档案，一定要同时保存纸质档案。
3.要保证电子档案的安全。电子档案的特性不同于纸质档案，其保存与维护都比较复杂。如何保存、维护电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态，是档案工作者急需解决的问题。对电子档案的有效保存与维护，是一项极其重要而复杂的工作。因而，在对电子档案的保存与维护过程中，应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等综合条件，制定合理的技术方案和工作模式，采取有效措施，确保电子档案安全可靠，能够永久处于可准确提供利用的状态，使其在石油企业生产经营中发挥更大的作用。
（四）建立一支现代企业档案队伍。随着网络时代的到来，档案生成的电子化，利用新的技术来提高档案管理的效率是档案工作面临的一个新的机遇和挑战。远的不说，电子文件归档，电子档案保存及档案的开发利用，就给档案管理人员提出了新的课题。由于电子档案的内容是数字化，其保管需要相应的技术，所以，电子档案与纸质档案的管理有着很大的区别。作为电子档案管理人员，仅靠管理纸质档案的知识是远远不够的，必须努力提高自己的素质。在掌握档案管理基础知识的同时，还必须学习计算机应用的相关知识，同时还应掌握一定的英语知识。
三、规范石油化工企业档案信息化管理的意义
随着信息时代的发展，网络技术、数据库技术、数据存储等各种信息技术的迅猛发展和深化应用， 在石油企业中正在大力开展档案管理系统的推广和应用工作的同时，规范石油化工企业档案信息化管理工作，是完整详细记录企业的发展历史，人事变迁的重要方式，是避免企业档案的基础业务建设、信息化建设、安全管理、设备设施等方面问题的重要保证。石油行业作为国民经济的支柱性行业，其档案管理工作更是企业管理的一个重要的组成部分。档案工作在石油化工企业的发展中越来越受到重视，只有客观的记录企业发展的历史，才能为我国石油企业的发展壮大提供参考，才能在有价值的档案资源的支撑下实现石油企业的全面的协调的可持续的发展。