论电算化下财务会计档案管理须注意的问题

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摘要：《会计档案管理办法》规定采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要保存电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案，这在制度上确立了电算化会计档案是双重的会计档案载体。本文在这种情况下，首先对会计电算化及其特点进行了简单的介绍，然后对会计电算化环境下的财务会计档案管理应当注意的问题进行了分析，具有一定的借鉴意义。

关键词：电算化；财务会计档案；管理

一、前言

根据财政部、国家档案局财会字（1998）32号文件，1999年1月1日起施行的《会计档案管理办法》规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要保存电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案，这在制度上确立了电算化会计档案是双重的会计档案载体，即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘、光盘以及其他磁性介质内的会计数据等形式的电子会计档案。本文在这种情况下，首先对会计电算化及其特点进行了简单的介绍，然后对会计电算化环境下的财务会计档案管理应当注意的问题进行了分析，具有一定的借鉴意义。

二、概念论述

（一）会计电算化的概念

所谓会计电算化，是指计算机技术在会计工作中的应用，即采用电子计算机替代人工记账、算账、报账，以及对会计信息进行分析和利用的工程。

（二）会计电算化特点

1、数据处理方式效率提升

用人工进行科目汇总表、资产负债表、借贷试算平衡以及相关的财务报表的汇总被称为传统手工会计工作模式，这种传统的工作模式会造成财务人员巨大的工作负担。随着科学技术的发展，电算化会计应运而生，它是指把原始数据进行分析整合，然后再录入计算机财务软件进行会计分录，并且可以通过计算机的软件的对录入项目的审核、修改、确认从而达到科目汇总，实现计算机的自动控制。除此之外，电算化会计可以根据需要建立会计报表，不仅提高了工作人员的工作效率，也在一定程度上减小了错误率。

2、数据记录与保存介质电子化

在传统的手工会计工作模式下，数据记录主要由工作人员来完成。并且工作人员在进行录入的时易出现不可避免的错误。长期以来，“纸”是作为传统会计工作的主要介质，管理人员必须依靠专门人员对这些介质给与保护，并且还要做好防潮、防盗等工作。而随着电算化会计的应用，“磁盘”作为一种新的保存介质受到人们的青睐。工作人员使用磁性介质不仅有利于数据的保存，也有利于工作人员对数据的分析和拷取。利用计算机技术的会计电算化避免了手工记录出现的种种问题。作为磁性介质的保存工作，要做好磁盘的防病毒、防磁化工作。。同时，因为磁盘存在一定的易损性，需要要及时做好备份管理。

三、电算化下财务会计档案管理要注意的问题

（一）外部环境方面

1、强化网络系统内部控制

第一，设置三重用户口令，不仅要设置开机口令和网络用户名口令还要设置相关的应用系统名口令。只有这样才能保障财务档案不被侵犯盗取。第二，要建立完善的多级权限控制机制，既要做好用户级控制和数据库级控制的工作，也要完善网络系统级控制系统。第三，要建立完善的电子表单来对归档的档案进行管理，员工必须通过网络管理员的授权才能查阅相关的信息资料。

2、强化对会计电算化系统网络环境的管理与维护

网络安全性的指标主要包括数据保密、访问控制、身份识别等。采用密码管理和登陆制度控制网上财务数据的读取；起用防火墙，隔离会计电算化系统与外部访问区之间的联系，限制外界透过防火墙对会计信息系统数据库进行非法访问；采用数据加密、回响检查等技术手段进行网络管理以防止由于遮荫问题、设备故障导致数据丢失以及不法分子非法拦截盗用财务数据信息等安全隐患，保障会计电算化系统网络环境的安全运行。

3、建立及完善计算机病毒应对措施

随着计算机技术的发展，计算机病毒成为危害计算机发展的终于阻力。很多单位因为计算机病毒导致信息受到损坏，计算机病毒的来源一般是带毒软盘或光盘，因为会计电算化系统是一个局域网的形式。所以，会计操作人员应该加强对磁盘和光盘的管理，防止磁盘出现病毒，一经发现病毒的光盘要坚决弃用。

（二）内部管理方面

1、严格财务会计档案归类

管理人员要充分学习电算化会计所具有的特性。做好电算化会计档案的保管工作，对各类文档要归类保管，严格按照归档标准来管理文件，保证管理的文件内容不受损害。除此之外，相关部门要完善会计档案管理制度，做到执法必严，违法必究。认真分析总结档案管理人员的工作职责，完善管理人员的定期备份制度，做到定期检查、定期检阅。同时要注意维护会计电算化的计算机设备维护做好库房的清洁卫生工作。

2、实行财务会计数据备份

数据管理员的主要工作是对账务数据和报表数据进行分析和整理。这在《账务系统管理制度》和《报表系统管理制度》都有相关的职责规定。管理员的备份次数一年不少于十二次；进行备份管理的软盘要放在具有保护封条的包装盒内，放置磁盘的信息受到损坏，同时注意保管区域的卫生状况。同时做好双备份的工作，对于双备份的磁盘不应该放在同一个保管地点。

3、保护财务会计档案的存贮

（1）会计档案的存贮介质要选用质量高、稳定性较好的存储介质，因为存贮介质的质量直接会影响到档案文件以后的使用情况，只有质量好的存储介质才能提高文档的使用效果。（2）管理人员要在存贮介质上写好保护字样，并且要把存储介质放在适合存储的地方。（3）对于那些存放较久的介质要定期更新，以保证信息的时效性，比如说可以把半年作为定期复制的周期。（4）存贮介质要根据时间的因素进行替换。

4、注意纸质版本的备案及保存

《会计电算化工作规范》中对会计资料的提出了以下几点：（1）每天登记并打印输出的不仅是现金日记账，号包括银行存款日记账，做到日日清，月月清。由于可能会受到打印机条件的限制，所以现金日记账和银行存款可以用活页账页装订成册。（2）而对于那些一般账簿，要做到具体问题具体分析，对文档进行管理分类，形成按月或按季打印的规律；（3）可以利用“总分类账本期发生额及余额对照表”对记账凭证数据进行明细划分。

5、实行专门的电算化档案人员

首先，应设置专职的会计电算化档案管理人员，且不能由出纳人员兼管。其岗位职责有：（1）按规定期限，向会计电算化系统各类有关人员催收会计数据备份及存档资料，并填写存档清单；（2）负责保管存档的机制会计档案、机读会计档案和计算机系统档案；（3）负责会计档案的安全保密，不能擅自借出。经系统主管和企业负责人批准允许借阅、复制的会计档案应办理登记手续，并注意避免调用者越权使用或改动数据；存储于磁介质的会计档案调用后归还时，应进行检查、杀毒工作。同时，在财务档案管理工作中，档案人员要不断提高专业素养。可以选择把档案从业人员送到高校进行培训。在业务外包方面，机构担心最多的可能是财务数据的保密问题，现在市面上出现了一种档案事务所，承接机构自己不想承担的档案业务。

四、结论

电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，需要单位内各部门相互协调共同完成。本文对会计电算化环境下的财务会计档案管理应当注意的问题进行了分析，认为应该：

（1）强化网络系统内部控制；

（2）强化对会计电算化系统网络环境的管理与维护；

（3）建立及完善计算机病毒应对措施；

（4）严格财务会计档案归类；

（5）实行财务会计数据备份；

（6）保护财务会计档案的存贮 ；

（7）注意纸质版本的备案及保存；

（8）实行专门的电算化档案人员。

参考文献

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