讨论如何加强公路工程项目办内业资料管理

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摘要：论述了加强项目办内业资料管理的重要性，并对加强项目办内业资料管理的方法提出建议。

关键词：项目办；内业管理；加强

强化项目办内业管理是公路工程建设不断发展的客观要求，因为项目办内业是整个工程项目从启动到结束甚至延伸的完整记录，是对工程管理的反馈，是每一个环节的节点，它直接反映了一个工程项目的状态和责任，是一个项目管理工作的基础，是公路工程项目管理规范化的直接表现。我国的公路工程建设已经逐步实现了投资主体的多元化，为适应加入WTO后的国际竞争及与国际惯例接轨，我们的工程管理也日趋规范化、法制化。但工程项目主要还是依托政府部门或事业单位来主管负责，项目管理办公室也通常由这些部门派生，管理制度和运行机制相对固化严密，这就需要从各个方面加强工程项目的管理，尤其是内业资料的管理就必须更加完善、科学，以利于充分体现工程项目的管理实施情况及日后的审计、改扩建等方面的延伸。

加强项目办内业管理工作，首先要求项目办的内业管理人员要具有一定的专业技术水平、实际经验和工作责任心。项目办是一个工程项目的首脑部门，项目办的内业管理人员要对整个项目包括监理单位和施工单位的内业工作起到规划、指导和监督作用。以前通常是由监理部门制定有关内业管理方面的实施细则，项目办在这方面只是笼统地汇总，且很多工作内容因受到内业管理人员工作能力和水平的限制，在可操作性上受到严重制约，特别反映在缺乏必要的主动性和预见性上。一个合格的项目办内业管理人员懂得如何管理才能将整个项目的内业资料贯穿始终，不留遗憾。

从管理的角度对内业工作作适当的细化微分，形式相对独立的工作程序是加强项目办内业管理工作的必然要求。细化和完善项目办内业管理，最好按照先总体后局部的原则，完善提纲式方案，再把内业管理具体化，实行动态管理，这样可有效提高管理工作的直观性和可操作性。无论何种管理模式，将内业管理好都需要细腻地消化好《公路工程项目招投标文件》、《公路工程施工（监理）规范》、《公路工程质量检验评定标准》等规程规范、施工设计图纸及相关合同文件，熟悉所管工程项目的实际情况，是做好项目办内业管理工作的基础。

完善各种内业表格，建立台帐也不失为一种加强项目办内业管理的好办法。结合设计图的工程内容，联合监理单位优化下达给施工单位的内业表格和工程清单，规范资料的填报整理方法，分类建立各种台帐（如合同、报表、文件、设计、变更、计量等），同时根据实际情况确定填报检查方式和时间，既可以方便工程项目情况的直接体现，同时层层上报审核的方式，又利于各层单位形成自己的资料体系，方便各种资料在项目办的最终汇集，形成了业主、监理、承包人三者一致，系统完整、内容详实的内业资料。如计量台帐，可结合施工设计图和实际工程情况将合同工程量复核分解成章结细目式工程量清单，对清算后有增减变化的数量进行一次性变更调整，形成核对后的细化工程量清单，作为承包人各期计量的依据，这样无论工程外业进行到什么程度，计量都有依可询，方便业主和承包人之间的计量拨付顺利进行。

另外，从管理的角度，项目办要建立文件报表收发、登记、传阅的文档管理制度，对往来函件、请示、报告、批复文件和报表等进行分类立卷归档，以全面反映工程项目“四制”管理的过程和行为，为竣工文件的收集整理奠定良好的基础。一个项目办管理工作做的好坏通过内业管理可以直观地反映出来：清晰的上墙图表和影音资料、明确的岗位分工和责任制度、及时准确的进度报表和质量说明、细致严密的合同管理和价款运作等，这些都是一个工程项目管理真实表现的介质和参考。所以在项目实施过程中，必须改正长期以来形成的“重外轻内”错误思想，重视工程文件产生过程的控制，针对工程文档的“一次性”和“不可回复性”，及时完善内业管理环节的薄弱，防止工程管理上的被动。综上所述，做好项目办的内业管理工作是我们公路工程项目管理的基础，推进项目办内业管理工作的标准化、系统化和科学化势在必行。