病案示踪管理系统的设计与应用

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摘要：目的 探索病案在整个流通过程中的有序及高效的管理手段。方法 运用软件研发技术、条形码识别技术来完善现有病案流通各环节的目标管理。结果 病案人员实现了对病案各环节的实时监控，并做到精确定位，及时了解病案的去向。结论 病案示踪管理系统的信息化管理模式，对病案管理工作进行了标准化和规范化，有效地提升了病案管理的效率和质量，进一步提高了科室自我管理和对外服务的水平。

关键词：病案示踪；信息化管理；高效

病案管理是现代医院管理的重要组成部分，贯穿于医院管理的全过程，是医院管理工作的基础和核心。同时病案做为医院重要的医学档案，它不仅是患者及家属向单位、保险部门寻求医疗保障和经济利益的依据，更是处理医疗事故和医疗纠纷，进行医疗技术和司法鉴定的重要依据[1]。所以当今一份病案的流向是非常错综复杂的，有上级部门质控检查用，有医生科研教学用，有家属医疗报销用，一旦涉及到医疗纠纷的，医疗调解委员会要用，司法鉴定部门要用等等（见图1）。

每一份出院病案从各个病区的护士站开始流转，经过出院结账处核实费用后送达到病案室。再经过病案室内部的流转过程（见图2），才能送入病案库房的最终点。经测算一份病案从护士站开始到最终入库房最少要经过八个环节，经手人及借阅人多则有几十人，病案管理人员要管理好每一份病案的难度也越来越大，如何有序高效的管理好每一份出院病案，监控到病案流转过程中的每一个环节，避免病案的丢失，是病案管理人员当前需要关注和思考的问题。

1原有的病案管理模式

原有模式是借助了计算机管理和手工管理并进的模式完成日常的病案管理，病案回收管理、病案首页信息登记管理、病案翻拍管理和病案入库管理都有各自的信息系统支撑，但是由于各个系统相对独立，虽然都可以在网络环境下运行，但是各自的数据没有实现对接，导致病案管理人员寻找一份病案的踪迹，必须进入多个系统进行查看，才能确定其大概的方位。病案借阅管理仍采用手工书写的借阅单登记，导致一旦病案出借，什么时候出借，由哪位医生借走等信息都很难进行实时查询。诸多问题都困扰着病案管理人员。

2 病案示踪管理系统的设计思路

鉴于原有半自动半手工的管理模式，不能有效实施病案的管理，我们随即提出了病案流通信息化管理全覆盖的设计思路，将计算机技术、条形码技术和网络技术引入到医院病案流通管理中，将原先的多个独立信息系统进行整合，完成接口的对接，同时将病案借阅管理也通过信息化的手段完成，并采用条形码技术，病案通过条码机扫描就可以完成病案的系统定位和借阅归还管理，实现病案在流通过程每个环节的监控管理，实时检索病案，及时明确其去向，便于病案人员的管理的同时，大大的提升工作效率[3]。

根据我院的病案管理的现状，病案查询的设计思路如下（见图3），我院的病案号采用的是一号制管理，同一名患者多次入院都采用同一个住院号，所以必须通过住院号和出院日期才能锁定具体的一份出院病案，然后可以看到这份病案的6个状态，分别为回收（首页打印）、首页登记、病案翻拍、病案入库、病案借阅和病案复印，其中前4个状态是按照病案的流水线的时间先后设计的，可以清晰的让管理这者看到目前这份病案在哪个环节上操作，其中回收环节等同于首页打印，因为我院出院患者的费用审核是由出院处进行审核完成的，所以为了保证首页费用的准确性，首页不是在病房里打印而是放在病案室回收病案的环节进行打印，所以这一环节也就等同于病案已回收的状态。借阅状态则是应激状态，表明病案因特殊原因外借不在流水线上，同时表明去向，便于及时调回。最后的复印状态作为统计查询用，记录病案室的工作量的一个指标。

3 病案示踪管理系统的应用

病案示踪管理系统的启用，通过部分功能的开发和多个系统之间的接口互通，真正实现了将出院病案在流转过程中的每个环节都记录了下来，示踪系统与电子病案系统相连，实现了每份出院病案首页打印标记写入示踪系统，示踪系统与病案统计系统相连，将首页登记的状态标记写入了示踪系统，同样的原理流通系统与病案翻拍系统相连，将每份出院病案翻拍的状态写入示踪系统，借阅、复印和入库管理的应用界面就融合在示踪系统中，通过扫描枪和条形码技术完成每一次的借阅、复印和入库管理工作。

病案管理人员只需录入住院号，有多次入出院记录的只需再选择一次出院日期，可以知道某一份病案目前的状态，病案的6个状态中已经完成了几个，发生的具体时间，还有几个步骤没走完，包括病案的借阅情况都有记载，以及具体的位置在哪里（见图4），这样大大加快了其查找病案的时间。对于晚归病案者统一上报有关管理部门，督促科室对出院病案按期归档，以保证出院病案及时归档，防止病案在病房丢失[4]。

4结论

随着计算机网络技术的迅猛发展，借助网络技术不断提高病案管理工作水平，建立了一套适合我院病案管理示踪系统，旨在提升我院病案管理的效率和质量，更好的服务好医院管理和做好对外服务。尤其是当今医患关系处于最薄弱的时期，病案做为最重要的原始依据，随时查找，在数字化应用下，大大的提升服务速度和服务质量，为医患双方提供了有力证据[2]。

参考文献：

[1]李凤君.病案示踪系统在病案流通过程中的建立和应用[J].中国病案，2012，13（11）：13-14.

[2]魏敬，董新昱，潘锐锐.病案示踪计算机数字化管理的设计思路[J].中国病案，2009，10（10）：28-29.

[3]陈俐，钱阳明，王宏，等.病案管理软件编制及条形码应用的受益研究[J].医学信息， 2006，19（3）：386.

[4]林琳.病案示踪管理系统的设计[J]中国卫生统计，2006，23（4）：383.