浅议公务卡制度在机关推行的优缺点及对策

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[摘 要] 本文通过对公务卡制度优缺点的简单介绍,以便在日后使用过程中,准确把握其特点规律,扬长避短,充分发挥其在目常管理过程中的积极作用。

[关键词] 公务卡制度 优缺点 对策

一、概述

一般企业机关经费保障主要是施工生产过程中的经营所得,经费支出方式实行严格的预算管理。经费收入、使用、管理和监督,都与公务卡使用要求的条件极为相似,结合企业机关办理事务中经费管理的实际情况,应当考虑推行此项制度。

公务卡主要用于日常公务支出和财务报销业务,并兼顾私人消费的信用卡,且不可办理附属卡。具有三个特点:一是具备普通信用卡所具有的授信消费等共同属性;二是具备财政财务管理属性;作为公务业务的一种新型结算方式,公务卡操作可以概况为“银行授信额度,个人持卡支付,单位报销还款,财务实施监控”。

二、实施公务卡制度优点

1. 可以减少个人借款挂账。机关在日常的经费领报一般程序是先由办事人员和部门提出申请,然后到财务部门办理款项借支手续,待办理完相关事务后,再呈财务部门报销冲销借支款项;经常办理外部业务人员,也可报销后支取现金,借支款项长期挂账。如此以来,财务部门挂账人员较多,累计金额较大。实行此项制度后,借支项目全部由中介银行垫支,除了大额单位挂账金额外(5万元以上),不再执行事前的申请借款制度,从而个人借款将大大减少,日常资金占用也有较好改善。

2. 可以减少基础业务量。每次借款需要有一名财务人员来处理账务,报销时又要由财务人员处理,一项业务分成了两次处理;而且在月未还要由管理工资的会计来查阅备用金账户,以便找出挂账期限较长人员,从工资扣除挂账金额,使其尽快还款。如果实行此项制度,借款还款都由个人和银行来处理,而且不存在备用金挂账,也不需要专职会计去管理这个账户,大大减少财务人员业务量,提高财务办事效率。

3. 督促业务人员快速报销,自我管理。银行贷记卡上的透支资金是有一定期限的,如不快速还款将会计收一定利息,促使业务人员尽快报销费用,同时也便于财务较为准确的统计当期费用。

4. 减少现金库存量,降低资金安全风险。基于日常借款减少,业务费用报销已实行银行转账方式,按照现金管理规定就无需存放较多现金,客观上减少了丢失、毁损等意外安全风险。

三、实施公务卡制度缺点

1. 公务卡受理环境限制较大。基于金融业发达程度不够,各地区发展不平衡的现状,在许多地方从事公务活动时不能刷卡,只能个人先垫付现金,待报销后再到银行取出。例如,到欠发达地区出差等,要事先准备现金。此举不仅占用个人资金,而且将原来仅存在于单位提取现金时的安全风险扩大到了所有持卡人,容易引起持卡人对公务卡推广的抵触情绪。

2. 公务卡使用缺乏有效的执行、监督办法。一方面,公务费用报销时,持卡人不能将消费交易凭条完好保存(即公务卡签单),并附在报销凭证之后,作为会计原始凭证入账,公务卡银行也不能按要求提供个人刷卡消费对账单,因此,单位财务部门无法监督到公务卡的使用轨迹,规范公务行为有一定难度。另一方面,虽然可以在网络确认公务人员的消费轨迹,但也会爆露私人消费记录,当事人不同意查证时,尚无相关法律法规预以支持,有效验证渠道得不到良好利用。

3. 持卡人的信用得不到保证,对单位信誉有一定影响。公务卡主要用于公务消费,也可以用于个人消费。当持卡人用于公务消费时只要及时报销,一般会及时偿还透支款项,但当持卡人用于个人消费时,会因为款项得不到补偿需不能及时偿还,特别是持卡人退出本单位时,还有未偿还款项,会给单位带来一定的麻烦。虽然此卡属于个人行为,但在办理时单位也承担了一部分连代责任,当透支额度较大,又得不到偿还时,银行会在一定程度上对持卡人原单位进行追偿,进而影响单位在银行方面的声誉。

四、缺点防范对策

基于以上原因,建议在水电部队推行公务卡制度时,做好以下几个方面的防范策略。

1. 采用银联标准卡。银联标准卡是符合我国统一的业务规范和技术标准,具有自主知识产权的银行卡。尽量采用四大国有银联标准卡,实现公务卡跨行关联、刷卡机联网通用。在现有技术和硬件设施的基础上,使借记卡和贷记卡跨行关联还款、刷卡机联网通用,从根本上改变选择发卡行时受制于银行网点分布的情况,而且可以减少持卡人因所持卡种类繁多、功能雷同却不通用而产生的烦恼,提高用卡频率。

2. 建立有效的公务卡使用使用制度。一是建立公务卡专用制度。严格规定使用范围,开支额度,报销期限及报销时所需确认据等。二是建立登记制度。从公务卡的申请、办理、到退出都实行严格的记录制度。

3. 推行特事特办大额预支资金办法。一般情况下,在办理公务卡时,由办理单位先与银行方面沟通,最大限度的满足持卡人的额度要求。如有特殊性业务发生,需支付大额预借款时,要由业务人员提出大额用款申请,并呈单位主官领导签字后,方可在财务借款挂账,并需提供购货合同或意向书,以便按时促收借款,及时清理挂账金额。

4. 加强防范措施宣传,最大限度防控使用风险。在消费时不要让公务卡离开您的视线范围,留意收银员的刷卡次数;当您拿到商户交回的消费凭证及公务卡时,请先确认是否为您的公务卡,同时应核对及确认消费凭证上的卡号、金额及日期是否有误,不要在非本人交易的签购单上签名;刷卡消费时若发生异常情况,要妥善保管消费凭证并及时与发卡行联系。应做必要的障碍设置,防止公务卡丢失或被盗,被他人冒用取款、消费或被恶意透支盗取钱财的风险。应妥善运用及保护自己的个人信息,避免因个人信息泄露而让诈骗分子有机可乘。

五、结束语

任何制度的推行,都会有优缺点的存在,公务卡制度的推行也不例外,但是只要我们准确掌握其特点,详细分析其劣势,并制定良好的预防风险机制,就能在日常管理过程中,很好的发挥此项制度的优势,充分提高资金管理效率和使用效益。