办公自动化对高校秘书工作的利弊分析

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[摘要]办公自动化对开展高校办公室秘书工作具有积极的作用，但同时也带来了消极影响。因此，高校办公室秘书要合理应用办公自动化，扬长避短，化被动为主动，实现既定的管理目标。

[关键词]办公自动化高校秘书利弊

1办公自动化的内涵

办公自动化（Office Automation，简称OA）是一项综合性技术，是将现代化办公和计算机网络结合起来的一种新型的办公模式。办公自动化直接应用于高校秘书工作，有助于高校办公室秘书人员充分利用信息资源，提高工作效率，为学校领导提供高效的决策辅助，达到既定的管理目标，实现学校更快更好发展。同时，实行办公自动化也对办公室秘书人员提出了更高的要求，要在工作中不断学习、更新知识，提高业务素质，具备现代化科学管理知识与能力，不断促进工作流程标准化、规范化。

2办公自动化对开展秘书工作的积极作用

2.1 有利于提高办公室秘书人员办理公文的效率

传递、办理公文是高校办公室秘书人员的常规工作。秘书人员要将办公室收到的来自上级不同单位的文件整理、分类，及时、准确地传给不同的领导批阅，并遵照领导指示向学校各部门传达文件精神。

在应用办公自动化之前，高校通常采取人工的方式完成这一过程，登记收文时间、收文编号后，再按时间先后、紧急程度等次序分别传到领导手中。有时一份文件需要经过多个校级领导传阅后才能作出决策，这样文件就得在传阅途中逗留较长的时间，容易耽误工作进度，甚至有的文件在领导还未传阅时就过了文件规定的办理时限，直接造成严重影响。应用办公自动化后，办公室秘书人员可以在第一时间将收到的文件扫描，通过学校的办公自动化系统分别或同时发送给不同的领导批阅。领导可以随时随地对文件进行浏览、批示，即使领导在外出差、开会，也能充分利用网络处理学校事务，不会影响工作进展，极大地提高了工作效率。

2.2 方便文件归档、查阅

办公室秘书人员在工作中经常需要查阅大量文件等资料，有时甚至需要涉及到多年前的文件材料。应用办公自动化之前，高校的文件等资料基本以纸质档案的形式存储在学校档案室，秘书人员每次查阅都给档案室的工作人员造成很大麻烦，同时也不利于及时有效地查找到所需的文件资料。应用办公自动化后，除了纸质存档之外，秘书人员也可以直接在计算机上对文件进行电子归档，方便自己以及其他秘书人员日后查阅，提高秘书人员的工作质量和效率，同时也有效提高了文件的规范化管理，避免了因为文件过多而造成文件丢失和查找困难。

2.3 有利于提高办公室秘书人员的业务素质

办公自动化需要以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的网络通信技术，广泛迅速地收集整理、加工存储和提取使用信息，使办公室秘书人员方便快捷地共享信息，但同时它也对办公室秘书人员的业务素质提出了更高的要求，不仅要求秘书人员具备秘书专业知识，还要熟练掌握应用自动化办公设备和技术的能力。办公室秘书人员要有针对性地参加办公室业务知识的进修和培训，提高自身业务水平，掌握现代化科学管理技术，这样才能更好地适应现代办公自动化的需要。

2.4 有利于办公室秘书人员之间的协同合作

办公室工作涉及到多个环节，常常需要多个办公室秘书之间相互协作才能完成。比如紧急通知或文件，需要多个秘书人员共同处理，如果采用传统的模式，就需要传递多个环节，耽误处理的时间。应用办公自动化后，可以直接在学校内部的办公自动化系统上进行文件的群发和共享，在最快的时间内传递到相关部门和人员，为秘书工作的及时性提供有力保证。

2.5 有利于促进科学管理

应用办公自动化后, 传统的办公室结构和工作方式将发生重大变化，办公自动化系统自动按照预先设定的指令开展各项工作。原来塞满办公室的档案柜、文件夹，办公桌上成堆的文件和纸张将逐步被现代化的办公设备和电子文件所取代，极大提高了办公室的科学管理水平。如，学校基本上每天都要安排多个会议，由不同的领导、工作人员参加，如果由办公室秘书一个个打电话通知，就可能造成较大的工作负担，影响其他工作的开展。应用办公自动化后,系统就能根据事先设置的指令，自动、及时地发出信号, 提醒参会者不要迟到或忘记会议，还能科学地调配会议室、接送用车和会务安排，极大地提高了工作效率，实现办公室工作的科学管理。

3办公自动化对开展秘书工作带来的消极影响

3.1 办公自动化给高校秘书工作的保密性带来隐患

办公自动化将现代化办公设备和计算机网络结合起来，具有很高的数据共享性，这给高校的保密工作带来了隐患。若办公自动化系统在硬件或软件上缺乏保密技术防范或技术防范级别不够高，防范不够严密，就极易造成办公自动化系统被黑客攻击、侵害，导致电子文件中的信息被恶意增删或修改，甚至造成泄密。此外，办公室秘书人员的一些疏忽也会造成泄密。如，废弃的打印纸和用过的磁盘、U盘等移动存储介质上，可能留有秘密信息资料，却没有妥善处理；在对外交流过程中，向无关者展示不该公开的数据和信息；计算机送去维修、报废时没有及时清除掉硬盘中的数据和信息；公用计算机、复印机等设备不加密码等，都可能造成泄密。因此，加强保密工作是办公自动化建设中一项不可忽视的工作。

3.2 办公自动化给公章使用带来难题

高校每天都有大量的文件等材料需要使用公章，而高校也制定了严格的管理制度来规范公章的使用。应用办公自动化后，除了继续使用纸质公章外，也有部分文件等材料需要使用电子印章。而电子印章是通过技术手段实现，因此也就容易通过技术手段被窃取，如何确保电子印章的安全性成为办公自动化亟须解决的问题。

3.3 办公自动化造成沟通不良的问题

办公室事务性工作错综复杂，办公室秘书人员作为领导的助手，需要为学校领导提供决策辅助，一般通过面对面的传统沟通模式。办公自动化引入了计算机网络等现代化办公设备后，改变了办公室秘书人员与领导之间、秘书与秘书之间传统的沟通模式。过分依赖办公自动化系统，单纯点击几下鼠标，忽视了语言、表情、肢体等面对面的交流，容易造成沟通不良，甚至造成彼此间的误会，不利于及时有效地开展工作。

3.4 办公自动化对办公室秘书人员的身体健康和生理健康带来危害

办公自动化是借助计算机、复印机、打印机等自动化办公设备来实现的。这些先进的办公设备虽然操作便捷，效率高，但是带给办公室秘书人员的负面影响也是不容忽视的，它们往往带有很强的辐射性，秘书人员长时间接触这些辐射性强的电子设备会产生各种疾病，造成身体上的危害。同时，办公室秘书人员因工作的特殊性会长时间保持坐姿，也难免会产生颈椎病等职业病，对身体健康带来危害。

3.5 过分依赖办公自动化将使秘书工作陷入被动局面

办公自动化使办公室秘书工作离不开计算机以及网络的应用，因此，计算机带来的安全问题就成了秘书工作不容忽视的问题。特别是网络安全问题，随着网络的发展也日益凸现。如果办公室秘书人员平时没有养成资料存盘备份的良好习惯，那么一旦计算机发生故障或遭受病毒攻击，计算机里的信息资料完全消失，就将无法正常开展工作，甚至导致工作瘫痪。如果办公室秘书过分依赖办公自动化系统，将文字工作当成完成任务，长期不动脑筋就到网上复制、粘贴，就会养成惰性，不但降低秘书工作的积极性和主动性，也会使自身的创造性思维得不到良好的发展，长此以往必定会使秘书工作处于一种被动的局面，也不利于自身发展。

4合理应用办公自动化，实现既定管理目标

4.1 转变观念，学习先进的办公自动化技术

在高校办公自动化大发展的新形势下，过去那种不合时宜的旧观念、旧模式、老做法已经不能适应办公室秘书工作的需要。办公室秘书人员要充分认识到办公自动化的利弊，积极转变思想观念，跟上形势和时代的发展步伐，抛弃对办公自动化系统的抵触和畏难情绪，从思想观念上充分认识到实现办公自动化的必要性和长远性，积极学习先进的办公自动化技术，不断提高办公自动化水平，保证秘书工作高效、有序地开展。

4.2 提高素质，熟练掌握办公自动化技能

办公自动化是一个人机交互系统，要使办公自动化系统更趋于合理，实现标准化管理和操作，必须依靠具备现代思想和技能的主体，也就是办公室秘书人员来实现。因此，办公室秘书必须具备办公自动化所要求的素质与技能。例如，发文流程中，办公室秘书人员不仅要熟练掌握标准化的公文格式，更要掌握计算机信息处理技术和网络技术，熟练使用办公自动化软件，并在使用办公自动化系统过程中不断发现问题，与技术开发人员探讨、解决问题，从而不断完善办公自动化系统在发文流程设计、运作方式、运行流程等方面的要求，使办公自动化系统能够满足标准化公文的更高要求。

4.3 踏实作风，增强秘书工作的主动性

办公室秘书工作既要办文办事，收发传递文件信息，又要为学校领导出谋献策，主动服务，实行科学管理，这就要求办公室秘书深入基层，深入一线，听取广大师生意见，掌握第一手材料，并科学有效地建立办公自动化条件下的秘书工作规范，严格规范秘书工作制度和程序，逐渐把传统的工作环节和先进的自动化手段相结合，真正提高工作效率，如公文办理中的拟办、批办、承办等核心环节，档案管理中的鉴定、分类、整理等核心环节，即使在办公自动化环境下仍要坚持规范处理，使办公自动化与传统秘书工作有效结合。

4.4 增强安全防范意识，做好保密工作

保密工作是高校办公室秘书工作的重要组成部分，保守国家秘密是秘书人员肩负的职责和义务。办公自动化使秘书人员的保密工作呈现出新的特点，增加了保密的难度，尤其网络的应用使文件档案资料的传播途径和泄密渠道日益增多，计算机网络成为“黑客”攻击的对象。同时，窃密手段也日益现代化，甚至利用人造卫星、激光技术、红外遥感等各种高科技手段进行窃密。因此，高校办公室秘书人员应增强保密意识，培养严守秘密的职业道德，积极参加有关保密技能的教育培训活动，了解办公自动化设备方面窃密与反窃密的情况，熟练掌握、运用各种办公自动化设备，提高做好办公自动化中保密工作的自觉性和技术水平。同时，高校要从制度上对办公自动化系统的安全进行规范和保护，制定具体的管理制度，如对办公自动化系统设置访问权限，信息不得在办公自动化系统里进行加工、传递和存储，对重要的文件和数据要及时备份。

综上所述，办公自动化在高校秘书工作中的运用是新形势和高校日新月异发展的需求。办公室秘书人员既要充分利用办公自动化给工作带来的便利，也要避免办公自动化带来的负面危害，扬长避短，同时端正工作态度，积极发挥自己的主观能动性, 化被动为主动，才能实现既定的工作目标。

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