当代建筑工程档案管理和模式分析

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摘要：进入新世纪后，建筑工程档案的管理方式发生了很大的变化，过去陈旧的纯手工录入、档案分类、管理等做法已经一去不返。特别是现代化辅助管理手段的应用和新的档案管理理论的引入，不仅仅提高了管理工作的效率，还从信息化台阶上形成了档案管理的标准和水平。本文基于企业档案管理体制与模式探讨，在分析社会转型和数字化大背景下的企业档案管理体制与模式的特征基础上，提出了企业档案管理体制与模式的构想。希望为下一步建筑工程档案管理工作的思路创新和模式演进提供有益的参考。

关键词：企业档案 知识管理 管理体制 生命周期

随着时代的发展，建筑工程档案管理工作的内涵和外延也进一步扩大。档案是经济形态存在和发展的必然产物，是建筑工程实施描述的最原始记录。原始记录性是档案的本质属性这一点永远都不会改变。在知识经济时代，信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征，档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数，而载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术，新的载体形式不断涌现，所以采用档案信息内用属性划分档案的外延，将不会使档案种类混杂，分类关系不清，这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。在近些年新产生的档案管理模式的引导下，建筑工程档案的管理也出现了一些新模式，这对建筑工程档案的处理和分析工作都有着深远和重大的影响，从技术水平和实践操作上都加速了建筑工程档案管理工作的进步。

一、当代企业档案管理体制、模式的建构背景

随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变电子档案。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程，也需要针对电子档案管理特点进行相应调整。20世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展，档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化看做是一个整体过程，将档案的整体运动过程，根据档案价值形态的变化划分为若干个阶段，不同阶段的档案与服务对象不同。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础，档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响，为实现档案一体化管理、前端控制提供了理论依据。

二、当代企业档案管理体制模式――信息一体化管理模式

（一）信息一体化管理模式

信息一体化管理，其实就是指企业的档案工作、情报工作、图书工作的一体化。在建筑工程企业，这种综合性信息管理机构一般称为信息中心。信息中心在为建筑工程企业服务的过程中，既要注意提供历史的信息和现时的信息，又要注重超前性、预测性信息的采集、筛选、提供。一方面可以利用档案史料中的信息编写反映企业发展历程、企业文化、科技成果等科研成果，为展现企业的辉煌历史、提高企业的市场信誉和增强企业的社会效益提供详实、可靠、生动的凭证；另一方面，还可以依托现代信息技术和网络技术，在网上采集与企业业务有关的信息，并进行筛选、汇编，为企业的科学决策和管理提供有较高含量的有价值的信息。这种管理模式便于建立计算机管理系统，实行现代化管理，同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用。

（二）文件――档案一体化管理模式

档案一体化是我国文件和档案工作发展的内在要求。文件――档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础，借助计算机和网络技术，从系统论的角度出发，对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从企业现行文件到档案管理的高效和优化。

档案一体化的目标是实现从现行文件到档案整个运动过程的全面控制和科学管理。科学的文件――档案一体化管理是以文件从产生到最终转化为档案的过程中，既加强企业内部文件、档案工作的一体化，也注重各个不同文件职能机构的业务衔接，从而使文件到档案全过程都得到有效控制。文件――档案一体化的原则是在实行信息一体化管理的过程中，必须要遵循以下原则：一、全程管理原则。电子文件环境中，文件、档案界限不再显而易见，文件和档案工作人员界限也日趋模糊，文件与档案工作实行全程管理，将可以大大提高信息共享，提高效率；二、前端控制原则。前端控制原则是以文件生命周期为基础，将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作是一个完整的过程。在这个过程中，文件形成是前端，处理、鉴定等是中端，永久保存或销毁是末端。前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合；三、集成管理原则。集成管理是对管理要素的科学重组，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理体系的功能度，因精密组合而减少疏漏，提高可靠性，增加相关作业密度，减少重复而降低功耗，提高管理效率。

（三）IT集约化平台管理模式

各行各业信息化及其快速发展已经且正在不断地形成大量的数字化信息，对于建筑工程行业也不例外。这些信息需要归档并形成电子档案以记录信息社会的历史活动，传统档案馆开展服务创新加强馆藏数字化加工也将积累越来越多的数字化信息，这两类信息统称为数字化档案信息。档案工作者正是为了归档、接收、整理和保存这些不断累增的数字化档案资源，并想借助现代信息技术为国家、机构和社会公众提供快捷方便的查档、用档等服务，数字档案馆才应运而生。由此得出结论：数字档案馆可以作为信息社会数字化档案的终极保管机构。

从功能上讲，集约化服务型数字档案馆以数字档案馆的建设目的为出发点，可以确定 IT集约化服务型数字档案馆的以下几个主要职能：（1）集中统一永久保存信息社会产生的各类数字化档案信息，引领数字档案馆的发展方向，保障数字化档案信息的真实、完整、有效和安全。（2）为传统档案馆提供滚动完善和持续发展的网络化信息技术支持与服务，以方便档案工作者通过网络和计算机开展电子文件归档、电子档案接收、数字化档案资源的整合、管理、传递、处理、鉴定、编研和提供网络化查档、用档服务等各类档案管理工作。在建筑工程单位这种模式有着很好的应用前景，它不仅可以降低档案管理人员对繁杂资料的管理难度，而且对相关材料的查阅、抽取也会更加方便。

IT集约化服务型数字档案馆的观点的提出，是为了寻找一种更加有效的解决方案，以适应和谐型、节约型、发展型、信息资源广泛利用型信息社会的发展特点，不仅缓解了信息化建设中因技术人员与档案工作者认识不统一而产生的各种制约系统建设与发展的矛盾，而且也保障了数字档案馆的高效运作和长期发展。这一模式的基本要求包括：（1）机构重组：将数字档案馆与传统档案馆在组织上进行分割，数字档案馆的建设不再依附于某个传统档案馆，需要设立专门的机构来开展各项工作。（2）人才分类：将档案馆的工作人员分为业务型和技术型两大类，分别承担数字档案馆和传统档案馆的各项职能。（3）职能分割：数字档案馆用来保管网络系统中的数字化档案信息，传统档案馆保管纸质档案和各种其他介质档案。总体来说，建筑工程单位要想实现电子化档案管理模式，这种形式是很好的一种方式。

三、结束语

科技在迅猛发展，社会在不断进步，建筑行业也在技术和经济的推动下日新月异，档案管理部门要充分认识档案现代化、信息化建设的重大意义，站在新的起跑点，用新思路、新方法，与时俱进，全面推进档案现代化、信息化建设，不断尝试新的档案管理模式，促进建筑工程档案管理的科学、健康运行。

参考文献：

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