浅析高校科研档案的管理与利用

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科研档案是人们在从事科学活动中形成的，并经过整理的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史记录。随着高等院校科学研究水平的不断提高和科学技术的飞速发展，高校科研档案作为重要的信息资源得到了社会的普遍认同和重视，但囿于多年来传统观念的影响，往往把它们排斥在档案管理之外，致使高校的科研档案比较苍白、匮乏，这显然是与信息化时代对信息资料的大量需求相违背的。

一、高校科研档案归档范围的确定

科研档案的最终目的是科研档案的开发利用。因此必须以科研档案的开发利用为出发点，并表现于整个档案工作活动的全过程中，这也是检验科研档案的科学管理的客观标准。要做好档案的科学管理和利用,首先要从归档的基础环节抓起。科学确定归档范围是重要的第一步。笔者认为科研档案的具体归档范围应包括以下内容:

1.科研成果档案

主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果的多少是高校科研实力大小的依据之一，因此，科研成果档案的管理在科研管理中也占有重要位置。

2.科研项目档案

主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。

3.科研文书档案

科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。

二、高校科研档案的应用

1.高校科研档案是开展科学技术研究的必要条件

科研工作具有继承性、创造性和反复性的特点，没有继承就没有发展，没有借鉴就不可能创新。任何一门科学技术的发展或一项科研课题的开展，都离不开借鉴利用原有成果和经验，这是科学技术发展的一条规律。但要继承和借鉴，就要有科技储备。科研档案作为科研活动的真实历史记录，是积累科技经验和储备科技资源的一种重要手段，并且具有原始性和不可替代性。

在科研活动中利用科研档案，可以对科研人员的思想、观点和研究方法产生积极的影响；可以在了解历史、现状的基础上，推知发展趋势；在科研中直接利用有些科研数据，可以减少重复劳动，避免人、财、物、时间的浪费；可以缩短研究周期、加快科研速度、提高科研水平。尤其是现代科学研究，各门学科互相渗透、互相依存，如果没有充足档案、资料作为参考依据;科研活动必然寸步难行。

2.高校科研档案是科技信息交流和科研成果推广应用的重要工具

科研档案真实地记录和反映了前人科学思想、科学经验、科研过程和科研成果，包含丰富的第一手科技信息，是重要的科技资源。作为科技研究表达和存在的一种主要形式，科研档案是进行学术交流、信息传递、科技协作以及科技成果转让、推广与应用的工具。同时，作为科学技术的有机组成部分，科研档案也是一种潜在的生产力，通过科学管理与利用，便可以转化为直接生产力。在许多情况下，可利用科研档案直接创造价值，为社会增添财富。

3.科研档案是科研管理的依据和凭证

从科研档案形成的过程及其结果看，它是从当时直接使用的文件转化而来的，并非在使用之际临时编造的，它客观地记录了以往的科研情况，是令人信服的历史证据。科研档案是领导决策的重要依据。高校领导的决策离不开对历史和现实情况的准确把握，而科研档案便是学校科研工作客观现实的真实反映，它无疑可以为领导决策提供重要的数据。

4.科研档案是对科教人员进行业务能力考核与职称评聘的重要依据

一套完整、准确、真实的科研档案，可以反映出科教人员的基础理论水平、基本技能及综合能力的高低，体现科学创见能力的高低。对于集体研究项目，还可从科研档案中衡量每位科研人员的工作态度、协作精神及贡献大小。所以，科研档案为完善对科研人员的考核和奖励以及评职晋级提供了科学依据。

三、如何加强高校科研档案管理和应用

1.建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序

为了规范科研档案管理工作，就必须遵循国务院的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。避免可能造成大量科研档案材料零散在外现象的出现。必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统，最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科研档案归档的质量和效率。

2.规范高校科研档案的现代化管理

科研档案管理规范化是科研档案管理现代化的重要基础。科研档案规范化管理必须依据现代管理理念，依托计算机和网络技术实现科研档案管理的电子化、网络化，将现代办公技术与科研档案管理相结合，从而实现科研档案管理的规范化、标准化、系统化。

3.建设高校科研档案管理的信息化环境

高校科研档案信息化是指广大教职员工具有信息化意识，能够充分利用科研档案。高校科研档案信息化环境对高校科研档案信息化进程有很大的影响。良好的信息化环境可以加快高校科研档案信息化建设速度，反之，就会阻碍高校科研档案信息化建设的步伐。

4.高校科研档案的开发利用

高校科研档案管理的工作要考虑其开发利用问题，目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上，游离于先进的信息技术之外，主要是靠手工翻阅档案目录，查阅起来既耽误时间，又浪费人力。尽管目前多数高校科研档案已开始使用计算机等信息设备，但使用范围仍局限于文档目录的录入，档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后，严重影响了科研档案的利用效率。因此，要充分利用和发挥网络的作用，使其成为有效开发利用科研档案的窗口。