刍议城建档案信息资源的开发与利用

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摘要：

随着城市化进程的不断加快，城市建设的规模不断扩大，相应的，城市规划建设管理中城建档案的作用也越来越突出，新时期新形势下，广大城建档案工作者要将城建档案信息资源的开发作为重中之重，以更好的服务于城市规划、建设及管理。文章主要术了城建档案信息资源的重要价值，提出当前城建档案信息资源开发利用存在的一些现实问题，并提出针对性的解决策略。旨在与广大同行共同探讨，促进城建档案管理工作的发展与进步。

关键词：城建档案；信息资源；开发利用

中图分类号：G270文献标识码： A

城建档案是城市规划、建设及管理工作中形成的技术文件材料，其主要形式包括文字、图表、图纸、声像资料等。城建档案记录了一个城市的历史与发展现状，是城市规划、建设、改扩建、战备等工作中必要的依据及凭证，因此具有较高的保存价值及现实利用价值。

一、城建档案信息资源的利用价值

首先，城建档案具有较高的历史价值。城建档案信息资源包括了城市规划与建设过程中工程设计、工程施工、 设施维护与管理等各个方面，其基于真实而连续的角度将城市的历史及发展现状详细的记录下来，包括城市规划、工程建设及管理等，因此其历史价值不言而喻。其次，具有较高的实用价值。随着人类文明的不断发展，城市建设的速度越来越快，城建档案信息资源的产生与积累也越来越丰富。城建档案不仅真实、全面的记录下城市原有的规划与管理，而且又为新的规划与建设提供重要参考依据，可以说城建档案是城市建设的重要信息库，固其现实利用价值非常高。再次，服务范围广。城建档案信息资源是城市发展过程中长期积累下来的产物，可以说其所面对的是城市的各行各业，凡是有基建工程就会产生城建档案工程档案，因此，其体现出广泛的服务价值。最后，城建档案信息利用频率高。城建档案信息资源包含了大量各种形式的重要资料，包括文字、图纸、声像等，比如城市勘测、城市规划、市政水利、公用设施、工业民建、园林绿化、环境保护等等，由于其服务范围广，所以城建档案信息会被反复使用，故有较高的利用频率。

二、城建档案信息资源开发利用存在的主要问题

随着城建档案档案管理工作的不断发展，新形势新环境下，城建档案信息资源的开发与利用还存在一些现实问题，主要体现在以下几个方面：

（一）重数据，轻效益

档案馆年终会对档案的利用情况进行总结、分析，但是该总结仅针对档案利用数据，比如卷次数、利用人数等，而忽略了档案的开发利用所获得的社会效益与经济效益。档案的利用统计仅是统计表面数据，只能反应表面现明，而档案利用的巨大的实际效益无法通过量化的数据准确的体现出来。

（二）重表面，轻深入

档案利用开发阶段分为初级阶段与高级阶段等两个时期，其中初级阶段主要是档案部门查阅档案，向使用者提供档案；而高级阶段则实现了档案信息服务于使用者工作、学习、生活全过程的应用目标，会在不同程度上产生更大的社会效益与经济效益。但是在实际工作中，档案使用人员仅对一些基本信息进行简要登记，而填写利用反馈信息的配合度不高，而使用者的反馈信息恰恰是档案管理部门了解档案应用效益的重要信息来源，因此无法深入了解档案利用产生的社会经济效益。

（三）服务方式相对单一

长期以来，社会各界利用城建档案的方法通常都是上门查阅，或将复制原件进行参阅，这种服务方式在很大程度上受到时间与空间的限制，很多需要利用城建档案资源的人员往往往返多次才能获取完整信息。此外，传统档案管理理念主要侧重于档案的管理，而对档案利用有所忽略，档案管理人员更加注重档案材料的数量而忽略了质量，未对城建档案材料做深入研究，服务方式相对单一，故导致城建档案信息资源开发利用率低。

三、提高城建档案信息资源开发利用效益的策略

（一）减少利用限制

在档案信息管理过程中，一直以来都存在着保密与开放的矛盾，保密是维护国家利益的必要措施，而开放则是广大公民的基本权利，因此协调这一矛盾的最好方法就是在合理范围内实现档案利用的最大开放化。尽量减少档案利用的各种限制，提高用户服务的便捷性；在档案利用服务中融入网络技术、计算机技术，通过信息化发展实现档案服务工作与社会发展的相互协调。

（二）优馆藏内容

档案馆的馆藏资源是保证城建档案被有效利用的物质基础，虽然经过长期积累档案馆的馆藏资源也在逐年增长，但要保证馆藏资源的合理性、科学性，还要从以下几个方面予以优化：首先，尽量拓宽档案信息收集渠道，保证馆藏的齐全性。其次，对馆藏档案进行合理分类与整序，现有档案要正确分类及编号，便于后续利用查找，以提高档案利用的时间效益。最后，加强现行档案的鉴定，尽管档案可以产生一定程度的社会经济效益，但一些虚假档案可能会带来负效益，因此档案管理过程中要对档案信息进行定期鉴定，将档案信息的负效益降低在最小范围内。

（三）加强声像档案的开发

随着信息多媒体技术的不断发展，各个城市城建档案部门对声像档案的开发与利用越来越重视，均加大了声像档案的投资力度，而效益回报也初见成效。不过开发声像档案过程要注意以深入调查、分析需求市场为基础，提高声像档案服务工作的主动性，全面提升档案管理工作水平。根据市场需求建立服务项目，投入资金进行声像档案服务系统的开发与建设，并加强相关宣传活动，比如举办一些可以反映城市建设情况的声像宣传活动，促使声像档案信息实现社会经济效益最大化。

（四）建立完善的利用效益评价机制

反馈工作是对用户利用档案后的基本情况进行调查和研究，总结出某一时期档案利用工作的规律和用户的需求反映。档案部门通过分发档案利用效果反馈表，或者利用网络资源在网上进行利用者的利用效果跟踪调查，确保档案开发利用工作的健康发展。

参考文献：

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