企业档案归档难度成因与对策

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摘要：在企业档案的管理中，归档一直以来是企业普遍重视的环节。然而，随着知识经济和信息时代的到来，企业改革和发展不断深入，企业档案归档正面临着前所未有的挑战。本文笔者首先分析了企业档案归档难的原因，然后提出解决企业档案归档难的具体措施。

Abstract：in enterprise file management, archiving in general has been important part of the enterprise. However, with the knowledge economy and information era, the deepening of enterprise reform and development, enterprise file archive is facing unprecedented challenges. This paper first analyzes the reasons for the difficulty companies file archiving, file archiving and then propose solutions to difficult business of specific measures.

关键词：企业档案 归档 档案管理 档案

Key words：corporate archives archiving file management file

一、企业档案归档难的原因分析

1、档案管理意识薄弱，由于员工档案意识不强，对企业档案的不重视，所以造成归档的文件资料不能及时地归档立卷、甚至丢失、损毁。企业领导者忽视档案管理工作，错误地认为它对于公司的业绩没有贡献，档案管理人员的薪酬待遇水平锐减，少数人收入不升反降，远远低于其他部门工作人员，这大大伤害了档案管理人员的职业自觉性和工作积极性。另外由于各个部门收集移交给档案室的资料比较滞后，不能及时完成资料的及时归档。这必然导致档案管理工作持续滑坡，整体工作逐步弱化甚至恶化。再加上档案管理部门由于特殊的位置经常处于默默无闻的境地，从来不与人争名利，也不善于宣传自己，因此，对企业的贡献就这样被掩盖起来了。其实，档案管理机构是企业效益链环上不可替代的一个环节，档案管理产生的效益在潜移默化中必将体现出来。而忽视档案管理工作的重要性，必然对公司的发展造成阻碍。

2、档案管理混乱，归档不规范。大部分企业的管理层或决策者由于对档案工作不够重视，这就导致大量档案未进行鉴定、分类、归档、编目、组卷，没有形成整套的档案管理流程。由于档案归档的混乱，导致档案的查找率非常低，存在着查找麻烦、利用困难的问题。实际工作中，有些制度还不够科学，可操作性不强，再加上有关的内部职能部门不熟悉或不遵守文书及档案管理方面的操作规程和方法，异想天开，只凭经验或想当然办事，文件的收集递送工作不及时、不规范，结果只能使许多重要的有存档价值的文件失去归案的机会。另外，文件归档前的管理方式不规范并且归档技术落后，使文件管理归档前的电子文件只能手工整理，对日后文件的多途径利用与数据长期保存造成很大困难。总之，档案收集的不规范，立卷的不规范，档案利用的不规范以及档案整理的不规范是目前在档案管理归档中存在的普遍问题。

3、纸质档案的电子网络化不尽人意。传统档案是以纸质文件为主要载体的一种档案保存方式。但这一主要保存方式存在着保存、查阅效率低，归档工作量大等局限性。所以注重历史档案库存的纸质档案的电子网络的利用是必要的。然而目前各个企业对于纸质档案的电子网络的利用仍不尽人意。在现如今数字化办公的大环境下，产生大量业务管理系统及相关电子数据，这些数据包含了纸质归档材料所对应的目录信息与全文信息，又应该共享归档。但在纸质归档材料的电子网络化过程中，前端收集、后期利用各环节以及与各部门业务系统的衔接过程都存在问题，这使得历史档案库存的历史纸质档案的电子网络的利用达不到理想效果。

二、解决企业档案归档难的具体措施

1、加强企业档案的队伍建设。首先，加强组织档案人员进行档案专业知识和业务的培训，切实提高企业工作人员对档案工作的重要性认识。培训对象应包括各部门负责文书工作的管理干部及一般的工作人员，要做到培训目的明确，培训方法得当，培训内容具体，并将理论与实践上结合起来进行指导。随着现代化技术在档案部门的应用和普及，对档案工作者的要求也越来越高。所以，除了要求工作人员掌握熟练的专业知识之外，还要不断提高现代化管理的技能。

2、强调企业档案归档建设的规范化。健全相关的规章制度, 实行规范化管理。档案管理部门应该以档案法规为依据, 制定出与本企业相关可行的管理制度。加强文件的全程管理。企业在各职能部门的活动中生成的电子文件类型繁多,有文本文件、图形文件、数据库文件等，这使电子文件收集、归档复杂困难,这必须依靠制度约束,激发归档工作者积极和严谨的工作。归档工作者应结合相应的技术措施，从电子文件形成开始，不间断的对有关处理操作进行管理， 各个相关部门应该配备专人负责每个部门的归档工作。

3、完善企业档案工作的信息化建设。从抓好信息平台的建设开始，尽快地解决档案管理系统与企业的办公自动化系统在数据传输技术上的衔接问题，实现档案管理系统与企业的办公自动化系统和各职能部门的办公自动化系统的衔接，为完成电子文件归档做出贡献。而其中最重要的办公自动化系统，应由专人管理，将符合归档要求的大量文件输入到办公自动化系统运作的文件中。同时，专职的管理人员在积累纸质文件的同时还要经常性的对电子文件进行积累，积累过程中不仅应保证信息的完整性、真实性和有效性，也应该防止信息载体的丢失、损坏。

总之，信息和经济的飞速发展，使企业档案的归档管理面临着前所未有挑战。所以，各企业部门的领导者应重视企业档案管理部门重要作用，加强企业档案的队伍建设，提高档案管理工作者的积极性和严谨性，为档案工作准确无误的归档做好充分准备。同时，加强企业档案归档建设的规范化，健全相关的规章制度，实行规范化管理，为归档工作的顺利进行做好铺垫。然而在当下这个信息时代，完善企业档案工作的信息化建设更是当务之急，只有完善归档工作的信息化建设，才能提高归档工作的效率和准确程度。

参考文献：

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[2] 王声韵. 电子丈件的特点与归档［J］ 兰台世界，2008(04)

[3] 王贤会. 档案信息化建设带来的变革与启示［J］中国档案， 2006(04)