电力系统档案管理中的问题及措施分析

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摘要：随着我国经济的发展，对电力的需求日益增长，电网建设水平不断提高，电力系统档案管理工作也变得越来越重要。但是在实际工作中，电力系统档案管理还存在着许多不完善的地方，有待我们去解决，以完善档案管理，促进电力企业的发展。

关键词：电力系统；档案管理；问题；措施

中图分类号：G271文献标识码： A

随着我国改革的不断深入，电力系统各项建设也取得了令人瞩目的优异成绩。档案是电力系统建设与发展过程中的重要组成部分，能否对档案进行现代化管理，提高档案管理人员的综合素质，是当前电力企业发展的重要基础。

一、电力系统档案管理中存在的主要问题

1、行业标准较笼统

电力系统档案管理是一项巨大的工作，涉及面较广，对相关技术标准和规范要求严格。在电力系统档案管理领域，尽管国家颁布了一系列的技术规范和标准依据，入《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）《建设工程文件归档整理规范》（GB/T5032228-2001）、《建设工程监理规范》（GB50319-2000）《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）。虽然这些技术规范和标准依据在一定程度上能够指导电力系统档案管理工作，但规定仍较笼统，依据不全面，未能在有关具体操作上进行详细规定，这也导致了档案管理缺乏操作性等。

2、缺乏具有规范性、科学性的管理制度体系

由于电力建设项目的施工单位多，项目档案管理工作面广，存在各施工单位归档工作的要求和做法不一致现象。在工程建设的前期阶段，在开工建设前设计单位已开始产生档案，但由于设计工期紧，设计单位经常出现未按要求进行工程档案的管理。设计方案不规范变更，为档案管理和利用埋下了隐患。工程施工阶段由于施工单位对档案管理工作的轻视，导致基建档案的施工记录不够详细、完整。对于升版、后补图纸，无专人进行管理，即使有管理人员，也会存在因临时更改文件的突发性和不确定性导致图纸文件得不到更改，最终使得失效文件继续流转下去。工程验收档案交接阶段，验收交接档案蜂拥而至，面对大量的工程档案，验收时间紧，任务重，最终导致档案人员不追求工程档案的价值性，对于档案的正确性没有时间核查，甚至对于重要资料没有存档的现象。

3、管理人员的业务素质和专业水平不高。

随着国家电网建设网架的不断扩大和加强，电压等级的不断升高，输送电力能源的任务不断加重，档案服务的范围也在不断扩大，档案工作的手段也更加现代化。但在实际中，许多档案管理人员缺乏对档案的编制与管理能力，仅仅局限于收集、整理、分类、保存、利用等，使得原本珍贵的信息尚未发挥作用。档案资源效应形同虚设。档案相关的政策、规定、专业业务知识的及时学习，缺乏积极主动地开展工程档案收集工作。档案管理不够专业化，缺乏在每一项建设工程开工与结束之间，与工程项目管理、施工等部门沟通现象，更很少介入工程建设活动中去实时了解工程建设动态，参与工程建设项目的单项工程验收、评审活动。

4、对档案管理的创新意识不够。在信息化迅猛发展的今天，很多电力企业还没有使用数字化档案管理，导致电力系统的档案不能得到有效和长久的保存，造成重要的档案遗失，无法查找，造成很大的损失。

二、解决电力系统档案管理问题的措施

1、建立健全管理的制度体系

为了提高档案管理的有效性，要实施一整套统一的、科学的以及实用性强的档案管理制度与方法，确保档案管理工作有秩序、有规划地进行。根据电力系统项目特点和基建档案管理要求，各参建部门都应设立相应的档案机构，配备专职档案人员，明确各自管理职责，建立电力系统档案管理网络体系，深化职能，加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。做好电力系统档案管理工作，建立电力系统档案管理机制。根据档案管理法律、法规制定相关管理制度，做到集中管理、集中规划，将档案的一切管理工作走向标准化与规范化。要不断完善工程的管理制度，当电力工程开工的时候就进行档案的管理工作，并要紧跟工程的进度，在电力工程竣工的时候，档案工作也要同步进行，在这一过程中，一定要保证项目档案的完整性与准确性，在事前、事中、事后都要进行严格的控制，通过各种有利的机会对电力系统的资料进行广泛的收集与整理，遇到不合理的地方要及时进行修改与整顿，保证档案资料的有效性。另外需要注意的是的档案的管理人员要与电力工程施工部门及时进行沟通与交流，确保施工档案的顺利移交，可以通过定期会议或者到现场指导的方式加强学习与沟通。

2、将电力工程档案管理工作纳入电力工程项目管理

电力工程档案工作与工程建设进程同步，建设项目申请立项时，即开始电力工程档案文件的收集、整理、审查工作，建设项目竣工验收时，完成项目文件的归档、验收工作，从工程建设源头控制基建档案管理质量。建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制，在签订合同时，明确需移交的电力工程档案材料数量、套数、归档时问和质量要求等事项，并规定工程款的百分之五作为电力工程档案归档的准备金，不提交齐全完整的电力工程档案不予付款，有效的控制、监督、检查电力工程档案的质量。采取电力工程档案工作纳入基建工程计划中，纳入工程规章制度中，纳入岗位责任制中;电力工程档案工作与工程立项同步，与工程建设进度同步，与基建工程工作检查同步，与基建工程竣工验收同步。

3、提高专业档案人员素质

随着电力系统档案工作的领域拓宽，档案服务的范围扩大，在档案管理这方面不仅要有档案专业人员还要有工程建设、监理、设计等专业技术人员以及其他相关专业人员等，不同专业人才的相互配合高效地利用现代化的专业技术知识，使档案管理工作高效进行。这就要求档案人员必须加强业务培训，，在完善本专业能力基础上，积极提高电力系统档案管理水平，做到合理的规划、分类与管理。因此，在电力系统建设档案管理工作中，首先要提高专职档案人员的素质，学习工程档案相关的政策、规定及相关的业务知识，一方面要善于与工程项目管理、施工等部门加强沟通，另一方面档案管理人员还要经常走进工程施工现场，把握工程建设进程，主动参与到工程建设验收与评审活动中。要根据工程建设的变化做好资料变更记录，要以全身心的注意力观察工程建设的变更动态，对于需要变更的资料要及时提出修改意见，使电力系统档案管理工作有秩序、有规划地开展起来。同时，要完善兼职档案人员网络体系，增强企业员工档案意识，要将档案管理工作切实归入企业管理工作中，主动更新知识结构，使档案资料发挥对企业的发展的服务作用。相关的档案工作人员要注意掌握档案管理方面的法律法规，不断提高自身的职业道德水平，实现档案信息资源对企业的经济效益的服务。

4、进一步加强电力建设工程档案信息化管理

当前，很多企业已经完成了档案工作的数字化管理，也就是在档案管理中应用数字化技术和网络技术，实现纸质载体向数字栽体的转化，并能够在网络中传输，完成档案的信息化建设与管理。但是在实施档案工作数字化的同时，应该对档案进行好类别规整，进一步完善档案数字化管理中的各类体系索引，使档案的数字化实现质的飞跃。

三、结束语

电力系统档案管理是电力企业管理的重要组成部分之一，关系到我国电力经济的发展，在新形势下，应当不断提高电力系统档案管理的信息汇集，不断地提高档案管理的水平，才能有效地减低管理的风险，促进电力工程建设稳步的发展，为我国经济建设的健康发展保驾护航。

参考文献

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[2]米晓霞.浅谈电力工程档案管理现状及解决措施[J].科技创新导报,2012（34）.

[3]赵林霞.关于完善电力基建档案管理工作的探讨[J].黑龙江科技信息，2012（28）.