把握受众特点
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文无秘诀，但有规律；文无定法，
但需得法。文稿起草是秘书工作的重
要组成部分，是秘书人员必须具备的
一项基本技能。文稿种类繁多，既包
括法定公文，又包括大量的事务性文
书，如领导讲话、工作汇报、总结计
划、经验介绍、活动方案、调研报告
等。同时，文稿受众广泛，具有明显
的差异性。为此，在文稿起草过程
中，要突出“四看”，准确把握文稿
性，努力提高文稿质量。
一、看身份地位
文稿受众的身份地位有高低、尊
卑之分，起草文稿时要根据这一特
点，注意轻重分寸，处理好讲什么、
怎么讲、讲多少等关系，以增强文稿
的吸引力，这样才能有效保证文稿质
量。比如，对单位的工作情况，如果
写成汇报材料，因其受众主要是上级
机关和领导，身份地位高，就要做到
讲成绩实事求是，防止言过其实，讲
问题直截了当，防止含糊其词，讲措
施具体可行，防止言之无物；如果写
成工作报告，因其受众主要是内部干
部职工，身份地位较低，就要做到讲
成绩具有鼓舞性，讲问题体现深刻
性，讲形势突出严峻性，讲措施明确
指导性；如果写成经验介绍材料，因
其受众主要是平级单位，就要深入、
客观、全面地总结提炼经验，以便为
外单位提供借鉴，使之受到启发，简
要阐述存在的问题和不足，以虚心接
受意见和建议。
提升文稿质量
二、看文化程度
如果受众文化程度高，知识面广，
对新事物的接受能力强，文稿就要做
到思想深刻、观点新颖、讲究表达艺
术；反之，如果受众文化层次较低，
认知能力有限，文稿就要尽量通俗易
懂、一目了然。去年，我们公司党委
书记要给近几年聘用的青年大学生讲
座，要我为他准备讲座材料。接到任
务后，我根据这些年轻大学生知识面
广、思维活跃、关心时事、追求新奇
等特点，在材料中适当引入或改编一
些网络流行语言，如，“对成功人士，
我们不必羡慕嫉妒恨，而要奋发有为，
争创佳绩”“给力青春岁月，hold住美
好年华”“公司的明天将会更美好，至
于你信不信，反正我是信了”等等，
赢得了在场大学生一片喝彩，他们纷
纷认为公司党委书记讲话风趣幽默，
有亲和力、吸引力。这篇文稿也因此
受到了党委书记的充分肯定。
三、看心理预期
在起草文稿时，要弄清楚受众最
重视什么，最关心什么，把握其心理
需求，努力适合受众的“口味”。否
则，起草的文稿就会显得主次不分、
残缺不全，甚至完全不符合受众所需，
起不到良好效果。有一次，一位副省
长要到公司调研，我接到文稿起草任
务，要给公司领导准备一份汇报材料。
由于对这位副省长前来调研的目的知
之甚少，于是我就根据以往经验起草
汇报材料，内容包括：公司简介；一
年来主要工作情况，如经济效益、项
目建设、民生工作、党的建设；下阶
段主要目标和措施等。文稿起草完毕
交给公司领导后，他粗略一看就说，
材料写得不行，需要重写。原来，这
位副省长来公司调研，主要是想了解
公司在推进新型工业化方面的做法、成
效、打算以及相关建议，而我准备的材
料完全没有这些情况，必须推倒重来。
四、看所处场合
受众所处场合不同，文稿的语言
风格、涉及信息、感彩等就不一
样。文稿只有融入受众所处场合，才
能够得到更多的认同。对正式场合，
文稿语言要做到庄重、严肃、精练；
而对非正式场合，一本正经的语言就
会让人感到不自在。在内部场合，一
些重要数据、关键信息都可以在文稿
中体现；但在外部场合，如果把不能
对外公开的信息透明化，就会造成不
良影响。有一次，公司召开经营工作
专题会，会前，我们为与会者准备内
参材料，提供了公司主要产品的需
求、销量、库存、成本、行业动态等
保密信息，为与会者掌握情况、研究
工作创造了有利条件。会后，由于要
对外新闻报道，一名同志未对内
参材料进行删减修改，就直接发给了
报社，幸好得到了报社记者的提醒，
否则，一旦公开这些保密信息，就会
给公司带来经济损失。
（作者单位：中国石化巴陵石化
公司办公室）