人力资源管理信息系统业务流程系统化及监控化构想
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摘要：信息技术的快速发展使管理信息系统对企业的重要性日益显著，而现有的管理信息系统都存在着诸多缺陷。针对这些缺陷，提出了一种管理信息系统业务流程系统化及监控化的构想，并对管理信息系统系统化和监控化的特点进行了详细介绍，分析了它们对企业的人力资源管理所带来的好处。
中图分类号：TP319文献标识码：A文章编号：16727800（2012）007007602
作者简介：张玲（1965-），女，山东海阳人,广东外语外贸大学教育技术中心工程师，研究方向为计算机管理及应用。
1信息系统监控架构的设想
信息系统必须加入管理的思路，不再是简单的人工业务的模拟。要对业务流程做系统化需求分析，并对系统运作进行监控，工作内容繁多。但是人类思维及处理问题的过程是线性的，也就是说工作要一步一步完成。基于此，提出一种流水线式的系统化思想（如SAP的提出），在系统化的基础上对整个系统进行监控。
下面以人力资源管理系统为例，介绍信息系统监控架构的组成以及如何实现对人事管理制度系统化和对业务进行监控。系统的整个流程来源于某些固定的人事管理制度，系统是以这些制度为框架设计和构建的。
对人力资源系统的考核是一个核心部分。系统化的考核过程和完善的监控功能最大程度地保证考核是在公平的环境下按照既定的标准进行，使考核更有意义。系统化和监控还可以保证考核结果的及时和有效使用，不仅可以把结果应用到工资和福利中，还可以应用结果来改善实际工作，并对员工发展起指导意义。
这里仅以图1中的绩效考核子系统为例，介绍监控子系统的构成以及怎么与其联系。系统各部分与监控子程序均进行数据交换，交换的数据就是监控提示记录，当系统各部分的业务结束时，监控提示记录就会变成监控完成记录。
作为监控主程序，需要有记录的处理功能，包括向各个子系统收集监控提示记录和监控完成记录，计算监控提示记录的优先权，把记录保存下来；需要有记录显示功能，包括自动把所有未完成的监控提示记录按一定顺序显示出来并带有查询功能；需要有编辑功能，包括对记录的编辑和对显示的编辑。因为显示子程序会按业务员的需要显示记录，不同的业务员需要看到的记录有所不同，通过显示的编辑可以修改业务员最需要的显示记录类型，从而方便业务员工作。
总结上面的叙述，将监控子系统的设计分3个部分：记录处理、显示子程序和编辑功能。其中，记录处理包括收集记录、保存记录和计算优先级；显示子程序包括自动显示与记录查询；编辑功能包括编辑记录和编辑显示。
各自功能描述如表1所示。
通过监控系统的这些功能，人事部各员工可以随时了解哪些业务尚未处理完，哪些业务需要马上处理以及处理过程中需要进行哪些步骤。而人事部主管可以实时了解到该部门正在进行的或将要进行的业务，各个正在进行的业务进展如何，涉及了哪些报表以及部门各人员正在负责什么业务。
2系统化和监控化的特点
（１）监控深入各子系统的每个子模块。从示例绩效管理子系统的组成图中看到，子系统内几乎所有的模块都与监控系统有数据交换。这个特点保证了系统可以对业务的每一个步骤进行监控并做适当的记录，使监控与系统化后的业务流程紧密结合。
表1监控子系统的功能
功能[]说明
自动显示功能[]1识别员工号，记录该员工需要的工作提示类型2按需要的提示类型读取所有未完成的记录3按所有记录的时间和优先级排序，然后显示出来4点击各显示记录时可以自动跳转到相应的页面
记录查询功能[]
查询所有未完成的、已完成的和被中止的记录。若查询的是该部门经理，在选择对该纪录进行修改
记录处理功能[]1对各子系统的每步骤完成情况进行记录，并把这些记录收集2对收集的记录按一定公式计算其优先级3按类型保存这些记录
记录编辑功能[]人事主管可以改变记录的步骤、优先级和操作人员，或者把记录中止
显示编辑功能[]1人事部员工可以新增一个提示需要和排序记录2人事部员工按自己工作的需要编辑需要显示的记录和记录显示的顺序3删除不需要的提示需要和排序记录
（２）工作提示。所有人事部的业务员进入系统时，页面马上显示监控提示记录。这些记录表示所有未完成的业务，点击那些记录就可以进入相应的页面。这就方便业务员进行业务处理，并为业务员提示未完成的业务，还能要求业务员按着固定的步骤处理业务。工作提示还能解决人事部主管的业务审批问题。当许多业务需要人事部门主管审批时，主管可以按工作提示的记录排序审批业务。通过工作提示，主管就可以合理安排自己的工作。
（３）入口惟一。各业务子系统只有惟一的固定入口程序，入口程序产生监控提示记录。需要进入下一步程序时，不能再从业务子系统的固定入口程序进入，而只能通过监控子系统进入以提高系统的安全性。
（４）系统单向性。所有业务子系统的业务流程都是单向的，这种单向性由监控子系统控制。监控提示记录包含固定的页面跳转属性，控制了页面跳转的方向，保证业务的单向进行。如果有某些步骤出错，必须通过人事主管修改监控提示记录（只有主管有此权力），返回到前面的步骤重新处理。
(５）单步完成，不跳转。由于单向性和入口惟一性，业务子系统中某一步骤完成后不会马上跳转到下一步，系统只会修改监控记录的时间和步骤属性。该记录显示时就会排在后面，这就保证业务员需要尽量完成监控子系统中显示靠前的记录。
(６）利用优先级管理业务。监控提示记录有优先级和时间属性，显示的排序是先按优先级再按时间先后的。假如某业务需要紧急完成，人事主管可以修改优先权，使该记录在最前显示，提示业务员需要紧急完成该业务。
(７）主管监控业务。只有主管才有监控记录的修改权，这个权力可以让主管在业务出错或需要紧急处理时作适当的反应。并且该权力只归主管，那就保证在业务非正常进行时，主管知道实情。这样可以避免缺乏监控时出错了也不报告的情况。并且处理过程最终产生的完成记录涉及业务员和报表，出错了是有记录可查的。