论信息化在中职院校人力资源管理中的应用

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摘 要：现代社会节奏不断加快，各种信息蜂拥而至，传统人力、手工的人力资源管理模式不再适应当前的大环境。本文详细地阐述了中职院校人力资源管理的现状及问题，提出将信息化引入人力资源管理的方法，最后提出了人力资源管理信息化势在必行。

关键词：人力资源管理 信息化 能力

信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。随着信息化技术应用与开发的快速发展，实现人力资源管理信息化势在必行。对于中职院校来说，人力资源管理是一个复杂的系统工程，人事信息一求准确，二要保密，三需及时，四是政策约束性强，随机性大，时效性强，作业频繁，工作量大而繁琐。这样就大大增加了处理的难度。近年来中高职院校办学规模的逐渐扩大，师资队伍越来越大，每时每刻需要处理的信息量可想而知。因此，利用适合自己的人力资源管理方式支持学校高效率完成师资的日常管理，是学校信息化水平和教育质量提高的有力保证。

一、中职院校人力资源信息管理现状及问题分析

长期以来，我们习惯于按老办法、老章程办事，工作方式几十年一贯制，人抄手写或借助一些简单的计算机数据处理软件的人力资源管理办公模式不仅不规范，容易出错，而且增加了工作的难度和随意性。随着我国人事制度改革的进一步深入，全球性人才竞争的日趋激烈和人才流动频率的加快，以及各中职院校近几年来的快速发展，传统意义上的人力资源管理手段和方法的弊端日趋明显，主要表现在以下两个方面：

1.信息管理零乱，未形成完整管理体系

随着学校的快速发展，人事信息量的大幅度增长和数据的快速更新，原有的管理方法和管理手段已经远远不能适应现代人力资源管理和人才管理工作的需要，分散的信息处理和更新导致了大量的重复劳动。信息整理和保存比较紊乱、不集中，没有形成一整套完整的数据体系。这导致了人事信息管理的零乱，给学校的人事信息管理工作带来了诸多不便，严重影响了工作效率。

2.信息更新速度慢，准确性不高

传统的人事信息管理方法和手段主要是人抄手写或借助一些简单的计算机数据处理软件，软件信息模块比较单一，操作相关性不强，无法对信息进行快速更新、分析和处理，从而无法及时为校领导和上级管理部门提供准确可靠的统计报表和相关分析数据，制约了管理层决策的及时性和准确性。信息更新速度太慢，致使人力资源管理工作中可能出现的问题得不到及时有效的解决。

二、中职院校人力资源管理信息化的方法

1.将信息化引入人力资源管理工作中

目前，中职院校的人力资源管理工作主要是报表处理，档案管理，培训提升，绩效工资，员工信息变动和查询，综合统计分析等。其涉及面广，数据量大。若利用传统方式进行这些统计工作，存在着几个明显的问题.比如统计资料缺乏准确性、及时性，需要花费大量的人力、物力、财力等。传统方法所表现出来的种种劣势，使人们逐渐意识到管理信息化已成为当代社会发展的大趋势。实现人力资源管理信息化是一个复杂的系统工程，需要采取科学的管理方法和先进的科技手段。实现人力资源管理信息化，使从事管理工作由原来凭个人或少数人的经验作决策，逐步上升到按事物内在规律的科学高度办事，做到物质与精神相结合，抽象与具体相结合，定性与定量相结合，静态与动态相结合，现状和未来相结合，个体与群体相结合。至于先进的科技手段，除科学地运用原有的生物、化学、物理、机械等手段外，主要是运用当代最新科学技术之一的电子计算机为人力资源管理信息服务。

2.将系统化引入人力资源管理工作中

人力资源管理系统化，是人力资源管理信息化的一个重点。根据人力资源管理的工作的现有内容和工作特点分析来说，人力资源管理的基本功能，有如下几方面：确定人力资源管理的方针政策；确定人力资源管理体制、编制人力资源规划；编制人力资源管理计划，设置管理机构和岗位；制定人力资源管理的条例办法；教师员工的各项培训提升；人才选拔、使用、交流；考核、奖惩、任免；绩效工资、福利与保险；离休、退休、退职、在职人员的管理和统计等。

作为人力资源管理人员，如何最大限度地发挥人员的才能？这是人力资源管理学研究的根本任务。对这个问题进行个体研究方面，目前做得还不够。因为个体寓于群体之中，群体对人员才能发挥着影响作用，可利用系统原理去指示，通过群体研究来寻求合理的年龄结构、知识结构、专业结构来取得令人满意的配合效果等。过去，在人力资源管理工作中，人事工作信息滞后、传递慢、“马后炮”、人力资源管理数据加工不及时。比如：干部考核、人员的工资计算、人事信息的统计、人员档案的填写，贮存等等。这些人事工作繁琐，耗时费力，准确性差，效率低，传统操作已难以适应形势的发展的要求。为此，我们应该努力学习有关人力资源管理信息化的理论资料，提高对管理信息化重要性的认识，利用计算机来实现人力资源管理的信息化。

3.根据需求使用人力资源管理软件系统

系统主要包括人员基本信息管理、人员档案信息管理、工资管理、考勤管理、信息统计查询等多方面内容，能够提供一个高效便捷的人力资源管理平台，无论是员工信息还是人力资源管理信息，都可以实现智能化管理，同时与人员有关的经费开支等数据的核算和汇总都可以实现实时及时，既节省了时间，又减轻了人力资源管理者的负担。员工的假期、休班、请假、休假等一系列事务的管理都可以通过该系统进行管理，并且能够实现员工管理绩效与工资核算进行挂钩，通过一系列的参数设置可以实现员工工资核算的智能化。尽量采取支持多平台的开发工具，方便在任意环境中进行扩展及系统部署。这样，使单位人力资源管理初步实行信息化，让信息化在人力资源管理中得到初步应用。使人力资源管理者根据准确、及时的人力资源信息来进行决策，实现管理。

4.提高人力资源管理人员信息化综合处理能力

人力资源管理人员不仅要加强计算机的操作能力训练，这是将信息化引入人力资源管理的前提条件，同时也要加强以下几方面的训练。

（1）强化学习、夯实基础、练好内功。不断学习、善于学习和吸收新知识、积累丰富经验，以及提高观察人和事物的穿透力，是人事干部应当具备的基本功。因此，人事干部要通过强化学习，准确把握干部人事工作的各项法律、法规和政策规定，熟练掌握工作技能，熟悉市场经济等相关知识，做到“六知六会”，即知理论、知形势、知业务、知局情、知礼仪、知历史，会考察干部、会调查研究、会做思想工作、会协调关系、会公文写作、会各种技能，成为干部人事工作的“活字典”和行家里手。

（2）忠诚负责、真抓实干、增强执行力。执行力是指贯彻战略意图、完成预定目标的操作能力。执行力的强弱决定了工作的落实程度和成效的大小，必须重视加强执行力建设。执行有力、执行到位，就会事半功倍；执行不力、执行不到位，就会事倍功半。要积极营造一种和谐干事的氛围，营造好干部之家、人才之家。

（3）更新观念、拓宽视野、提升思维能力。提高人事干部的能力和素质必须自觉适应新形势的需要，注意更新思维观念、改进思维方式、提高思维能力，学会进行多视角、多层次、全方位的思维。要会横比思维、超前思维、逆向思维、公关思维、相衬思维等，这些都是提升能力很好的思维方式。只要能在工作中灵活运用，就能够大大提高人事干部分析问题、解决问题的能力与水平，不断增强人事工作的实效性和快捷性。

三、人力资源管理信息化势在必行

实现人力资源管理信息化，要有科学的管理方法和先进的技术手段，才能最大限度地提高人力资源管理工作效率。现代人力资源工作的信息量越来越大，保密性越来越强，而且信息的密度不断提高，靠传统的管理方法和人工操作手段已经无法搞好人力资源管理工作。而计算机作为数据处理系统，已逐渐成为人力资源管理信息化的重要手段，在人力资源管理中正在发挥着重要的作用，能够更新、更快、更多、更准确地提供人力资源数据。我们利用信息化的人力资源管理系统替代传统手工操作可以高效能、大容量地收集、处理、存贮人力资源信息，大幅度地提高人力资源管理信息系统的工作质量和效率；及时掌握整个人力资源管理系统的全面情况，提供系统的准确的人力资源信息，可以促进人力资源工作的规范化及各项管理制度与指标体系的建立和健全，从而提高行政管理水平；提供各种加工处理的人力资源信息，以满足人力资源管理的特殊要求，适应新形势对教职工队伍提出的新要求，帮助选择方案，实现优化决策。把人力资源干部从繁重的手工操作中解脱出来，用更多精力从事创造性的管理活动和其他日常工作；使决策、计划和其他管理活动更加科学、精确、灵活。建立计算机人力资源管理信息系统是一种客观发展必然趋势。

参考文献：

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（作者单位：广东省工商高级技工学校）